Хантфлоу что это за приложение
10 функций Хантфлоу, о которых многие не знают
Краткий и наглядный гайд для тех, кому важно получить максимум от автоматизации подбора
Время чтения: 5 мин
Хантфлоу — рекрутинговая система, которая умеет практически все. Неслучайно аналитическое агентство TAdviser поставило Хантфлоу на первое место по объему функциональности среди облачных ATS в России.
Мы составили полный список возможностей нашей системы: чтобы промотать его до конца, придется постараться.
Есть популярные функции, о которых знают практически все пользователи Хантфлоу, например:
Но есть не менее полезные возможности, которыми пользуются не все. Про эти функции мы и расскажем, чтобы вы могли выжать максимум пользы из Хантфлоу.
Трекер открытия писем
Если вы подключили почту и отправляете письма из Хантфлоу, то в карточке кандидата можете отслеживать, открыл ли он ваше сообщение. Это видно по иконке конверта:
Окно смены этапа подбора, которое дает еще больше возможностей
Допустим, рекрутер переводит кандидата на этап «интервью с нанимающим менеджером». Параллельно надо добавить встречу в календарь и сообщить о ней заказчику и кандидату. Все это можно сделать парой кликов из одного окна — никуда переходить не придется.
При переводе кандидата на другой этап Хантфлоу позволяет сразу же:
Работа с группами кандидатов
Например, в базе есть несколько резюме, с которыми нужно что-то сделать: взять на вакансию, отправить коллегам или перевести на другой этап.
Переносить каждого кандидата по отдельности долго и неудобно. Но можно сгруппировать их, а дальше работать с этой группой.
Массовое добавление резюме через почту
Волшебная кнопка позволяет сохранять резюме с джоб-сайтов, соцсетей и сервисов. Все происходит мгновенно: находите релевантного кандидата и одним кликом отправляете в Хантфлоу.
Но что, если надо разом добавить множество резюме? Например, кадровое агентство прислало вам на почту 100 резюме в формате pdf — необходимо как-то сохранить их в системе и не потратить на это вечность.
На помощь приходит функция импорта из почты: вы просто пересылаете резюме на специальный адрес — для каждой организации он свой. Чтобы узнать этот адрес:
Но есть два ограничения: размер вложенных резюме в одном письме не может превышать 15 Мб, а почтовый адрес отправителя должен быть зарегистрирован в Хантфлоу.
Дополнительная информация о кандидате
Если вам не хватает стандартных полей в анкете кандидата, можно добавить к ним любые другие. Для этого воспользуйтесь формой «Дополнительная информация».
Форма полностью кастомизируема — мы бесплатно внесем в нее поля по вашему запросу. Например, она может выглядеть так:
Информацию из дополнительных полей можно передавать по API в другие сервисы компании — например, 1C, систему аналитики, интранет. Некоторые компании просят добавить поля с зарплатами: желаемой, предлагаемой и той, о которой в итоге договорились. Эти данные они используют для зарплатной аналитики.
А еще поля с дополнительной информацией можно применять в качестве фильтров для поиска по базе резюме. Допустим, вам нужен разработчик уровня senior со знанием английского на уровне С1. Задайте нужные критерии в поиске и найдете релевантного кандидата:
Воронки под разные категории вакансий
Процесс подбора внутри рекрутинговой CRM должен соответствовать реальности. Если вы закрываете вакансию за 5 шагов, то именно столько этапов подбора должно быть в Хантфлоу. Это необходимо, чтобы избежать хаоса и собирать достоверную статистику.
Обычно воронки для разных позиций различаются: для разработчика один набор этапов, для менеджера по продажам другой. Зачастую сделать универсальный вариант невозможно, да и не нужно.
Удивительно, но факт: около половины наших клиентов пользуются одной «универсальной» воронкой для всех вакансий. Это оправдано, только если процесс подбора для всех позиций у вас абсолютно одинаковый.
Хантфлоу позволяет создать отдельную воронку под каждую категорию вакансий:
При создании вакансии рекрутеры будут выбирать подходящий набор этапов, чтобы вести подбор по правильной воронке.
Автоматические фоллоу-апы
Если кандидат не ответил на письмо, то Хантфлоу будет автоматически отправлять ему фоллоу-апы — напоминания о вакансии. По статистике, фоллоу-апы увеличивают конверсию из писем на 25%.
Для каждого шаблона письма вы можете задать цепочку максимум из трех фоллоу-апов:
Рекрутер просто отправляет письмо кандидату по шаблону, и цепочка фоллоу-апов автоматически срабатывает. Если кандидат ответит на одно из писем или напишет сам, то последующие фоллоу-апы отменятся.
Оргструктура
Мы можем быстро и бесплатно внедрить в Хантфлоу организационную структуру вашей компании — просто напишите нам в чат поддержки.
Зачем нужна оргструктура:
Формы обратной связи
Формы обратной связи позволяют:
В Хантфлоу можно создать формы обратной связи для разных вакансий и этапов подбора:
Чтобы оставить фидбек, в карточке кандидата нажмите на иконку и выберите название формы:
Кастомная форма заявки на подбор
Многие клиенты пользуются стандартной заявкой, хотя ее можно легко настроить под себя.
Пришлите вашу форму, и мы бесплатно внедрим ее в Хантфлоу. При необходимости создадим несколько вариантов — для разных категорий вакансий. Добавим любые поля: отдел, куда нужен сотрудник, уровень зарплаты, требования, знание языков, электронная почта человека, с которым нужно согласовать заявку. Ключевые поля можем сделать обязательными — заявка не отправится, пока заказчик их не заполнит.
Как пользоваться отчетами в Хантфлоу
Памятка для рекрутера и руководителя подбора
Время чтения: 9 мин
Мы уже кратко рассказывали о том, на что способен новый Центр аналитики Хантфлоу. Теперь пройдемся отдельно по отчетам: объясним, зачем они нужны и как ими пользоваться, чтобы кардинально улучшить свой подбор.
Отчеты Центра аналитики Хантфлоу
Как работать с отчетом по воронке
Отчет содержит информацию о движении кандидатов по этапам подбора, данные об источниках резюме и статистику по причинам отказов. Все на одном экране в наглядной форме.
Зачем нужен отчет
✅ Выяснить, что сделано по вакансии. Воронка — это визуальное представление работы рекрутера.
✅ Ставить KPI рекрутерам. Допустим, вы проанализировали воронки по аналогичным позициям и составили план продвижения по этапам найма. Теперь вы знаете: чтобы нанять сотрудника в срок, рекрутер должен еженедельно находить по 50 кандидатов и проводить по 10 интервью.
✅ Видеть проблемы на этапах подбора. Например, конверсия резко падает после этапа с тестовым заданием. Нужно разбираться: возможно, вы теряете хороших кандидатов из-за слишком сложной задачи.
✅ Оценивать релевантность кандидатов из конкретного источника. Допустим, все люди, которые приходят с ярмарки вакансий, отсеиваются после скрининга. Если источник поставляет неподходящих кандидатов, не стоит тратить на него ресурсы.
✅ Сравнивать производительность рекрутеров, если они работают над одинаковыми вакансиями. Один сотрудник провел 20 интервью, другой за это же время 5. Если это не разовая ситуация, а тенденция, важно покопаться в причинах.
Важно
Статистика работает на больших объемах данных. Допустим, конверсия из резюме в наем — 10%: чтобы найти 10 сотрудников, нужно просмотреть 100 человек. Тогда для найма одного сотрудника достаточно 10 резюме?
Нет, конверсии так не работают: мало шансов, что будущий сотрудник окажется именно в первой десятке просмотренных людей. Чтобы закрыть позицию, рекрутер должен обрабатывать как можно больше кандидатов.
Единственное исключение — при подборе редких специалистов: когда рынок труда сильно ограничен, большому объему данных неоткуда взяться.
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом о времени закрытия позиций
Самый важный отчет с ключевой метрикой подбора — средним временем закрытия позиции. А еще он показывает:
Зачем нужен отчет
✅ Прогнозировать темпы развития бизнеса. Задача рекрутмента — поставлять людей для достижения бизнес-целей. Когда нужно запустить новый проект или собрать еще одну команду, компания упирается в возможности подбора. Без расчета среднего времени закрытия позиций нельзя синхронизировать планы найма с проектами и задачами бизнеса.
✅ Оценивать стоимость ухода сотрудников. Например, тимлид сообщает, что его разработчик увольняется через 14 дней — нужно срочно найти замену. Вы открываете отчет и понимаете, что такие позиции закрываются за два месяца. Заказчик получает конкретный срок ожидания нового разработчика: он может уговорить сотрудника остаться на это время, передать его задачи на аутсорс или распределить внутри команды.
✅ Контролировать соблюдение нормативных сроков закрытия вакансий.
✅ Видеть, на каких этапах подбора зависают кандидаты. Например, средний срок закрытия позиции — 60 дней, половина из которых уходит на «интервью с заказчиком». Это неоправданно долго: если бы нанимающий менеджер встречался с кандидатами быстрее, скорость найма бы резко выросла.
Важно
Самый простой способ закрывать вакансии быстрее — найти и устранить узкие места в воронке подбора.
В первый же квартал после внедрения Хантфлоу наши клиенты повышают скорость найма на 15–30%. Никакой магии — только аналитика, контроль времени пребывания на каждом этапе и регламентные договоренности о пресечении зависания кандидатов.
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом по источникам резюме
Чтобы узнать, откуда приходят кандидаты и как они перемещаются по этапам подбора, воспользуйтесь отчетом по источникам резюме.
Зачем нужен отчет
✅ Оценивать, стоит ли тратить ресурсы на источник. Допустим, отчет показывает: джоб-сайт дает мощный поток кандидатов, но они редко доходят до оффера. Получается, вы платите за нерелевантных кандидатов и тратите время рекрутеров на обработку этого потока.
✅ Сравнивать источники. Например, вы работаете с тремя агентствами и хотите понять, кто эффективнее. Открываете отчет, выбираете источники с помощью фильтра и сравниваете. И выясняется: одно агентство не присылало кандидатов, другое нашло 10 человек, но все они быстро отсеялись, а третье закрыло 3 позиции.
✅ Проверять гипотезы. Предположим, вы решились на эксперимент: разместили рекламу с вакансией в телеграм-канале и добавили новый источник в Хантфлоу. Чтобы оценить, как сработала реклама, посмотрите отчет: сколько кандидатов пришли из этого канала и далеко ли они продвинулись по воронке.
✅ Находить проблемы в процессах. Например, вы запустили внутреннюю реферальную программу, проанализировали ее эффективность и обнаружили, что сотрудники не приводят кандидатов. Почему? Возможно, они не понимают, как работает реферальная программа, или система вознаграждения их не мотивирует.
Важно
Рекрутеры должны точно фиксировать источник при добавлении кандидата в базу, иначе отчет будет недостоверным. В некоторых случаях источник проставляется автоматически, например, если резюме:
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом по отказам
Отчет показывает количество и причины отказов на каждом этапе подбора.
Зачем нужен отчет
✅ Получать инсайты. Производственная компания из Подмосковья с трудом закрывала инженерные позиции. Из отчета по отказам стало ясно: некоторые кандидаты отклоняют офферы, потому что «далеко ехать». Посмотрели, кто эти люди, — оказалось, инженеры. Как только компания арендовала офис в районе Третьего транспортного кольца, проблема решилась.
✅ Узнавать, в рынке ли ваши вакансии. Например, вы видите, что кандидаты отказываются от работы из-за низкой зарплаты или офферов от других компаний. Если это не разовый случай, а тенденция, то нужно решать проблему, чтобы конкурировать на рынке труда.
✅ Находить проблемы в подборе. Допустим, на этапе «Интервью в заказчиком» встречается много отказов из-за «несоответствия требованиям». Скорее всего, рекрутер не понимает, кто нужен заказчику, поэтому приводит не тех кандидатов. Важно уточнить требования к позиции и заново составить профиль вакансии.
Важно
Рассматривайте отказ в привязке к этапу, на котором он произошел. Одна и та же причина на разных стадиях подбора ведет к разным выводам. Например, вы часто отказываете из-за «отсутствия релевантного опыта». Если это происходит на ранних этапах, то все нормально. Но когда такие отказы встречаются на этапе финального интервью, это проблема: кандидат, рекрутер и заказчик напрасно потеряли время.
Еще важно, чтобы рекрутеры правильно фиксировали информацию в Хантфлоу — избегайте неинформативных отказов «по другим причинам».
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом по конверсии писем кандидатам
Отчет показывает, сколько направлено писем и получено ответов, а также процент открытых сообщений.
Зачем нужен отчет
✅ Эффективнее коммуницировать с кандидатами. Например, отчет показывает, что получатели не открывают ваши письма. Возможно, они попадают в спам — тогда стоит использовать другие каналы общения. Либо проблема в скучном заголовке — попробуйте экспериментировать с формулировками.
✅ Чтобы усилить или переформулировать ценностное предложение. Допустим, кандидаты читают письма, но не отвечают — то, что вы пишете, им непонятно или неинтересно. Тогда нужно проверить, соответствуют ли ваши условия рынку, и при необходимости отредактировать текст письма.
✅ Оценить работу рекрутера — сколько писем он отправил кандидатам.
✅ Превратить почту в мощный инструмент привлечения кандидатов. В компании Актион не делали большую ставку на письма в IT-подборе. Они думали, что в основном айтишники общаются в телеграме и редко пользуются электронной почтой. Но когда посмотрели отчет по конверсии отправленных писем, то оказалось, что 40% кандидатов отвечали рекрутерам. Теперь Актион использует почту для прямого поиска, вкладывается в этот инструмент, экспериментирует с письмами и заголовками.
Важно
Часто кандидаты игнорируют первое письмо: чтобы установить контакт с человеком, нужно построить цепочку касаний из нескольких посланий. Для этого в Хантфлоу есть фоллоу-апы — письма, которые автоматически направляются кандидату, если он не ответил на первое сообщение. Как их настроить, можно прочитать в руководстве.
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом по назначенным интервью
Отчет показывает количество проведенных и отмененных интервью. Доступна статистика в разрезе отдельных вакансий и рекрутеров.
Зачем нужен отчет
✅ Оценивать активность рекрутера — сколько встреч он проводит.
✅ Сравнивать рекрутеров между собой: если один сотрудник организовывает 20 интервью за неделю, а другой по аналогичным вакансиям только 5, это повод задуматься.
✅ Находить и устранять неисправности в процессах подбора. Если отчет показывает низкую доходимость до интервью, нужно разбираться в причинах. Может быть, рекрутер плохо продает вакансию, кандидаты забывают о встрече или до момента интервью проходит много времени — люди успевают найти другую работу.
Важно
Частые отмены интервью — это не мелочь, а серьезная проблема. Рекрутер и заказчик выделяют время, готовятся к встрече, бронируют переговорку — и все зря, ведь кандидат не пришел.
Чтобы встречи не срывались, нужно напоминать людям о них. Можно внедрить регламент, по которому рекрутеры будут каждое утро обзванивать кандидатов и подтверждать интервью. Но можно не полагаться на человеческий фактор: Хантфлоу умеет отправлять SMS-напоминания, которые позволяют повысить доходимость на 40%.
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом по персональным данным
Хранить и обрабатывать персональные данные кандидатов можно только с их разрешения. В Хантфлоу есть специальный модуль, который позволяет запрашивать согласие одним кликом.
Если модуль подключен, то отчет будет показывать кандидатов, у которых истек срок получения согласия, а также тех, кто запретил обрабатывать свои персональные данные.
Зачем нужен отчет
✅ Контролировать процесс получения согласия на обработку персональных данных. Ваш юрист наконец перестанет вздрагивать при слове «Роскомнадзор».
✅ Своевременно удалять из системы людей, которые не дали согласие на обработку персональных данных.
✅ Видеть кандидатов, которые затягивают с ответом, чтобы повторно направлять им запросы.
Важно
За нарушение закона «О персональных данных» предусмотрены штрафы. Поэтому мы подготовили бесплатный буклет о том, как правильно обрабатывать персональные данные кандидатов.
Как пользоваться отчетом
Перейдите в центр аналитики Хантфлоу и выберите отчет «Персональные данные».
Как работать с отчетом по оценке рекрутмента
При закрытии позиции автор заявки на подбор может оценить работу рекрутера. Центр аналитики изучает эти оценки и сводит их в отчет-светофор, который показывает:
Зачем нужен отчет
✅ Узнавать о проблемах и предотвращать конфликты. Руководитель рекрутмента видит низкую оценку, нажимает на диаграмму и переходит к качественному анализу: проверяет, кто кого и по какой вакансии так оценил. С этой информацией уже можно идти к заказчику и рекрутеру, чтобы разобраться в проблеме.
✅ Улучшать взаимодействие с заказчиками. Осознанно влиять можно только на то, что измеряется и анализируется. Допустим, сейчас средняя оценка — 7, а нужно 9. Чтобы достичь этой цели, надо найти и устранить факторы, которые негативно влияют на удовлетворенность заказчиков. Например, перестроить процессы, ввести регламенты, потушить конфликты, обучить сотрудников.
✅ Оценивать работу рекрутера. Если баллы сотрудника стабильно ниже средних по всему подбору, нужно выяснять, что именно не так. Возможно, он плохо снял заявку на вакансию, приводил нерелевантных кандидатов, пропадал и не выходил на связь, нарушил сроки закрытия позиции.
✅ Видеть процент позиций без оценки. Важно собирать обратную связь в 100% случаев: если заказчики оставляют фидбек, только когда довольны или расстроены, то все промежуточные значения ускользнут и статистика будет недостоверной.
Как пользоваться отчетом
Как работать с отчетом по дополнительной информации о кандидатах
По просьбе клиента мы можем добавить в анкету кандидата поля для дополнительной информации. Рекрутер переходит в анкету кандидата, нажимает на кнопку «Заполнить доп. информацию» и вносит данные.
Отчет позволяет выгружать дополнительные сведения о кандидатах в формате, пригодном для аналитики. Визуальная часть отчета в Хантфлоу показывает:
Для детального анализа нужно нажать на «Скачать эксель». На почту придет файл в формате xlsx — выгрузка с информацией из дополнительных полей, которую потом можно использовать для продвинутой аналитики.
Зачем нужен отчет
Многие наши клиенты встраивают дополнительные поля, чтобы собирать и анализировать информацию о кандидатах. Например, одна крупная IT-компания добавила поля:
Все эти данные компания выгружает в эксель и использует для полноценной зарплатной аналитики по разным специальностям.
«Хантфлоу» — профессиональная CRM для рекрутинга Статьи редакции
Подключает команду к подбору специалиста, позволяет отслеживать весь ход поиска и сокращает время работы с вакансией.
Меня зовут Михаил Танский, мне 31 год. Вместе с моим партнером Виталием Глибиным мы запустили «Хантфлоу» — профессиональную CRM для рекрутинга.
До «Хантфлоу» мы оба более десяти лет разрабатывали и запускали сервисы для крупнейших интернет-компаний России. Работали в Mail.Ru Group, медиахолдинге «Актион-медиа» и компании HeadHunter. В каждой корпорации нам нужно было нанимать людей в команду.
В «Хантфлоу» мы вложили, с одной стороны, наш опыт разработки больших b2b-сервисов, а с другой, — понимание проблем процесса подбора. У нас получилось сделать сервис, который объединяет команды наших клиентов вокруг рекрутинга.
Идея механики интерфейса пришла в голову в 2014 году, когда я был продуктовым менеджером в «Программе Главбух» и отвечал за найм техдиректора. Я сформулировал требования к идеальному кандидату, и тут начался ад. Специалиста искали самостоятельно на рекрутинговых сайтах и с помощью двух кадровых агентств. Отклики приходили с корпоративного сайта и по рекомендации из соцсетей.
Сначала резюме рассматривали мы с директором проекта. Понравившиеся показывали техническому консультанту для оценки опыта. После вместе собеседовали кандидатов и, в случае одобрения, отправляли их на встречу с генеральным директором всего медиахолдинга.
Уже скоро Excel, в котором я фиксировал работу с кандидатами, начал дымиться, а вместе с ним и я. Резюме хранились на рекрутинговых сайтах, в откликах, в файлах на компьютере, на почте, в Facebook и в Google Docs. Переписка с соискателями велась по почте, в Skype и Facebook.
На двадцатом кандидате я начал сходить с ума. Тогда и стало понятно, какой должна быть идеальная программа для ведения вакансий и базы резюме. Я поискал сервис для организации работы по вакансиям, но все они показались устаревшими или некачественными. В 2015 году мы запустили «Хантфлоу».
«Хантфлоу» позволяет полноценно работать с вакансиями: добавлять резюме из разных источников и отслеживать весь ход подбора.
Но самое главное в сервисе — удобный быстрый интерфейс, вовлекающий команду в процесс подбора. К работе над вакансией рекрутер приглашает коллег с нужным уровнем доступа. Тимлид, например, оценивает только компетенции кандидатов на раннем этапе, а технический директор обсуждает итоги собеседования, условия предложения и дату выхода на работу — эта информация недоступна тимлиду.
Дальше всё работает по принципу комментирования публикаций в любой современной соцсети. Как только рекрутер переводит кандидата на доступный коллеге этап подбора, руководитель отдела получает почтовое уведомление и прямо в сервисе смотрит и комментирует резюме кандидата. Об этом, в свою очередь, получает уведомление рекрутер и работает с кандидатом дальше.
В 2015 году наши первые клиенты — дата-центры Selectel и маркетинговый сервис Semrush — выбрали «Хантфлоу» в том числе из-за возможности вовлечь в процесс команду.
Мы идеально угадали механику. Оказалось, что людям настолько нравится писать комментарии в соцсетях, что время на отклик по кандидату сократилось до считанных минут. А нанимающие руководители перестали «динамить» рекрутеров с ответами по резюме.
«Хантфлоу» сохраняет резюме из разных источников.
Распознает резюме в PDF, DOCX, DOC или RTF.
Формирует отчеты по вакансиям, эффективности рекрутеров, источникам резюме и причинам отказов кандидатов.
Интегрируется с любой рабочей почтой рекрутера и обеспечивает полную синхронизацию переписки с кандидатом внутри сервиса.
Добавляет собеседования в корпоративный календарь, к которым автоматически прикрепляет файл с резюме.
Следит за дубликатами резюме и предупреждает, если с кандидатом уже велась работа ранее.
Недавно мы первыми из HR-программ выпустили приложение, которое прямо на экране телефона показывает, какой кандидат звонит. Рекрутер заранее настраивается на разговор и обращается к кандидату по имени. Это помогает повысить имидж компании на рынке труда.