Формат мероприятия это что такое

#UXEvent

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Что такое формат события (мероприятия)

Формат — такое хитрое слово, которое вроде бы всем понятно, но четкое определение сформулировать не получается. Рассуждая о форматах событий, мы сразу начинаем с вопроса, какие бывают форматы, но упускаем момент, когда стоит определиться с терминологией.

Википедия определяет его как «способ построения и подачи, форму проведения какого-либо события, мероприятия», но мне такое определение кажется поверхностным.

Уже после многих постов в рубрике Форматы событий я задумалась о том, что такое формат, синоним ли это к слову «форма» или что-то другое? Как выяснилось, всё-таки другое.

Форматы мероприятий — как жанры в кино

Мне нравится аналогия с жанрами, потому что ее легко развить глубже и тем самым улучшить понимание форматов событий.

Все мы понимаем, чем фильм жанра вестерн отличается от любовной истории или от исторической драмы.

Профессионалы в области сценарного дела знают об этом еще больше и определяют жанры фильмов по четырем конвенциям (общепринятым структурным особенностям):

Известный американский теледраматург Роберт Макки наглядно демонстрирует это в своей книге «История на миллион долларов»:

«У каждого жанра есть свои конвенции, которые определяют структуру истории: позитивный или негативный заряд ценностей в кульминационный момент, например печальный конец в сюжете разочарования; традиционный сеттинг, как в жанре вестерна; общепринятые события, такие как встреча молодого человека и девушки в любовной истории; заранее определенные роли, например преступника в криминальном фильме. Аудитория осведомлена об этих конвенциях и ожидает увидеть их воплощение в фильме».

В форматах событий тоже есть определенные конвенции, которые касаются времени, места, ролей участников.

Точно так же, как зрители в кинотеатрах, участники события, знающие о том, что они идут на конференцию, выставку или семинар, заранее осведомлены о традиционных особенностях подобного типа события, и формируют соответствующие ожидания.

Принадлежность к тому или иному жанру определяется и формальными, и содержательными признаками произведения искусства

Дело не только (и не столько) в форме, но и в содержании самого сюжета истории. Давайте посмотрим на примере.

В вестерне есть узнаваемые формальные и содержательные признаки:

Увидев на экране ковбоев, скачущих по выжженным прериям, мы наверняка скажем: ага, это вестерн! Но если в сюжете фильма не будет содержательных признаков жанра (пункты 3, 5, 6), то можем и засомневаться. Может, это просто любовная история, действие которой происходит на Диком Западе? Или историческая драма?

Как мы видим, жанр — это комплексная характеристика. То же самое можно сказать и по отношению к событиям, если мы применим подход киносценаристов к event-менеджменту. И при таком подходе неверно будет считать «формат» и «форму» синонимами.

Формат в event-менеджменте — это род события, который определяется совокупностью формальных и содержательных признаков.

И, что немаловажно добавить,

эти признаки указывают на конвенции, т.е. договоренности организаторов и участников по поводу сеттинга, ролей и особенностей программы события.

Не хватает только уровня конфликта и ценностной составляющей. Возможно, как раз эта нехватка не дает организаторам событий вывести свои проекты на качественно новый уровень, но об этом мы поговорим в другой раз.

Определение получилось громоздкое, давайте для понимания попробуем применить его на практике.

Возьмем один из устоявшихся форматов — научную конференцию

Какие признаки есть у этого формата?

1. Время/длительность

Конференция чаще всего длится от одного до нескольких дней. Период проведения конференций сильно зависит от отрасли. В каждой отрасли люди обычно знают, что, например, основная масса конференций приходится на март-апрель. Или на конец семестра. Или на конец календарного года.

2. Место

Пространство делится на типичные для конференции зоны: зону регистрации, зал для пленарного заседания и докладов, маленькие залы для специализированных секций и круглых столов, зону обеда и кофе-брейков.

3. Особые роли

Чаще всего это оргкомитет, слушатели, докладчики, приглашенные гости, эксперты. На крупных конференциях, где доклады идут параллельно, бывают кураторы потоков.

4. Особые действия

Программа стандартной конференции всегда будет включать регистрацию участников, приветственное слово на открытии, пленарное заседание, зачитывание и обсуждение тематических докладов, кофе-брейки и/или обеды, а чаще всего и банкет в конце дня.

Практически всегда конференции сопутствует дополнительная культурно-развлекательная программа для гостей и участников из других городов и стран.

И, что примечательно, после конференции обязательно публикуется сборник научных трудов докладчиков: без этого специального события можно было и не собираться, ведь публикации для ученых — это один из важных аспектов профессии.

5. Уровень конфликта = проблематика

Для научных конференций, в отличие от многих других форматов событий, характерно даже наличие «уровня конфликта», который выражается в масштабе проблематики заявленной темы.

Участники конференции могут обсуждать научные проблемы локального, национального или международного характера. Могут сфокусироваться на вопросах взаимодействия с другими социальными группами (например, взаимодействие науки с бизнесом, государственными структурами или НКО). Уровень проблематики обычно заявлен в теме и целях конференции.

Как мы видим из разбора примера научных конференций, их формат (или жанр) — это набор и формальных, и содержательных особенностей. Точно так же мы могли бы разобрать каждый формат и научиться пользоваться ими так же ловко, как это делают писатели и сценаристы.

Форматы могут быть гибкими и жесткими

В фильмах конвенции могут быть более или менее условными. Например, в том же вестерне конвенция по поводу времени и места действия — практически нерушимая, но роли и особые события могут сильно разниться от фильма к фильму.

В каких-то фильмах шериф справедливый, а вождь индейцев — злой. В каких-то — наоборот. В каких-то может отсутствовать ограбление поезда, но зато присутствовать погоня на повозках.

Также в организации мероприятий бывают жесткие форматы (они часто бывают лицензированные, брендированные) и гибкие.

Жесткие форматы событий

В жестких, как правило, конвенции определены изначально и подробно прописаны.

Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.

Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.

Гибкие форматы событий

Гибкие форматы — на то и гибкие, что их конвенции весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.

К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников.

Зачем организатору событий понимать особенности форматов

Мне кажется, многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.

Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся конвенции и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий. Как пишет тот же Роберт Макки:

Для предвосхищения ожиданий аудитории вы должны в совершенстве владеть выбранным жанром и его конвенциями.

Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.

И, наконец, давайте признаем: бывают форматы устоявшиеся и экспериментальные. Если научная конференция — это устоявшийся формат, в котором все конвенции более-менее определены, то митап — формат довольно молодой и пока что экспериментальный. Каждый организатор наполняет его как может, а потому границы жанра могут размываться.

Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.

Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.

Источник

Форматы событий: конференция как вестерн

О форматах событий рассуждает Аня Дворникова, Director of Talent Management в Improve Group, автор популярного блога UXEVENT. Формат — такое хитрое слово, которое вроде бы всем понятно, но четкое определение сформулировать не получается. Рассуждая о форматах событий, мы сразу начинаем с вопроса, какие бывают форматы, но упускаем момент, когда стоит определиться с терминологией. Википедия определяет его как «способ построения и подачи, форму проведения какого-либо события, мероприятия», но Ане такое определение кажется поверхностным. Уже после многих постов в рубрике Форматы событий своего блога она задумалась о том, что такое формат, синоним ли это к слову «форма» или что-то другое? Как выяснилось, всё-таки другое.

Форматы мероприятий — как жанры в кино

Мне нравится аналогия с жанрами, потому что ее легко развить глубже и тем самым улучшить понимание форматов событий.

Все мы понимаем, чем фильм жанра вестерн отличается от любовной истории или от исторической драмы.

Профессионалы в области сценарного дела знают об этом еще больше и определяют жанры фильмов по четырем конвенциям (общепринятым структурным особенностям):

Известный американский теледраматург Роберт Макки наглядно демонстрирует это в своей книге «История на миллион долларов»:

«У каждого жанра есть свои конвенции, которые определяют структуру истории: позитивный или негативный заряд ценностей в кульминационный момент, например печальный конец в сюжете разочарования; традиционный сеттинг, как в жанре вестерна; общепринятые события, такие как встреча молодого человека и девушки в любовной истории; заранее определенные роли, например преступника в криминальном фильме. Аудитория осведомлена об этих конвенциях и ожидает увидеть их воплощение в фильме.»

В форматах событий тоже есть определенные конвенции, которые касаются времени, места, ролей участников.

Точно так же, как зрители в кинотеатрах, участники события, знающие о том, что они идут на конференцию, выставку или семинар, заранее осведомлены о традиционных особенностях подобного типа события, и формируют соответствующие ожидания.

Принадлежность к тому или иному жанру определяется и формальными, и содержательными признаками произведения искусства

Дело не только (и не столько) в форме, но и в содержании самого сюжета истории. Давайте посмотрим на примере.

В вестерне есть узнаваемые формальные и содержательные признаки:

Увидев на экране ковбоев, скачущих по выжженным прериям, мы наверняка скажем: ага, это вестерн! Но если в сюжете фильма не будет содержательных признаков жанра (пункты 3, 5, 6), то можем и засомневаться. Может, это просто любовная история, действие которой происходит на Диком Западе? Или историческая драма?

Как мы видим, жанр — это комплексная характеристика. То же самое можно сказать и по отношению к событиям, если мы применим подход киносценаристов к event-менеджменту. И при таком подходе неверно будет считать «формат» и «форму» синонимами.

Формат в event-менеджменте — это род события, который определяется совокупностью формальных и содержательных признаков. И, что немаловажно добавить, эти признаки указывают на конвенции, т.е. договоренности организаторов и участников по поводу сеттинга, ролей и особенностей программы события.

Не хватает только уровня конфликта и ценностной составляющей. Возможно, как раз эта нехватка не дает организаторам событий вывести свои проекты на качественно новый уровень, но об этом мы поговорим в другой раз.

Определение получилось громоздкое, давайте для понимания попробуем применить его на практике.

Возьмем один из устоявшихся форматов — научную конференцию

Какие признаки есть у этого формата?

Конференция чаще всего длится от одного до нескольких дней. Период проведения конференций сильно зависит от отрасли. В каждой отрасли люди обычно знают, что, например, основная масса конференций приходится на март-апрель. Или на конец семестра. Или на конец календарного года.

Пространство делится на типичные для конференции зоны: зону регистрации, зал для пленарного заседания и докладов, маленькие залы для специализированных секций и круглых столов, зону обеда и кофе-брейков.

Чаще всего это оргкомитет, слушатели, докладчики, приглашенные гости, эксперты. На крупных конференциях, где доклады идут параллельно, бывают кураторы потоков.

Программа стандартной конференции всегда будет включать регистрацию участников, приветственное слово на открытии, пленарное заседание, зачитывание и обсуждение тематических докладов, кофе-брейки и/или обеды, а чаще всего и банкет в конце дня.

Практически всегда конференции сопутствует дополнительная культурно-развлекательная программа для гостей и участников из других городов и стран.

И, что примечательно, после конференции обязательно публикуется сборник научных трудов докладчиков: без этого специального события можно было и не собираться, ведь публикации для ученых — это один из важных аспектов профессии.

5. Уровень конфликта = проблематика

Для научных конференций, в отличие от многих других форматов событий, характерно даже наличие «уровня конфликта», который выражается в масштабе проблематики заявленной темы.

Участники конференции могут обсуждать научные проблемы локального, национального или международного характера. Могут сфокусироваться на вопросах взаимодействия с другими социальными группами (например, взаимодействие науки с бизнесом, государственными структурами или НКО). Уровень проблематики обычно заявлен в теме и целях конференции.

Как мы видим из разбора примера научных конференций, их формат (или жанр) — это набор и формальных, и содержательных особенностей. Точно так же мы могли бы разобрать каждый формат и научиться пользоваться ими так же ловко, как это делают писатели и сценаристы.

Форматы могут быть гибкими и жесткими

В фильмах конвенции могут быть более или менее условными. Например, в том же вестерне конвенция по поводу времени и места действия — практически нерушимая, но роли и особые события могут сильно разниться от фильма к фильму.

В каких-то фильмах шериф справедливый, а вождь индейцев — злой. В каких-то — наоборот. В каких-то может отсутствовать ограбление поезда, но зато присутствовать погоня на повозках.

Также в организации мероприятий бывают жесткие форматы (лицензированные, брендированные) и гибкие.

Жесткие форматы событий

В жестких, как правило, конвенции определены изначально и подробно прописаны.

Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.

Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.

Гибкие форматы событий

Гибкие форматы — на то и гибкие, что их конвенции весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.

К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников.

Зачем организатору событий понимать особенности форматов

Мне кажется, многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.

Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся конвенции и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий. Как пишет тот же Роберт Макки:

Для предвосхищения ожиданий аудитории вы должны в совершенстве владеть выбранным жанром и его конвенциями.

Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.

И, наконец, давайте признаем: бывают форматы устоявшиеся и экспериментальные. Если научная конференция — это устоявшийся формат, в котором все конвенции более-менее определены, то митап — формат довольно молодой и пока что экспериментальный. Каждый организатор наполняет его как может, а потому границы жанра могут размываться.

Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.

Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.

Источник

#UXEvent

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Копилка форматов событий. Соберем полную энциклопедию форматов?

Энциклопедия форматов мероприятий в блоге UXevent — это пока что моя большая мечта. А мечты нужны для того, чтоб ими делиться, ведь правда?

Несколько постов на тему уже было в прошлые года в блоге, но это всего лишь малая часть существующих видов событий. Со временем я планирую собрать удобную копилку-энциклопедию разнообразных форматов мероприятий, чтобы каждый мог ей воспользоваться.

Этим постом я хочу объявить открытый сбор форматов событий, потому что, как известно, одна голова — хорошо, а много — лучше.

Давайте включим наш коллективный разум и поднакидаем, какие вообще в мире есть форматы событий? Для меня форматы — это как бы жанры событий.

Пока из собственного опыта и коллективными усилиями читателей UXevent получился вот такой список из более чем 200 пунктов:

Энциклопедия форматов событий UXevent:

Еще форматы (пока не в энциклопедии, но уже в копилке):

Псевдоформаты

Что бы вы добавили в список форматов событий?

Поделитесь в комментариях!

Копилка форматов событий. Соберем полную энциклопедию форматов? : 45 комментариев

Марафест! Недавно посетила такое мероприятие в Москве. Проводили топовые креативные агентства. Формат был похож и на марафон, и на фестиваль)) Было что-то типа дня открытых дверей агентств-участников, в течение дня гости, зарегистрированные заранее, могли посетить на выбор несколько агентств, поучаствовать в их мероприятиях, получить призы и подарки. Но так как это проходило в разных местах (по адресам агентств), организовался неплохой такой марафон по Москве))

Коучинг (индивидуальный, групповой / командный)
Медиация
Модерация

Добавлю несколько гастрономических мероприятий: бранч, эногастрономический ужин, кулинарные батлы )

Супер, Алена, спасибо! А что такое эногастрономический ужин? Раньше не попадалось такое.

Балинтовская группа еще. Сама сегодня узнала о таком формате, который уже используется не только психотерапевтами.

Яна, спасибо! А есть какой-нибудь пример, когда этот формат используется вне психотерапии? Хочу понять, в чем особенности и отличие от классического семинара или дискуссии.

Ольга, спасибо! Любопытно, не слышала раньше о таком формате. А у вас был опыт участия в таких событиях? Было бы интересно разузнать о них побольше.

Модерационная сессия, Стратегическая сессия

Конференция провалов, Кейс — метод, Speed dating

спасибо за энциклопедию!
предлагаю:

Анастасия, спасибо! Добавляю. А можно чуть больше контекста про «секретное мероприятие»? Именно с точки зрения формата — что это, как это? Хочется максимально разграничить форматы=жанры и названия событий (названия могут быть в маркетинговых целях какими угодно, например тот же «маркет» — новое название старой доброй ярмарки, но формат один и тот же).

И почти такой же вопрос по сессиям (стратегической, нетворкинговой, инвесторской). Есть ли примеры описания форматов? Потому что по моему опыту пока что выходит, что нетворкинговая сессия — это общее название на основе цели мероприятия, а формат может быть разный — это и speed dating, и персональные или групповые питчи, и коктейль-вечеринка, и world cafe и много чего другого.

Здравствуйте! В вашу коллекцию можно добавить Игрофест)

Лина, я могу добавить, но тогда мне нужны какие-то примеры или ссылки на описания. Почему этот формат не подвид просто фестиваля?

Добрый вечер! есть еще форсайт

Ревю. Модерация. Мастерская

Спасибо, добавляю ревю и мастерскую (как же мы ее пропустили-то?). А вот про модерацию есть вопрос: в чем именно заключается формат именно как события? Понимаю модерацию как деятельность модератора во время групповых дискуссий и панелей, а в качестве самостоятельного события не встречала. Поделитесь ссылками или примерами?

А еще: показ(это в индустрии моды и не только), брифинг

Добрый день. Митаб есть, а митинга нет 🙂 Я бы еще ваш список оформила в алфавитном порядке для удобства пользователей.
Спасибо. Идея хорошая!

Действительно. Знаю только митинг как шествие-демонстрацию и в бизнес-среде как синоним рабочей встречи. Или вы что-то третье имели ввиду? Про алфавитный порядок идея хорошая, сделаем!

И точно, как это мы про них забыли! Добавила, спасибо.

Аня, коллеги по цеху, добрый день! Руководство поставило задачу составить рубрикатор мероприятий с указанием описания формата (ключевые моменты для заказчика), списком задач, который ивент решает на корп.рынке, средним бюджетом и трудозатратами. Вопрос к залу — считаете ли вы это эффективным инструментом для внутреннего заказчика (далекого от ивента) при принятии решений или же это ограничивает свободу и творчество исполнителя (ивент-менеджера)?

Александра, спасибо за вопрос! На мой взгляд, составить такой документ раз и навсегда, особенно с бюджетом и трудозатратами — это дело сомнительное. Ведь бюджет и трудозатраты очень сильно зависят от наполнения, от конкретных идей, а не только от формата. Можно сделать конференцию с бюджетом в миллион, а можно — в 100 млн. И то, и другое будет называться конференцией 🙂
С другой стороны, рубрикатор помог бы человеку, далекому от ивентов, немного сориентироваться в предложениях, которые поступают от ивент-менеджера и его команды. Потому что когда совсем не понимаешь, чем конференция отличается от форума или, скажем, от фестиваля, то принимать решения бывает сложновато.
А для чего руководство собирается использовать этот документ? Для какого рода решений? Может, есть другие способы решения той же задачи?

Ещё есть предложение — структурировать весь список событий по какому-либо критерию, т.к. сейчас этот длинный список — анархичен. Как минимум я бы разделил обучающие события и культурно-массовые. В свою очередь обучающие события объединил бы в группы. У вас они и так частично объединены в статьях традиционные форматы, групповые дискуссии, игровые форматы. В отдельную группу я бы выделил так же все виды конференций.

План как раз именно такой, но это уже третий шаг 🙂 Первый — собрать список, второй — сделать подробный разбор каждого формата по единому шаблону. А потом хочется собрать все это в единый файл и структурировать по категориям. Я обычно в классификации исхожу из основной функции, вот тут есть намётки по вариантам категорий: http://uxevent.com/kakie-byvajut-sobytija-po-funkcijam/

Несколько удивился, увидев такие крупные форматы событий, как концерты и фестивали в самом конце, но в ходе ознакомления со статьями, узнал, что ваша основная сфера форматов — обучающие. Искал информацию о форматах культурно-массовых мероприятий набрёл на ваш блог. Хочется поблагодарить вас за то время и информацию, что вы подарили читателям, ваш труд действительно ценен.
Я занимаюсь в основном культурно-массовыми мероприятиями, поэтому для меня такие мероприятия, как фестивали, выставки и конвенты — кажутся основными. Вот как раз последнего у вас в списке и не нашёл.
Попробую вкратце разобрать особенности формата Конвент.
0. Предыстория. Конвентами не так давно стали называть события, тесно связанные с фентезийной и фантастической культурой. «Конвент — место, которое на время становится фантастическим домом для его участников». Это события, в которых нет акцента на одной площадке или сцене (в отличии от фестивалей), вся занимаемая площадь делится на отдельные зоны, каждая из которых оформляется в собственном стиле. Это могут быть стенды, посвящённые вымышленным вселенным, интерактивные зоны, где можно поиграть или поучаствовать в чём то. Каждая зона имеет независимую от остальных программу и все зоны между собой работают параллельно. Гости мероприятия свободно передвигаются между стендами и выбирают то, что им интереснее. Современные молодёжные фестивали постепенно перерастают в конвенты, за счёт смещения акцента с основной главной сцены и концертной программы в сторону интерактивных площадок.
1. Время. Конвенты проходят от одного до нескольких дней.
2. Место. Для конвентов подходят выставочные площади, ангары, позволяющие разместить множество стендов, площадок и интерактивных зон. Каждая зона оформляется в духе заявленной вымышленной вселенной.
3. Роли. Организаторы конвента, участники — организаторы стендов, гости.
Конвенты часто объединяют в себе другие форматы, например выставки, конференции, концерты, мастер-классы.

Александр, спасибо за такое ценное дополнение! Я как-то сама с конвентами совсем не встречалась, даже не представляла, что они отличаются от фестивалей. Не против, если я твой разбор в виде отдельного поста опубликую? Думаю, другим читателям будет полезно. Если есть какие-то ссылки, которые стоит добавить в качестве примеров, буду рада наводкам.

Доброго времени суток,Аня!
Формат — Фестиваль

Источник