Характеристика и рекомендательное письмо в чем разница
Характеристика, рекомендация и представление – понятия, особенности составления и оформления
Как известно, деловые документы личного характера – это документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью или относящиеся к ее осуществлению. Такими документами являются: автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, представление, доверенность личного характера, расписка и др.
Если в автобиографии и резюме автор описывает события личной жизни, собственные достоинства и профессиональные навыки, то в характеристике, рекомендации и представлении излагается своеобразный отзыв на того, о ком идет речь в документе.
Каких-либо нормативно-правовых требований, регламентирующих составление характеристик, рекомендаций и представлений в настоящее время нет. Их содержание во многом определяется практикой и принятыми в организации стандартами делопроизводства.
Характеристика и рекомендация: понятия, отличия, структура, оформление
Здесь представлен образец оформления характеристики.
В зависимости от адресата различают следующие виды характеристик:
По целям дальнейшего использования существует множество видов характеристик. Например:
Традиционно, характеристика составляется на фирменном бланке организации на листе формата А4 и оформляется исходя из общих правил делового стиля.
Грамотно составленная характеристика должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, выдающей характеристику; название вида документа (характеристика); дата составления; фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, которому выдается характеристика; текст; подписи; печать; гриф утверждения.
Текст характеристики может иметь следующую структуру:
Отметим, что для характеристик, предназначенных к внешнему использованию, главным требованием является их официальность. Поэтому составляется такая характеристика уполномоченным лицом, имеющим право выдавать характеристики в соответствии с локальным нормативным актом организации (сотрудником кадровой службы или начальником подразделения). Подписываться внешние характеристики должны уполномоченным лицом, первым лицом организации и заверяться печатью.
Внутренние характеристики подписываются только руководителем кадровой службы или составителем характеристики, оттиск печати в них не ставится.
Поскольку характеристика относятся к документам, содержащим персональные данные работника, то в соответствии со статьей 88 ТК РФ, передавать такие данные третьей стороне возможно только после получения письменного согласия работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом).
Если инициатором составления характеристики, предназначенной для внешнего использования, является работник, то характеристика выдается ему под расписку.
Составляется рекомендация так же, как и характеристика, но в рекомендации обязательно отмечаются ключевые достижения, сильные стороны соискателя.
Обязательны и контактные координаты: должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендацию (рекомендательное письмо) и его контактный телефон, для возможности подтвердить рекомендацию.
Представление: понятие, виды, реквизиты, структура, образец
Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий.[2] Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.
Здесь представлен образец оформления представления.
Различают следующие виды представлений:
Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст наиболее распространенных видов представлений (представления к поощрению и назначению на другую должность) содержит следующую информацию:
Подписывается представление руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации.
Другие статьи по данной теме:
Список использованных источников
Характеристика кандидата с прошлого места работы
Ошибки в найме дорого обходятся компаниям, поэтому прежде чем выслать кандидату оффер, нужно наверняка убедиться в том, что он вам подходит. Помочь в этом может характеристика или же рекомендации с прошлого места работы.
Мы уже делились с вами информацией о том, как составить характеристику на сотрудника, но в этой статье зайдем с другой стороны и расскажем, как можно использовать данные с характеристики на этапе найма.
Характеристика: что это и в каких ситуациях нужна
Характеристика на сотрудника – деловой документ, который составляют при увольнении, переводе на другую должность или отдел. Кроме того, характеристики нужны для суда, в военкомат или же, если сотрудник хочет взять кредит.
Есть два вида характеристик – внутренние и внешние. Внутренняя характеристика нужна при переводе сотрудника на другую должность, а также в случае поощрений или дисциплинарных нарушений. Внешняя – это характеристика с прошлого места работы. Она составляется по запросу сотрудника или нового работодателя.
Чем характеристика отличается от рекомендательного письма?
Многие работодатели и сотрудники думают, что характеристика и рекомендация – это одно и то же. Часть правды в этом есть, поскольку и характеристика, и рекомендательные письма дают возможность понять, какими качествами обладает кандидат и впишется ли он в вашу корпоративную культуру.
Но все-таки характеристика – это более деловой документ, который описывает положительные и отрицательные черты характера сотрудника, его навыки и способности. А рекомендательное письмо представляет собой отзыв (чаще всего положительный) о работе специалиста.
Характеристика/рекомендация: когда верить, а когда нет
Во время сбора рекомендаций, очень важно не верить каждому слову в рекомендации или характеристике и учитывать следующие факторы.
Обращайте внимание на то, как изложена информация. Если вы получаете не информацию о профессиональных качествах специалиста, а мнение о них от другого человека, эта оценка – субъективная.
«Люди не меняются» – распространенное ошибочное мнение. Поэтому, когда мы берем рекомендации у руководителей, с которыми кандидат работал несколько лет назад или даже месяцев, нужно понимать, что за это время человек мог проработать свои недостатки и стать лучше.
Общий вывод таков – к рекомендациям и характеристикам следует относиться как к дополнительному источнику информации о кандидате. Не стоит делать поспешные выводы, исходя лишь из информации характеристик.
Преимущества характеристик/рекомендаций
У кого и как просить рекомендацию
Для получения рекомендаций есть два способа. Первый – лично попросить кандидата предоставить характеристику или дать контакты людей, которые могут поделиться рекомендацией о нем. И второй – запросить рекомендации без ведома кандидата в соцсетях или связавшись с его руководством/коллегами.
Хотим сразу отметить, что второй способ – максимально неудачный, поскольку люди не всегда ищут новую работу, когда уволились со старой. Иногда бывают ситуации, когда мы начинаем подыскивать новое рабочее место, оставаясь в штате. Поэтому такой нежданный звонок или сообщение может обойтись кандидату потерянным местом работы, а рекрутеру и компании – понижением бренда работодателя и репутации.
Вот наглядный пример того, как не надо делать. История о недальновидном рекрутере и рекомендациях.
Подборка вопросов для сбора рекомендаций
После того, как вы собрали необходимую информацию, очень важно поблагодарить человека за уделенное время и сохранить его контакты.
Характеристика на кандидата: пережиток прошлого или помощь
Как видите, сбор характеристик и рекомендаций действительно может помочь принять более взвешенное решение, касательно найма нового специалиста. Однако, помните, пожалуйста об этической стороне вопроса и не запрашивайте рекомендации без ведома кандидата и том, что это лишь дополнительный источник информации.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Рекомендательное письмо, характеристика, отзыв: в чем отличие
| Добавлено: 2011-02-02 16:00:26 |
К самостоятельной группы документов делового общения относятся характеристики, отзывы, рекомендательные письма. Чем они отличаются друг от друга и что в них общего? Как правильно оформить эти документы и что именно имеет в них указан? Эти вопросы нередко возникают в практической работе. Поэтому стоит уделить им должное внимание.
Правильно оформленная характеристика считается официальным документом. Ее выдает руководство или администрация предприятия (учебного заведения) своему работнику (студенту, практиканту). Характеристика нередко является обязательным документом при принятии решений о переводе на другую должность или место работы, направление в командировку или на учебу с отрывом от производства. Этот документ также используется при применении в отношении сотрудника мер поощрения или наказания (привлечение к ответственности).
При проведении аттестации сотрудников характеристика считается одним из важнейших документов, поскольку она отражает итоги аттестации работника. По результатам аттестации принимаются решения о дальнейшем служебное положение: перемещение или увольнения работника. В первых двух случаях могут также использоваться функциональные характеристики, в которых особое внимание уделено оценке определенных профессиональных и личностных качеств, необходимых для выполнения порученной работы. Например, при переводе референта на должность заместителя начальника отдела по связям с общественностью, с должности технического работника на должность специалиста т.д.
Отдельно стоит остановиться на производственной характеристике. В ней отражается уровень подготовки лица, составляет квалификационный экзамен. Производственная характеристика является обязательным документом, подготовленным по результатам прохождения работником производственной практики или учебы, подписывается руководителем предприятия или структурного подразделения (начальником цеха, участки и т.п.) и хранится в личном деле работника. Такая характеристика по своему функциональному назначению приближается к ответу.
Отзывы также может быть составлен как вывод-оценка определенной научной работы, статьи, должна быть опубликована, нового проекта, отчета по итогам проведенной работы. В таком случае в отзыве тщательно анализируют положительные стороны и недостатки представленной работы, выводы должны быть обоснованными.
Следует отметить, целью составления и характеристики, и отклика являются: документирование сведений, информирование об их содержании руководства предприятия и самого работника, а также подготовка соответствующего управленческого решения о наиболее целесообразно применение знаний и навыков работника на предприятии или вне его.
Оформление характеристики или отзыва
Перед тем как составить окончательный текст характеристики или отклика, следует провести работу, во время которой накапливаются необходимые сведения о работнике. Вся информация, как правило, фиксируется в документах, отражающих показатели эффективности работы ее качества, динамику деятельности за определенные периоды времени, результаты выполнения отдельных производственных задач и т.д. Также используются документы, в которых эти результаты сравниваются с результатами коллег, выполняющих такую же работу или занимают соответствующую должность.
При оценке личностных качеств работника большое внимание уделяют впечатлением, которые складываются в процессе делового (формального) и неформального общения. В некоторых случаях учитывается и мнение коллег работника, которые хорошо его знают по совместной работе и вне ее. Для этого используют анкеты (опроса), в которых предлагают дать оценку (в баллах) личностным и деловым качествам работника или просто отметить те из них, которые имеет работник.
Название документа (и характеристики, и отклика) печатается по центру листа прописными буквами без кавычек.
Заголовок отклика начинается с предлога (как правило, о или на):
* О результатах прохождения работником Коваль И. С. испытательного срока.
* Об итогах стажировки менеджера по продажам компании «Альтфактор-Донецк».
* На дипломную работу студентки 5-го курса Национального экономического университета (специальность: «Менеджмент организаций») Глущенко Светланы Николаевны на тему: «Оценка работы торгового персонала в магазинах оптовой торговли».
Нейтральность изложения достигается использованием утвердительных глаголов: характеризуется, справится, выполняет т.д.
Какая информация должна быть отражена в характеристике
1. Сведения о трудовой деятельности: образование, стаж работы по специальности, должность, с какого времени работает на предприятии, профессиональная компетентность, знание необходимых нормативных документов, перемещение по службе.
3. Оценка моральных качеств: производственная этика, стиль общения, соблюдение корпоративных правил поведения, способность к творчеству, отношения с сотрудниками. Также приводятся сведения о наградах и поощрениях (взыскания).
В итоге делают соответствующие выводы (в зависимости от цели составления характеристики) и указывают назначение характеристики.
Если характеристика составляется на увольняемого (или выпускника учебного заведения), то текст следует преподавать в прошедшем времени. Если же работник работает (студент учится), то в настоящем.
Примерный перечень вопросов, которые освещаются в отзыве:
* Соответствие квалификации;
* Стремление к повышению профессионального уровня;
* Умение не разглашать доверенные сведения;
* Соблюдение принятых норм поведения;
* Личностные качества (работоспособность, умение учиться, чувство ответственности, коммуникативные навыки, стрессоустойчивость, лидерские качества и т.п.);
* Выводы с предложениями, оценкой и критическими замечаниями.
Составив документ, надо еще несколько раз его перечитать, чтобы убедиться в объективности.
Подписывает характеристику руководитель организации и руководитель структурного подразделения (непосредственный начальник). Отзывы подписывает только непосредственный руководитель.