Как сделать дело на человека
Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления
Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.
Особенности рассматриваемого вопроса
Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.
Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку. Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:
Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.
Состав личного дела
Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.
Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:
Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:
В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:
Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.
Формирование и ведение документов
В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:
На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:
После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:
Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.
Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:
Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.
Хранение официальных бумаг
Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.
Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:
По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.
Процедура закрытия
Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:
Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.
После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.
Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.
Сегодня вы узнаете:
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Содержание
Личное дело: что это такое и зачем вести
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела
Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.
Порядок ведения дел
Этот процесс включает в себя:
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.
Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.
Журнал регистрации: как вести
Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.
Заключение
Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.
20 добрых дел, которые можно сделать сегодня
Сделанное кому-то добро возвращается к вам, словно бумеранг. И это вовсе не пустые слова. Думаю, вы и сами знаете, как часто бывает: сделав какое-то доброе дело, через некоторое время получаешь неожиданный подарок судьбы. Давайте вспомним, какие добрые дела мы можем делать регулярно, чтобы поднять себе и окружающим настроение и сделать мир человечнее.
1. Придержите дверь, когда выходите
Казалось бы, простое правило вежливости, но как много людей в спешке забывают об этой простой мелочи. А человек, идущий за вами, непременно оценит то, что вы на секунду остановились и придержали дверь для него.
2. Займитесь небольшой благотворительностью
Разберите наконец свои шкафы и ненужные вещи отдайте в детские дома или в другое место, например, где недавно произошло стихийное бедствие (такие сборы осуществляются регулярно). Эти вещи вовсе не нужны вам, но кому-то они принесут радость, кого-то они согреют и, возможно, даже спасут от смерти.
3. Оставьте положительный отзыв о своём любимом кафе
Мы не скупимся на негативные отзывы. Стоит нас обидеть, и об этом узнают друзья из всех социальных сетей. Когда же всё отлично, мы как-то не торопимся кричать об этом на каждом углу. Если вам понравилось кафе или ещё какое-то заведение, оставьте о нём положительный отзыв. У вас не займёт это много времени, а кафе приобретёт несколько новых посетителей. Да и ваши друзья наверняка поблагодарят вас за совет о хорошем месте, где они провели прекрасный вечер.
4. Сдайте кровь
Если вы не поленились один раз дойти до пункта сдачи крови, вы уже спасли чью-то жизнь.
5. Попробуйте некоторое время побыть волонтёром в доме престарелых
О, это непросто. Нужно обладать определённым складом характера, чтобы провести хотя бы несколько часов в доме престарелых, где находятся в основном пожилые люди, которые, наверное, слишком обременяют своих близких или у которых совсем нет близких. Несколько часов, проведённых с ними за беседой или какой-то игрой, запомнятся им, ведь это будет для стариков целое событие в череде довольно скучных дней.
6. Помогите освоиться новым соседям
В ваш подъезд переезжают новые соседи? Неплохо бы для начала с ними поздороваться. Предложить помощь в переезде, возможно, подсказать что-то, ответить на вопросы. Несколько простых действий, которые помогут вам укрепить добрососедские отношения, а может, и найти новых друзей.
7. Пропустите кого-то вперёд в очереди в супермаркете
Если у вас полная корзина продуктов, а за вами в очереди томится покупатель с единственной бутылкой воды, почему бы не пропустить его вперёд, особенно если вы не слишком торопитесь. Уверена, он будет не только очень удивлён, но и очень вам благодарен.
8. Отправьте неожиданный подарок другу
Не нужно ждать праздников. Просто в честь хорошего настроения отправьте другу, который живёт в другом городе, книгу или какую-то безделушку, да хотя бы просто открытку. Получать посылки всегда так радостно!
9. Принесите что-нибудь вкусное в офис
Почему бы утром не угостить своих коллег кексами или пончиками? Почему бы не притащить в офис арбуз, например, и не съесть его всем вместе? Настроение, несомненно, улучшится у всех.
10. Предложите своё парковочное место подъезжающей машине
Припарковаться где-нибудь у торгового центра — это настоящая проблема, особенно в праздничные дни. Если вы собираетесь уезжать и, подходя к своей машине, обратили внимание на водителя, который подбирает себе место для парковки, укажите ему, что вы сейчас уедете, чтобы он мог притормозить и встать на ваше место.
11. Помогите автомобилисту на дороге
Если вы опытный водитель и видите, что на обочине остановилась машина с включёнными аварийными сигналами, остановитесь и предложите помощь.
12. Одолжите кому-то в очереди мелочь
Если вы стоите за кем-то в очереди в кассе и у человека вдруг не хватает 50 копеек, чтобы оплатить покупку, или нет мелочи, чтобы отдать без сдачи, одолжите ему их. Понятно, что денег он вам не вернёт, но ведь это и не такая уж большая ценность, а человека вы избавите от необходимости отказываться от одной из своих покупок. Да и очередь позади вас будет благодарна за то, что вы не заставили ждать, пока кассир оформит отмену товара.
13. Уступите место в метро, маршрутке или трамвае
Тут дело касается не только пожилых людей, которым, само собой, следует уступить место. Уступите, если вы видите, что человеку, который находится рядом с вами, тяжело стоять, он слишком устал, ему нездоровится или у него тяжёлые сумки.
14. Оставьте у мусорки остатки еды
Моя мама никогда просто так не выкидывает остатки еды, которую в принципе ещё можно съесть, или засохший хлеб. Она аккуратно складывает это в пакет и вешает около уличных мусорных баков. Какому-то бездомному человеку не нужно будет долго копаться в мусоре, чтобы найти пищу, можно будет просто взять пакетик.
15. Поднимите то, что кто-то уронил
Если кто-то уронил перчатку или ещё что-то, обязательно окликните человека и укажите ему на потерю. А если вы стоите неподалёку, то поднимите вещь и подайте ему в руки.
16. Обучите кого-то тому, в чём вы профи
Недавно объяснила одной девушке-фотографу, как пользоваться сервисом Dropbox. Это заняло несколько минут, но она была счастлива, что теперь может использовать такой удобный инструмент. Если вы в чём-то профи, научите других тому, что знаете.
17. Предложите туристам сфотографировать их
Если вдруг увидите на улице туристов, которые пытаются сфотографировать сами себя на вытянутой руке, предложите им помощь. Наверняка никто не хочет, чтобы все их фотографии были как одна: огромные лица и крохотные достопримечательности где-то на заднем плане в районе уха.
18. Принесите лакомство для домашнего животного своих друзей
У вас остались мясные косточки от обеда, а вечером вы отправляетесь в гости к друзьям, у которых есть собака? Захватите косточки с собой. Друзья и их питомец будут вам благодарны.
19. Поделитесь с соседом зеленью и овощами со своего огорода
Если у вас или у ваших родителей есть свой сад и у вас уродилось гораздо больше зелени и овощей, чем вы сами можете съесть, поделитесь ими с друзьями или соседями.
20. Делитесь скидками
Если у вас появились лишние купоны на скидку, которыми вы вряд ли воспользуетесь, отдайте их тем, кто в них нуждается. Не храните до последнего, чтобы потом выкинуть.
Это далеко не все идеи небольших хороших дел, которые можно совершать регулярно, при этом не затрачивая много сил и средств. Расскажите в комментариях о ваших вариантах маленьких добрых дел.