Формат встречи что это
Как сделать рабочую встречу максимально полезной
Наши рабочие будни сложно представить без встреч. Мы собираемся, чтобы решить вопросы или проблемы, распределить задачи, обсудить планы, провести ретроспективу. Но далеко не каждую встречу можно назвать полезной и эффективной. Как сделать так, чтобы рабочие собрания не были пустой тратой времени? От каких совещаний можно отказаться? Что такое «стоимость встречи»? На эти вопросы ответил бизнес-тренер из EPAM Дмитрий Татти.
Какие встречи бывают
Есть много видов рабочих встреч: дейли-митинги, стендапы, мозговые штурмы, ретроспективы, церемонии SCRUM. Всех их можно можно объединить в три большие группы – в зависимости от цели.
Встречи для информирования
Те, на которых организаторы сообщают участникам какую-то информацию. Обычно на такие собрания приглашают много людей, чтобы рассказать о каких-то новостях или нововведениях. Например, сообщить о том, что в компании появился процесс фидбека.
Встречи для обсуждения
Те, на которых участники думают, как решить проблему или вопрос и делятся своими идеями. Например, обсуждают, какую новую фичу добавить в приложение.
Встречи для принятия решений
Те, на которых участникам нужно прийти к общему решению. Например, выбрать трекер задач, которым будет пользоваться вся команда.
Нередко одна и та же встреча сочетает в себе элементы информирования, обсуждения и принятия решений. За один митинг тимлид может рассказать команде о новых требованиях заказчика, обсудить с разработчиками их реализацию и вместе решить, кто чем будет заниматься.
От каких встреч можно отказаться
Во время собрания сотрудники не выполняют своих рабочих обязанностей и, следовательно, не приносят компании прибыль. Вот онлайн-счетчик, с помощью которого можно рассчитать, сколько денег компания «теряет» на каждом митинге. Это и есть так называемая «стоимость встречи». Нужно ввести количество участников, их среднюю зарплату за час работы и запустить счетчик, когда собрание начнется.
Прежде чем назначать встречу, организатору нужно понять, действительно ли она нужна. Есть несколько типов собраний, от которых можно отказаться.
Собрания с широкой повесткой
Это встречи, посвященные широкому кругу вопросов из разных областей. Они неэффективны потому, что в разное время в обсуждении участвует определенное количество людей, а остальные ждут своей очереди, тратя рабочее время.
Что делать? Сначала понять, сколько вопросов вы хотите поднять на митинге. Затем – вместо одной длинной встречи запланировать несколько коротких и пригласить на каждую только заинтересованных участников.
Выступления нескольких отделов перед руководством
Обычно это встречи, на которых отделы по очереди отчитываются перед общим руководителем о результатах работы за месяц. Выглядит это как серия рапортов перед генералом – один говорит, а все остальные стоят по стойке смирно и слушают.
Что делать? Заменить такие собрания на серию коротких встреч с каждой командой, а затем разослать общее письмо с самой важной информацией о результатах работы каждого отдела.
Встречи для информирования
Это собрания, на которых руководство компании доносит информацию до сотрудников. В целом в них нет ничего плохого, если новости действительно важные и касаются всех. Однако собрать большое количество людей в одно время – практически нереально. А это значит, что до кого-то из сотрудников информация не дойдет.
Что делать? Прежде всего, разослать новости сотрудникам на почту, а затем назначить встречу для сессии вопросов и ответов. Так у людей будет возможность изучить информацию в удобное для них время и подумать над вопросами, а не формулировать их в спешке во время собрания.
Встречи для принятия стратегических решений с большим количеством участников
Здесь речь именно о тех собраниях, на которых нужно принять какое-то верхнеуровневое решение. Проблема таких митингов в том, что на них приглашают людей, которых не могут напрямую участвовать в процессе принятии решения. Например, встреча, на которой проектный менеджер и архитектор просчитывают, сколько заказчику будет стоить внедрение нового модуля в систему, а разработчики просто сидят и молчат.
Что делать? Приглашать на митинг только тех участников, которые действительно могут влиять на принятие решения.
Регулярные собрания команды
Встречи, на которых каждый участник команды рассказывает, над чем работает и какими задачами планирует заниматься в ближайшее время. Держать руку на пульсе командой работы – не плохо. Проблема в том, что иногда мы проводим такие митинги, потому что так принято в компании, так предписывает методология, так написано в умной книжке, а не потому что в них есть реальная потребность.
Что делать? Назначать каждый митинг по мере необходимости – если есть темы, которые действительно нужно обсудить всей командой.
Как организовать и провести эффективную встречу
Эффективная встреча – это та, что приносит пользу всем её участникам, а также – в идеале – проекту или компании. Каждый участник митинга должен понимать, зачем его пригласили, чем он может быть полезен и что получит на выходе.
Чтобы сделать любую встречу максимально эффективной, нужно:
Например, проектный менеджер хочет поговорить об имплементации новой функциональности с проектной командой. А разработчики, со своей стороны, могут предложить обсудить недостатки существующей архитектуры приложения, которые могут повлиять на работу этого функционала.
Встречи-обсуждения и встречи для принятия решений лучше назначать за одну-две недели. Встречи для информирования – за один-два рабочих дня, чтобы участники могли спланировать и распределить свою загрузку на ближайшее время. Однако это не аксиома – к каждому митингу нужно подходить индивидуально.
Без модератора любой митинг рискует превратиться в базар. Участники могут начать спорить, переключаться на другие темы, не давать другим возможности высказаться. Модератору нужно сделать так, чтобы участники за время встречи успели обсудить все темы, прописанные в плане. Это от него можно услышать такие фразы: «Мы отклонились от темы», «Это очень обширный вопрос, давайте обсудим его на отдельной встрече», «Передаем слово…».
После встречи секретарь рассылает всем участникам так называемое follow up-письмо с итогами митинга. Роль секретаря может взять на себя любой участник.
Относиться к митингам нужно как к инструментам для рабочего взаимодействия. А улучшать инструменты, которые мы пользуемся, важно и нужно.
#UXEvent
Блог об организации конференций и нетворкинговых событий
Копилка форматов событий. Соберем полную энциклопедию форматов?
Энциклопедия форматов мероприятий в блоге UXevent — это пока что моя большая мечта. А мечты нужны для того, чтоб ими делиться, ведь правда?
Несколько постов на тему уже было в прошлые года в блоге, но это всего лишь малая часть существующих видов событий. Со временем я планирую собрать удобную копилку-энциклопедию разнообразных форматов мероприятий, чтобы каждый мог ей воспользоваться.
Этим постом я хочу объявить открытый сбор форматов событий, потому что, как известно, одна голова — хорошо, а много — лучше.
Давайте включим наш коллективный разум и поднакидаем, какие вообще в мире есть форматы событий? Для меня форматы — это как бы жанры событий.
Пока из собственного опыта и коллективными усилиями читателей UXevent получился вот такой список из более чем 200 пунктов:
Энциклопедия форматов событий UXevent:
Еще форматы (пока не в энциклопедии, но уже в копилке):
Псевдоформаты
Что бы вы добавили в список форматов событий?
Поделитесь в комментариях!
Копилка форматов событий. Соберем полную энциклопедию форматов? : 45 комментариев
Марафест! Недавно посетила такое мероприятие в Москве. Проводили топовые креативные агентства. Формат был похож и на марафон, и на фестиваль)) Было что-то типа дня открытых дверей агентств-участников, в течение дня гости, зарегистрированные заранее, могли посетить на выбор несколько агентств, поучаствовать в их мероприятиях, получить призы и подарки. Но так как это проходило в разных местах (по адресам агентств), организовался неплохой такой марафон по Москве))
Коучинг (индивидуальный, групповой / командный)
Медиация
Модерация
Добавлю несколько гастрономических мероприятий: бранч, эногастрономический ужин, кулинарные батлы )
Супер, Алена, спасибо! А что такое эногастрономический ужин? Раньше не попадалось такое.
Балинтовская группа еще. Сама сегодня узнала о таком формате, который уже используется не только психотерапевтами.
Яна, спасибо! А есть какой-нибудь пример, когда этот формат используется вне психотерапии? Хочу понять, в чем особенности и отличие от классического семинара или дискуссии.
Ольга, спасибо! Любопытно, не слышала раньше о таком формате. А у вас был опыт участия в таких событиях? Было бы интересно разузнать о них побольше.
Модерационная сессия, Стратегическая сессия
Конференция провалов, Кейс — метод, Speed dating
спасибо за энциклопедию!
предлагаю:
Анастасия, спасибо! Добавляю. А можно чуть больше контекста про «секретное мероприятие»? Именно с точки зрения формата — что это, как это? Хочется максимально разграничить форматы=жанры и названия событий (названия могут быть в маркетинговых целях какими угодно, например тот же «маркет» — новое название старой доброй ярмарки, но формат один и тот же).
И почти такой же вопрос по сессиям (стратегической, нетворкинговой, инвесторской). Есть ли примеры описания форматов? Потому что по моему опыту пока что выходит, что нетворкинговая сессия — это общее название на основе цели мероприятия, а формат может быть разный — это и speed dating, и персональные или групповые питчи, и коктейль-вечеринка, и world cafe и много чего другого.
Здравствуйте! В вашу коллекцию можно добавить Игрофест)
Лина, я могу добавить, но тогда мне нужны какие-то примеры или ссылки на описания. Почему этот формат не подвид просто фестиваля?
Добрый вечер! есть еще форсайт
Ревю. Модерация. Мастерская
Спасибо, добавляю ревю и мастерскую (как же мы ее пропустили-то?). А вот про модерацию есть вопрос: в чем именно заключается формат именно как события? Понимаю модерацию как деятельность модератора во время групповых дискуссий и панелей, а в качестве самостоятельного события не встречала. Поделитесь ссылками или примерами?
А еще: показ(это в индустрии моды и не только), брифинг
Добрый день. Митаб есть, а митинга нет 🙂 Я бы еще ваш список оформила в алфавитном порядке для удобства пользователей.
Спасибо. Идея хорошая!
Действительно. Знаю только митинг как шествие-демонстрацию и в бизнес-среде как синоним рабочей встречи. Или вы что-то третье имели ввиду? Про алфавитный порядок идея хорошая, сделаем!
И точно, как это мы про них забыли! Добавила, спасибо.
Аня, коллеги по цеху, добрый день! Руководство поставило задачу составить рубрикатор мероприятий с указанием описания формата (ключевые моменты для заказчика), списком задач, который ивент решает на корп.рынке, средним бюджетом и трудозатратами. Вопрос к залу — считаете ли вы это эффективным инструментом для внутреннего заказчика (далекого от ивента) при принятии решений или же это ограничивает свободу и творчество исполнителя (ивент-менеджера)?
Александра, спасибо за вопрос! На мой взгляд, составить такой документ раз и навсегда, особенно с бюджетом и трудозатратами — это дело сомнительное. Ведь бюджет и трудозатраты очень сильно зависят от наполнения, от конкретных идей, а не только от формата. Можно сделать конференцию с бюджетом в миллион, а можно — в 100 млн. И то, и другое будет называться конференцией 🙂
С другой стороны, рубрикатор помог бы человеку, далекому от ивентов, немного сориентироваться в предложениях, которые поступают от ивент-менеджера и его команды. Потому что когда совсем не понимаешь, чем конференция отличается от форума или, скажем, от фестиваля, то принимать решения бывает сложновато.
А для чего руководство собирается использовать этот документ? Для какого рода решений? Может, есть другие способы решения той же задачи?
Ещё есть предложение — структурировать весь список событий по какому-либо критерию, т.к. сейчас этот длинный список — анархичен. Как минимум я бы разделил обучающие события и культурно-массовые. В свою очередь обучающие события объединил бы в группы. У вас они и так частично объединены в статьях традиционные форматы, групповые дискуссии, игровые форматы. В отдельную группу я бы выделил так же все виды конференций.
План как раз именно такой, но это уже третий шаг 🙂 Первый — собрать список, второй — сделать подробный разбор каждого формата по единому шаблону. А потом хочется собрать все это в единый файл и структурировать по категориям. Я обычно в классификации исхожу из основной функции, вот тут есть намётки по вариантам категорий: http://uxevent.com/kakie-byvajut-sobytija-po-funkcijam/
Несколько удивился, увидев такие крупные форматы событий, как концерты и фестивали в самом конце, но в ходе ознакомления со статьями, узнал, что ваша основная сфера форматов — обучающие. Искал информацию о форматах культурно-массовых мероприятий набрёл на ваш блог. Хочется поблагодарить вас за то время и информацию, что вы подарили читателям, ваш труд действительно ценен.
Я занимаюсь в основном культурно-массовыми мероприятиями, поэтому для меня такие мероприятия, как фестивали, выставки и конвенты — кажутся основными. Вот как раз последнего у вас в списке и не нашёл.
Попробую вкратце разобрать особенности формата Конвент.
0. Предыстория. Конвентами не так давно стали называть события, тесно связанные с фентезийной и фантастической культурой. «Конвент — место, которое на время становится фантастическим домом для его участников». Это события, в которых нет акцента на одной площадке или сцене (в отличии от фестивалей), вся занимаемая площадь делится на отдельные зоны, каждая из которых оформляется в собственном стиле. Это могут быть стенды, посвящённые вымышленным вселенным, интерактивные зоны, где можно поиграть или поучаствовать в чём то. Каждая зона имеет независимую от остальных программу и все зоны между собой работают параллельно. Гости мероприятия свободно передвигаются между стендами и выбирают то, что им интереснее. Современные молодёжные фестивали постепенно перерастают в конвенты, за счёт смещения акцента с основной главной сцены и концертной программы в сторону интерактивных площадок.
1. Время. Конвенты проходят от одного до нескольких дней.
2. Место. Для конвентов подходят выставочные площади, ангары, позволяющие разместить множество стендов, площадок и интерактивных зон. Каждая зона оформляется в духе заявленной вымышленной вселенной.
3. Роли. Организаторы конвента, участники — организаторы стендов, гости.
Конвенты часто объединяют в себе другие форматы, например выставки, конференции, концерты, мастер-классы.
Александр, спасибо за такое ценное дополнение! Я как-то сама с конвентами совсем не встречалась, даже не представляла, что они отличаются от фестивалей. Не против, если я твой разбор в виде отдельного поста опубликую? Думаю, другим читателям будет полезно. Если есть какие-то ссылки, которые стоит добавить в качестве примеров, буду рада наводкам.
Доброго времени суток,Аня!
Формат — Фестиваль
Деловые встречи
Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.
Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.
Виды деловых встреч
Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.
Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.
Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.
Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.
Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.
Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.
Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.
Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.
Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.
День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.
Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.
Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.
Официальные и неофициальные деловые встречи
Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:
Этапы деловых встреч
Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:
Цели и задачи деловой встречи
Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.
Программа и сценарий деловой встречи
Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.
К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.
Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.
Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:
В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.
Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.
Переводчик английского языка для деловой встречи
Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:
Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.
Ведущий на деловую встречу
Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.
Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.
Результаты, итоги деловой встречи
Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.
Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.
Особенности деловых встреч с клиентом в России
Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.
Деловые встречи на выставках
Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.
ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Виды деловых мероприятий
Деловые мероприятия – это важная составляющая любой общественной деятельности и бизнес-процессов. Периодическое проведение таких мероприятий и встреч способствует формированию положительной репутации компании и созданию ее благоприятного имиджа, а также является залогом успешного выстраивания внутрикорпоративных связей и отношений с целевыми группами, в том числе, партнерами, клиентами, инвесторами и СМИ.
Креативное агентство «Max Event» предоставляет комплексную услугу по организации и проведению деловых мероприятий – от разработки концепции, оформления и технического обеспечения событий до формирования качественного контента деловой программы.
При создании концепции встреч мы обязательно учитываем ожидания компании-заказчика и характеристики целевой аудитории. Это может быть конференция, презентация, брифинг, церемония открытия либо любое иное торжество, которое может быть использовано в качестве эффективного инструмента маркетинга.
Виды деловых мероприятий и их особенности
Среди основных разновидностей деловых встреч выделяют следующие:
Соответствующий формат мероприятия подбирается в зависимости от целей, которые ставит перед собой заказчик, и ожидаемого результата. К примеру, если это презентация продукции, то информация может быть доведена до широкого круга участников с помощью монолога спикера, тогда как обучающая составляющая в данном случае отсутствует.
Какие задачи включает в себя организация деловых мероприятий?
Проведению делового мероприятия предшествует решение множества задач. Среди них:
По желанию заказчика также возможна аренда вспомогательного персонала, в том числе, администраторов, переводчиков, хостес, звукорежиссера.
Как видим, чтобы инициировать какое-либо деловое мероприятие, потребуется пройти большой путь – от создания плана встречи до оперативного выполнения мелких смежных задач. Это требует наличия организаторских способностей, опыта, усилий и времени. Именно поэтому подготовку таких событий в сфере бизнеса многие предприятия предпочитают доверять организациям, которые занимают этими вопросами на профессиональном уровне.
Этапы подготовки деловых мероприятий
Выше мы обсудили, какие общие и специфические задачи приходится решать организаторам подобных мероприятий. Рассмотрим теперь, в какие этапы укладывается их решение:
Каждый этап подготовки общественного события – это напряженная организационная и творческая работа, за которой скрывается труд одновременно нескольких специалистов. И если их усилия окажутся успешными, процент достижения бизнес-целей, ради которых планируется мероприятие, достигнет своего максимального значения.
Чтобы запланированное деловое мероприятие прошло гладко и надолго запомнилось вашим гостям, обращайтесь в агентство МаксЭвент. Мы с удовольствием возьмем на себя все заботы по организации встречи любого формата, и проведем это мероприятие на достойном уровне. Наличие собственной базы подрядчиков, современного технического оборудования и комфортных условий для торжества, позволяет нам справляться с задачами любой сложности. Оставить заявку можно на сайте либо посредством телефонного звонка.