Как сделать деловой документ

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации» [3].

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 713 ;

Источник

Практическая работа 1. Тема: создание в MS WORD деловых документов, таблиц, шаблонов и форм

Практическая работа 1

Тема: СОЗДАНИЕ в MS WORD ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ТАБЛИЦ, шаблонов и форм.

Задание 1. Оформить приглашение по образцу.

1. Откройте текстовый редактор Microsoft Word.

2. Установите нужный вид экрана, например — Разметка страницы (Вид/Разметка страницы).

3. Установите параметры страницы (размер бумаги — А4; ориентация — книжная; поля: левое — 3 см, правое — 1,5 см, верхнее — 3 см, нижнее — 1,5 см), используя команду Файл/Параметры страницы (вкладки Поля и Размер бумаги).

4. Установите межстрочный интервал — полуторный, выравнивание — по центру, используя команду Формат/Абзац (вкладка Отступы и интервалы).

5. Наберите текст, приведенный ниже. В процессе набора текста меняйте начертание, размер шрифта (для заголовка — 14 пт.; для основного текста — 12 пт., типы выравнивания абзаца — по центру, по ширине, по правому краю), используя кнопки на панелях инструментов.

6. Заключите текст приглашения в рамку и произведите цветовую заливку.

Для этого: выделите весь текст приглашения;

• выполните команду Формат/Границы и заливка;

• на вкладке Граница установите параметры границ: тип — рамка; ширина линии — 3 пт.; применить — к абзацу; цвет линии — по вашему усмотрению;

• на вкладке Заливка выберите цвет заливки;

• укажите условие применения заливки — применить к абзацу;

7. Вставьте рисунок в текст приглашения (Вставка/Рисунок/Картинки); задайте положение текста относительно рисунка — «Вокруг рамки» (Формат/Рисунок/Положение/Вокруг рамки).

8. Скопируйте дважды на лист типовое приглашение (Правка/Копировать, Правка/Вставить).

9. Отредактируйте лист с полученными двумя приглашениями и подготовьте к печати (Файл/Предварительный просмотр).

10. Сохраните файл в папке вашей группы, выполнив следующие действия:

• выполните команду Файл/Сохранить как…;

• в диалоговом окне Сохранить как. укажите имя диска и имя папки Номер группы); введите имя файла, например «Приглашение»;

• нажмите кнопку Сохранить.

Задание 2. Создать на следующей странице документа (режим Разрыв страницы) таблицу с автоформатом, рассчитать сумму столбца.

1. Создайте таблицу (число столбцов — 8; число строк — 7) с автоформатом, пользуясь командами Таблица/Вставить/Таблица/Автоформат/Столбцы 5 (рис. 1).

Рис. 1. Диалоговое окно Автоформат таблицы

2. Оформите таблицу по образцу (рис. 2) и введите произвольные данные.

Рис. 2. Форма таблицы для заполнения

3. Рассчитайте сумму столбца «Оклад», используя команду Таблица/Формула (предварительно установить курсор в ячейку «Оклад—Итого») (рис. 3).

Рис. 3. Задание формулы для расчета суммы столбца

4. Сохраните документ.

Задание 3. На следующей странице создать таблицу с использованием табуляции.

Наберите приведенную ниже таблицу в виде столбцов (рис. 4), используя табуляцию.

Перед набором табличных данных расставьте табуляторы определенного вида на горизонтальной линейке. Вид табулятора и его положение на линейке приведены ниже:

• для 1-й колонки — (с выравниванием слева) 1,5 см;

• для 2-й колонки — (с выравниванием по центру) 7,5 см;

• для 3-й колонки — (с выравниванием по десятичной запятой) 10,5 см.

Табуляторы выбирать в левом углу линейки и устанавливать на линейке одинарным щелчком мыши (рис. 5) или заданием команды Формат/ Табуляция.

Объем персональных компьютеров, тыс. руб.

Компания 2008 г. 2009 г.

Packard BellNEC 5,07

Рис. 4. Образец оформления таблицы с использованием табуляции

Рис. 5. Линейка с установленными табуляторами

При наборе табличных данных двигайтесь по установленным табуляторам при помощи клавиши [Таб].

Задание 4. На следующей странице документа создать таблицу по образцу, используя объединение ячеек.

Наберите таблицу изменения роста поставок компьютерного оборудования за 2005. 2009 г. г. по приведенному образцу, используя объединение ячеек (Таблица/Объединить ячейки).

Сохраните и закройте документ.

Задание 5. Создать календарь на текущий месяц с использованием Шаблона.

2. Последовательно выбирая стиль, ориентацию листа и месяц/год, создайте календарь на текущий месяц.

3. Сохраните документ в своей папке.

Рис. 6. Выбор Мастера создания календарей

Задание 6. Оформить докладную записку по образцу.

Краткая справка. Верхнюю часть докладной записки офор­мляйте в виде таблицы (2 столбца и 1 строка; тип линий — нет границ). Этот прием оформления позволит выполнить разное вы­равнивание в ячейках таблицы: в левой ячейке — по левому краю, в правой — по центру. Для оформления нижней части записки с подписью должностного лица используйте табуляцию.

Сектор аналитики и экспертизы Директору Центра ГАНЛ

Сектор не может завершить в установленные сроки
экспертизу проекта маркетингового исследования фирмы «Астра-Н» в связи с отсутствием полных сведений о финансовом состоянии фирмы.

Прошу дать указания сектору технической документации предоставить полные сведения по данной фирме.

Приложение: протокол о некомплектности технической документации фирмы «Астра-Н».

аналитики и экспертизы (подпись)

Задание 7. Создать докладную записку на основе Шаблона.

1. Создайте на основе шаблона Стандартная записка докладную записку (Файл/Создать, вкладка Записки/Стандартная записка) (рис. 7).

Рис. 7. Выбор Мастера создания записок

Содержание докладной записки возьмите из Задания 6.

Краткая справка. Для использования шаблона докладной записки выделите текст, который следует заменить, и введите текст своей записки. Чтобы сохранить созданный документ как шаблон, выберите команду Сохранить как в меню Файл. В списке Тип файла выберите Шаблон документа. Чтобы использовать сохраненный шаблон, выберите команду Создать в меню Файл, а затем дважды щелкните мышью по нужному шаблону.

Пример созданной докладной записки на основе шаблона приведен на рис. 8.

Сохраните созданный документ в своей папке.

Рис. 8. Докладная записка, созданная на основе Шаблона

Задание 8. Создать шаблон-форму «Календарь дел рабочей недели».

Краткая справка. Форма — это документ, который содержит элементы:

• текст и графические элементы, которые не могут быть изменены;

• незаполненные области, в которые вводится информация.

1. Создайте документ «Календарь дел рабочей недели», как на рис. 9.

2. Введите поля в место ввода месяца и в ячейки таблицы. Для этого откройте панель инструментов Формы (Вид/Панели инструментов/Формы), установите курсор в то место документа, где задается поле формы для ввода, и нажмите кнопку Затенение полей формы и Текстовое поле (аб|) панели Формы. В документе появится затененное поле для ввода текста в форму.

Источник

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Источник

Составление деловой документации

4. Объяснительная записка.

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

— Наименование адресата: должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже).

— Фамилия, инициалы подававшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес.

— Наименование документа (в середине листа со строчной буквы).

— Список прилагаемых документов (при необходимости).

— Подпись заявителя (внизу справа).

— Дата подачи заявления (внизу слева, число и год пишутся ци­фра­ми, месяц словами).

Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, выдающего доверенность.

Структура доверенности на получение денег

— Наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы).

— Фамилия имя отчество, адрес, паспортные данные лица.

— Содержание доверенности (кто – доверяю – кому – что сделать) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).

— Дата выдачи доверенности.

— Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего под­пись доверителя.

— Дата удостоверения подписи.

Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

— Наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы).

— Фамилия, имя, отчество должностного лица, дающего расписку.

— Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

— Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество или сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

— Подпись получателя (справа).

— Дата составления расписки (слева).

Составление объяснительной записки

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки

— Наименование адресата (должность, инициалы, фамилия).

— Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.

— Наименование документа (в середине строки со строчной буквы).

— Текст объяснительной записки.

— Список прилагаемых документов.

— Дата написания объяснительной записки (слева).

Автобиография – документ, в котором описываются социально значимые и важные для официального представления человека сведения из его жизни.

— Наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы).

— Фамилия имя отчество автора; число, месяц и год рождения; место рождения.

— Сведения о членах семьи (родители, братья, сестры, их год рождения, род деятельности).

— Сведения о себе: образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения, участие в общественной работе; семейное положение, наличие детей; домашний адрес.

Резюме (от фр. «излагать вкратце») – краткая анкета лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму (в отдел кадров) для заочного профессионального конкурсного отбора на вакантную должность.

— Цель: интересующая вакансия. Записывается в верхнем левом углу листа.

— Наименование документа (в центре строки).

— Фамилия, имя, отчество автора резюме (на следующей строке, в родительном падеже).

— Персональные сведения: дата и место рождения, гражданство, паспортные данные, семейное положение, домашний адрес, телефон, факс.

— Сведения об образовании. Указывается основное образование, которое позволяет претендовать на заявленную должность. О дополнительном образовании (втором высшем образовании, курсах и т.п.) необходимо писать лишь в том случае, если оно соответствует цели. Сведения об образовании излагаются в хронологическом порядке.

— Профессиональный опыт. Описание дается в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы: период работы, название предприятия, сфера деятельности, должность, описание обязанностей, достижения.

— Дополнительные сведения: степень владения ПК, иностранными языками, наличие водительских прав, личные качества.

— Дата составления резюме.

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация предприятия (учебного заведения) своему сотруднику (ученику), при решении целого ряда вопросов (поступление в учебное заведения, аттестация на должность и т.п.).

— Общие сведения (фамилия, имя, отчество, дата и место рож­де­ния).

— Образование и сведения об учебе.

— Сведения о профессиональной деятельности.

— Характеристика деловых качеств, способностей, интересов, увлечений.

— Взаимоотношение в коллективе, коммуникабельность, качества руководителя (исполнителя).

— Указание на цель составления характеристики.

— Подпись руководителя, дата, печать.

Дата добавления: 2016-05-25 ; просмотров: 2250 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник