Формат мероприятия что это

«Не хочу конференцию!». Проводим митапы, хакатоны, питчи и другие форматы

Надоел обычный формат конференции, где секция идет за секцией, один спикер выступает за другим, отвечая на пару-тройку вопросов из зала? Хочется чего-то свежего и нового? Попробуем найти решение в новых форматах проведения мероприятий.

Время не стоит на месте, как и потребности event-индустрии. Аудитория уже не хочет быть просто сторонним наблюдателем, люди хотят быть участниками того, что происходит перед ними, хотят быть включенными. Лучшими спикерами становятся не те, кто хорошо выступают, а те, кто умеет выстроить с аудиторией диалог. Ответом изменившимся потребностями могут стать отличные от обычных конференций, более интерактивные форматы мероприятий. Поговорим поподробнее о некоторых из них.

Митап

Все большую популярность начинают набирать митапы. Митап ¬– встреча специалистов одной сферы для обмена опытом и знаниями, обсуждения актуальных тем и проблем в неформальной обстановке. Как правило, это короткие 1,5-2-часовые мероприятия, где самое важное – тема для обсуждения.

В программе такого мероприятия чаще всего могут быть доклады 1-2 спикеров, а остальное время площадка работает в режиме «свободного микрофона», где каждый присутствующий может поделиться своим мнением и опытом по обсуждаемой теме, задать свой вопрос аудитории. То есть основная цель митапа – живое общение между участниками, их обмен идеями, мыслями и, возможно, даже поиск решения проблем.

Главная особенность митапа – это неформальная атмосфера, поэтому важно, чтобы его участники могли свободно передвигаться по площадке и общаться не только с несколькими своими соседями. Идеально, если вся площадка разделена на две части:

Митапы могут проводиться регулярно, собирая на площадке представителей тех же сфер, при условии изменения обсуждаемых вопросов.

Часто митапы используют для создания сообществ (профессиональных, по сферам интересов). Например, для того чтобы перевести online-сообщество в режим offline. В России наиболее популярны митапы в IT-сфере, поэтому может показаться, что на таких мероприятиях обсуждают только программирование, технологии, стартапы и предпринимательство. Но тема может быть абсолютно любой: начиная с маркетинга и продаж, заканчивая путешествиями и уходом за домашними животными.

Хакатон

Хакатон — форум, творческая площадка, во время работы которой специалисты из разных областей сообща в режиме нон-стоп решают какую-либо проблему за ограниченное время. Обычно хакатоны длятся от одного дня до недели и заканчиваются презентацией итоговых разработок.

Слово «хакатон» образовалось от слияния «хакинг» и «марафон». Дословно – «марафон программистов». Изначально подобные мероприятия предназначались только для специалистов разработки программного обеспечения (программисты, дизайнеры, менеджеры), которые за обозначенный промежуток времени должны были найти решение определенной технологической проблемы, создать действующий прототип приложения и т.п. Но сейчас существуют хакатоны не только для программистов, но и для маркетологов, дизайнеров, инженеров-проектировщиков и других отдельных специалистов. На хакатонах могут рассматриваться даже вопросы социального характера.

Участники обычно ничем не ограничены в своих действиях и фантазиях, главное – успеть до окончания времени. Хакатон – отличная возможность для участника проверить себя на прочность, улучшить уже имеющиеся навыки, познакомиться со специалистами той же сферы, и даже получить предложения работы – эксперты часто присматриваются к тем, кто успешно проявляют себя во время мероприятия.

Для проведения хакатона очень важно подобрать подходящую площадку. Во-первых, доступ на площадку должен быть круглосуточным, так как многие участники работают и по ночам. Во-вторых, должны быть организованы рабочие зоны, где команды смогут расположиться сами и разместить свою технику, и зона отдыха, где можно вздремнуть в мягком кресле или пуфике и перекусить.

Организация базового питания участников – тоже не менее важный аспект: чай, кофе и снеки всегда должны быть на площадке для поддержания сил и духа участников.

Питч-сессии

Питч-сессии могут быть частью и митапов, и хакатонов. Без них не обходится уже ни одно мероприятие, где есть конкурс проектов.

Цель питча — заинтересовать инвестора и привлечь финансирование. На выступление отводятся считанные минуты (от 1 до 7 минут, в зависимости от формата), поэтому оно должно быть максимально доходчивым. Качественный питч имеет жесткую структуру и строится из четких логических блоков. Чем меньше времени, тем меньше блоков.

Питч-сессии также активно используются среди кинематографистов. С их помощью представители индустрии привлекают внимание к своим новым проектам в области кино, ищут финансирование и кадры для их реализации.

Несмотря на то, что питчинги всегда предполагают вынос какого-либо вердикта каждому из представленных проектов, площадки, где они проводятся, являются точкой для возникновения новых знакомств и идей, бурного обсуждения актуальных вопросов сферы. В целом, питч-сессии – это всегда очень динамичные и яркие мероприятия.

Печа-куча

Еще один формат, похожий по объему на питчинг, но при этом абсолютно неограниченный тематически – печа-куча. Формат пришел к нам из Японии и представляет с собой короткую историю о чем угодно, рассказанную с помощью 20 слайдов. При этом каждому из слайдов посвящается всего 20 секунд. Таким образом, общее время презентации составляет 6 минут 40 секунд.

Сегодня печа-куча – это всемирное движение, на неформальных встречах которого собираются креативные люди и обсуждают самые разнообразные идеи – от вопросов сохранения экологии и новых веяниях моды, до рецептов приготовления кофе и новшествах в сфере технологий.

Такой формат позволяет за короткий срок изложить самую необходимую информацию, при этом спикер может свободно общаться с аудиторией – ведь он точно знает в какой момент и о чем он говорит. Кроме того, между выступлениями обязательно проводятся перерывы, которые называют «drink and talk», на которых спикер может ответить на все возникшие вопросы аудитории, а аудитория поделиться своим мнением друг с другом за бокалом какого-либо напитка.

Печа-куча отличаются своей динамикой и бурным обсуждением тем после выступлений, чем очень быстро перестают напоминать офисные презентации и стандартные конференции в каком бы то ни было виде.

Это далеко не все существующие интерактивные форматы проведения мероприятий. Все больше нестандартных решений превращают обычные конференции в яркие и по-настоящему интересные события. Главное – включать фантазию и не бояться отступать от общепринятых концепций.

Источник

5 интерактивных форматов для мероприятий нового поколения

Поделиться

«Совместное потребление» (или «sharing economy») — новый мировой тренд, в результате которого возникли, например, Uber, Airbnb и Ebay. Это такая экономическая экосистема, которая выстраивается вокруг взаимодействия услуг и ресурсов. Эта коллаборация проникает во все бизнес-процессы. Совместное потребление имеет огромный потенциал. Он изменит способы общения, производства, потребления и вовлечения, повлияет на все аспекты жизни.

Именно поэтому такие sharing-мероприятия и есть мероприятия нового поколения. Влияние этого тренда на нашу индустрию — свершившийся факт. Сегодняшние event’ы сконцентрированы на общении между участниками, чтобы они могли делиться своими знаниями друг с другом, взаимодействовать в более неформальной обстановке. Как следствие, появились и новые форматы мероприятий. Техники «аквариумов», «неконференций», технология опенспейса и Pecha Kucha — лишь маленькие образцы event’ов будущего, возвращающих нас к корням, когда мы собирались вокруг костра, чтобы поговорить, потанцевать и создать что-то впечатляющее. И сегодня это по-прежнему отличное средство для обучения и вдохновения.

Аквариум

В чем суть формата? Небольшая группа людей обсуждает какую-то горячую тему перед большой аудиторией. В классических аквариумах любой участник может присоединиться к маленькой группе и вступить в дискуссию. Это очень эффективный формат для обсуждения трендовых тем и выявления разных точек зрения. Отлично, если маленькая группа состоит из лидеров общественности и частного сектора, а аудитория — из работников и рядовых граждан. Аквариумы делают процесс принятия решений прозрачным, выстраивает доверительные отношения и упрощает сложные вопросы.

Как использовать формат

Длительность: около 1,5 часов

Для чего подходит такой формат?

PechaKucha

PechaKucha или Pecha Kucha — способ презентации, в котором нужно успеть представить 20 слайдов за 20 секунд каждый (всего 6 минут 40 секунд). От этого презентация получается емкой, динамичной и по делу. Формат стал невероятно популярен по всему миру и используется не только в творческой сфере, в которой был зарожден, но также подходит для различных тем в event-индустрии.

Как использовать формат

Обычно PechaKucha состоит из 8-14 отдельных презентаций. В каждой из них должно быть максимум 20 слайдов, каждый из которых должен быть представлен максимум за 20 секунд. PechaKucha, как правило, проводится в необычных местах, например, в барах, клубах, студиях, университетах, храмах, на пляжах или даже пещерах. Время проведения — поздний вечер. Обычно сопровождается напитками. И хотя PechaKucha был придуман для обсуждения вопросов дизайна, архитектуры, фотографии и искусства, этот формат активно используется для исследовательских проектов, студенческих диссертаций, обсуждения хобби, маршрутов для путешествий и различных историй. Для PechaKucha характерно наличие большой сцены, большого экрана для презентаций и видимого всем таймера для отслеживания времени.

Длительность: около 1,5 часов

Для чего подходит такой формат?

Технология Open Space

Этот формат создан, чтобы достигать соглашения по сложным вопросам. Подходит для больших (более 2000 участников) и маленьких групп (менее 10). Дает хорошие результаты, если мероприятие проходит в течение 1-2 связанных между собой дней. Главная задача модератора — представить участникам проблему и пояснить особенности формата. После этого участники сами создают себе расписание и задают скорость мероприятию.

Источник

#UXEvent

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Энциклопедия форматов событий: классификация и вложенность

За все то время пока я исследую форматы событий, меня несколько раз посещала мысль, что дело это чем-то напоминает матрешку.

Между форматами есть вложенность: какие-то форматы более «крупные», какие-то похожи на частный случай более общего. Плюс к этому кое-где организация мероприятия как такового пересекается с другими сферами человеческой жизни — жанрами искусства, видами спорта, форматами ТВ-шоу. Попытка описать всё и вся превратила бы мою энциклопедию форматов событий в энциклопедию человеческой культуры.

Поэтому при добавлении форматов в энциклопедию я стараюсь руководствоваться четырьмя простыми вопросами.

1. Может ли новый формат быть подформатом уже существующего, более общего?

Например, существует формат Конференция, а к подформатам конференции могут относиться:

И появившиеся относительно недавно модные:

Также есть разнообразные виды конференций с определением в названии, в которых тоже наблюдаются стойкие жанровые отличия:

Но так или иначе, все это можно условно назвать семейством конференций.

2. Относится ли новый формат к жанрам и видам других сфер человеческой деятельности (искусству, развлечениям, сорту и т.п.)

Тут грань весьма тонкая, но иногда всевозможные виды спектаклей хочется назвать псевдоформатами, так как их жанровое своеобразие никак не меняется с точки зрения организации события, а продиктовано, в первую очередь, жанром искусства. К таким псевдоформатам я отношу, например, всевозможные виды театральных предствалений:

И этот список — далеко не предел. Эксперты в области искусства добавят еще с десяток разнообразных видов, граничащих с форматами. С точки зрения event-менеджмента всё это разные виды спектакля. Так же как если бы мы устраивали спортивное соревнование, мы бы не стали выводить в отдельные форматы соревнование по бегу, метанию копья, художественной гимнастике, шахматам и футбольный турнир. Да, это разные виды спорта с разными правилами и разным составом и ролями участников, но с точки зрения организации мероприятия это всё спортивные соревнования.

С другой стороны, если исходить из практической ценности описания форматов мероприятий, то возможен такой сценарий: организатор хочет объявить о своем мероприятии и в афише пишет конкретно «кукольный спектакль», а не просто «спектакль». Его и потенциальных зрителей можно понять — указание вида спектакля критически важно, чтобы принять решение о покупке билета.

Пожалуй, к реальным форматам все-таки здесь относятся такие виды представлений и сорвенований, которые отличаются друг от друга не только жанром искусства/видом спорта, но и какими-то еще event-особенностями. Например, балет, оперу, оперетту можно отнести к подвидам спектаклей, но, в свою очередь, спектакль явно отличается от концерта или показа. Марафоны, регаты и формула-1 — это все разнообразные гонки, а к более крупным форматам можно отнести, например, гонку, спортивный матч и турнир / чемпионат.

3. Может ли новый формат быть не форматом, а названием, именем конкретного мероприятия?

Здесь тоже есть свои нюансы: название ставшего популярным мероприятия может становиться нарицательным, и тогда другие организаторы хотят использовать его популярность для своих целей. Так появляются КВНы, Comedy Club’ы. Среди менее известных есть Вечеринка Идей, РеФорумы. Я пока не решила, что с ними делать, возможно, что это псевдоформаты, как и в предыдущем пункте. А возможно, стоит отвести им роль самостоятельных форматов.

Любопытно, что то же самое произошло в свое время с TED, но организаторы умело вывели свой формат TEDx, описав жесткие правила и сделав его лицензированным. Факт лицензирования как будто бы дает нам право заявить, что это самостоятельный формат со своими правилами, явно отличающийся от обычных конференций.

4. Какие у нового формата есть жанровые особенности?

Я описываю форматы по принципу жанров. Если в копилку просится новый формат, то стараюсь выяснить: чем же он отличается от всего того, что в ней уже есть? Моя мечта идиота — описать форматы событий через 10 ключевых признаков:

Если по всем критериям новый формат выходит слишком похожий на какой-то из уже существующих, то встает резонный вопрос: почему это самостоятельный формат? Скорее всего, это либо синоним другого формата, либо название события, претендующее на роль законодателя event-моды и мечтающее стать форматом.

Разумеется, в нашем исследовании нет жестких правил для классификации форматов. Эти четыре вопроса — мои попытки задать оси координат в море разнообразных событий, чтобы навигация стала чуть-чуть проще для начинающих организаторов и для тех, кто уже устал от традиционных форматов и хочет изобрести что-то новое.

Ведь к изобретению нового формата можно подойти и с такого угла: взять те же 10 ключевых признаков и попробовать собрать такую комбинацию, которая пока в мире организации мероприятий не встречается. И кто знает — вдруг получится что-то совершенно новое, что с радостью примет ваша аудитория?

Источник

#UXEvent

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Что такое формат события (мероприятия)

Формат — такое хитрое слово, которое вроде бы всем понятно, но четкое определение сформулировать не получается. Рассуждая о форматах событий, мы сразу начинаем с вопроса, какие бывают форматы, но упускаем момент, когда стоит определиться с терминологией.

Википедия определяет его как «способ построения и подачи, форму проведения какого-либо события, мероприятия», но мне такое определение кажется поверхностным.

Уже после многих постов в рубрике Форматы событий я задумалась о том, что такое формат, синоним ли это к слову «форма» или что-то другое? Как выяснилось, всё-таки другое.

Форматы мероприятий — как жанры в кино

Мне нравится аналогия с жанрами, потому что ее легко развить глубже и тем самым улучшить понимание форматов событий.

Все мы понимаем, чем фильм жанра вестерн отличается от любовной истории или от исторической драмы.

Профессионалы в области сценарного дела знают об этом еще больше и определяют жанры фильмов по четырем конвенциям (общепринятым структурным особенностям):

Известный американский теледраматург Роберт Макки наглядно демонстрирует это в своей книге «История на миллион долларов»:

«У каждого жанра есть свои конвенции, которые определяют структуру истории: позитивный или негативный заряд ценностей в кульминационный момент, например печальный конец в сюжете разочарования; традиционный сеттинг, как в жанре вестерна; общепринятые события, такие как встреча молодого человека и девушки в любовной истории; заранее определенные роли, например преступника в криминальном фильме. Аудитория осведомлена об этих конвенциях и ожидает увидеть их воплощение в фильме».

В форматах событий тоже есть определенные конвенции, которые касаются времени, места, ролей участников.

Точно так же, как зрители в кинотеатрах, участники события, знающие о том, что они идут на конференцию, выставку или семинар, заранее осведомлены о традиционных особенностях подобного типа события, и формируют соответствующие ожидания.

Принадлежность к тому или иному жанру определяется и формальными, и содержательными признаками произведения искусства

Дело не только (и не столько) в форме, но и в содержании самого сюжета истории. Давайте посмотрим на примере.

В вестерне есть узнаваемые формальные и содержательные признаки:

Увидев на экране ковбоев, скачущих по выжженным прериям, мы наверняка скажем: ага, это вестерн! Но если в сюжете фильма не будет содержательных признаков жанра (пункты 3, 5, 6), то можем и засомневаться. Может, это просто любовная история, действие которой происходит на Диком Западе? Или историческая драма?

Как мы видим, жанр — это комплексная характеристика. То же самое можно сказать и по отношению к событиям, если мы применим подход киносценаристов к event-менеджменту. И при таком подходе неверно будет считать «формат» и «форму» синонимами.

Формат в event-менеджменте — это род события, который определяется совокупностью формальных и содержательных признаков.

И, что немаловажно добавить,

эти признаки указывают на конвенции, т.е. договоренности организаторов и участников по поводу сеттинга, ролей и особенностей программы события.

Не хватает только уровня конфликта и ценностной составляющей. Возможно, как раз эта нехватка не дает организаторам событий вывести свои проекты на качественно новый уровень, но об этом мы поговорим в другой раз.

Определение получилось громоздкое, давайте для понимания попробуем применить его на практике.

Возьмем один из устоявшихся форматов — научную конференцию

Какие признаки есть у этого формата?

1. Время/длительность

Конференция чаще всего длится от одного до нескольких дней. Период проведения конференций сильно зависит от отрасли. В каждой отрасли люди обычно знают, что, например, основная масса конференций приходится на март-апрель. Или на конец семестра. Или на конец календарного года.

2. Место

Пространство делится на типичные для конференции зоны: зону регистрации, зал для пленарного заседания и докладов, маленькие залы для специализированных секций и круглых столов, зону обеда и кофе-брейков.

3. Особые роли

Чаще всего это оргкомитет, слушатели, докладчики, приглашенные гости, эксперты. На крупных конференциях, где доклады идут параллельно, бывают кураторы потоков.

4. Особые действия

Программа стандартной конференции всегда будет включать регистрацию участников, приветственное слово на открытии, пленарное заседание, зачитывание и обсуждение тематических докладов, кофе-брейки и/или обеды, а чаще всего и банкет в конце дня.

Практически всегда конференции сопутствует дополнительная культурно-развлекательная программа для гостей и участников из других городов и стран.

И, что примечательно, после конференции обязательно публикуется сборник научных трудов докладчиков: без этого специального события можно было и не собираться, ведь публикации для ученых — это один из важных аспектов профессии.

5. Уровень конфликта = проблематика

Для научных конференций, в отличие от многих других форматов событий, характерно даже наличие «уровня конфликта», который выражается в масштабе проблематики заявленной темы.

Участники конференции могут обсуждать научные проблемы локального, национального или международного характера. Могут сфокусироваться на вопросах взаимодействия с другими социальными группами (например, взаимодействие науки с бизнесом, государственными структурами или НКО). Уровень проблематики обычно заявлен в теме и целях конференции.

Как мы видим из разбора примера научных конференций, их формат (или жанр) — это набор и формальных, и содержательных особенностей. Точно так же мы могли бы разобрать каждый формат и научиться пользоваться ими так же ловко, как это делают писатели и сценаристы.

Форматы могут быть гибкими и жесткими

В фильмах конвенции могут быть более или менее условными. Например, в том же вестерне конвенция по поводу времени и места действия — практически нерушимая, но роли и особые события могут сильно разниться от фильма к фильму.

В каких-то фильмах шериф справедливый, а вождь индейцев — злой. В каких-то — наоборот. В каких-то может отсутствовать ограбление поезда, но зато присутствовать погоня на повозках.

Также в организации мероприятий бывают жесткие форматы (они часто бывают лицензированные, брендированные) и гибкие.

Жесткие форматы событий

В жестких, как правило, конвенции определены изначально и подробно прописаны.

Один из ярких примеров — вечеринки PechaKucha Night. Создатели формата подробно прописали длительность выступлений спикеров, особенности использования слайдов, даже лежащие в основе формата принципы и атмосферу.

Другой пример — конференции TED. Если вы хотите организовать мероприятие в духе TED в своем городе, то вам необходимо получить лицензию TEDx. В условиях использования лицензии, опять же, подробно расписано, что и как делать, чтобы ваше событие соответствовало международному формату.

Гибкие форматы событий

Гибкие форматы — на то и гибкие, что их конвенции весьма условны и каждый организатор может нарушать их, переосмыслять творчески, находить новые варианты составления программы или организации пространства.

К гибким форматам мы можем отнести тематические и бизнес-завтраки. Этот формат не лицензирован, не имеет четких правил, что можно делать, а что нельзя. Кое-какие черты остаются неизменными (время проведения и длительность), но практически нет правил составления программы, выделения особых ролей участников.

Зачем организатору событий понимать особенности форматов

Мне кажется, многие организаторы в погоне за «фишками» и из желания удивить участников упускают из внимания особенности формата события, с которым работают.

Если бы мы все лучше разбирались в форматах мероприятий, то находили бы лучшие способы удовлетворить устоявшиеся конвенции и творчески переосмыслить необязательные элементы своих событий. Как пишет тот же Роберт Макки:

Для предвосхищения ожиданий аудитории вы должны в совершенстве владеть выбранным жанром и его конвенциями.

Сценарист обращается к конвенциям жанра, чтоб реализовать их кое-где традиционным, а кое-где необычным образом, за счет чего он и попадает в ожидания зрителей, и одновременно превосходит их. Не знающий конвенций сценарист может уповать только на удачу.

И, наконец, давайте признаем: бывают форматы устоявшиеся и экспериментальные. Если научная конференция — это устоявшийся формат, в котором все конвенции более-менее определены, то митап — формат довольно молодой и пока что экспериментальный. Каждый организатор наполняет его как может, а потому границы жанра могут размываться.

Чтобы создавать новые уникальные форматы и отличаться от других в глазах участников, каждый организатор должен понимать, как и почему работают существующие.

Тогда в выигрыше окажутся и сами организаторы, и участники, которые получат новый богатый опыт, а также будет расти и развиваться event-отрасль в целом.

Источник