Как сделать ежемесячный отчет
Волшебная палочка автоматизации: как делать отчёты с удовольствием
Представим обычную пятницу. Большинство коллег считают минуты до того, как уйдут с работы и отдохнут на выходных, а вам не терпится получить от команды долгожданный еженедельный отчёт о производительности.
Вы хорошо знаете, какой объём данных им необходимо собрать из нескольких источников и о множестве задач, возложенных на них, помимо подготовки отчёта. Это не похоже на радостное окончание недели для вашей команды, занятых во множестве проектов.
Согласно опросу, проведённому Adaptive Planning, только 46% сотрудников, участвующих в отчётной деятельности, удовлетворены процессом подготовки отчётов и точностью представленных в них данных.
Подготовка отчётов может быть сложной задачей. Неудивительно, что их создание занимает много времени, сил и делает сотрудников в конце недели ещё более уставшими.
В этой статье мы рассмотрим основные проблемы, связанные с подготовкой отчётов, обсудим преимущества автоматизации подобных задач, т.е. замены составленного вручную отчёта на RPA-отчёт, и продемонстрируем несколько примеров использования автоматизации отчётности в различных отраслях.
Прежде чем перейти к теме преимуществ, которые автоматизация может принести вашей команде, мы расскажем по крайней мере о 3 моментах, которые делают создание отчётов вручную ужасной рутиной.
Таблицы Excel не всегда лучшее решение для проверки точности данных, особенно для нескольких команд, работающих над одним проектом. Даже при лучшем раскладе, когда один пользователь заполняет электронную таблицу, довольно сложно актуализировать все связанные файлы. Когда дело доходит до отчётности, зачастую больше всего раздражает сверка всех данных за несколько периодов или для нескольких категорий данных.
Сбор данных из нескольких систем
Как менеджер вы несёте ответственность за данные, представленные в отчётах. Из-за сложного процесса сбора данных, требующего много времени на поиск, проверку, форматирование и введение данных в отчёты, вопросы достоверности данных, к сожалению, становятся второстепенными или даже третьими по важности.
Теперь, когда вы собрали данные, пора строить красивые и наглядные диаграммы и графики. Звучит супер креативно. Но это не так, если до дедлайна остался всего 1 час. Согласно исследованию Hubspot, только 53% финансовых директоров намерены внедрить стратегию визуализации данных в свои компании. Эта статистика свидетельствует о значительных пробелах в подходе к представлению данных среди команд, которые отбрасывают визуальные аспекты и спешат уложиться в сроки.
Теперь давайте представим, что у вас есть инструмент, который помогает команде преодолеть препятствия, связанные с необходимостью тратить ценные часы работы на отчетность. Вы бы использовали его? Ответ однозначно утвердительный.
Хорошая новость в том, что такой инструмент действительно есть. И это RPA.
RPA или роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая позволяет внедрять программных роботов, имитирующих действия человека, для выполнения повторяющихся задач. RPA может как использовать API для автоматического извлечения данных из каждой программы и внесения их в нужную систему, так и выполнять эти действия без API, используя только визуальный интерфейс программ.
Автоматизация составления и распространения отчетов позволяет экономить время, благодаря тому что процессы, не требующие непосредственного внимания человека, будут выполнены программными роботами.
Как SMM-щику освободить 5–10 часов ежемесячно, автоматизировав отчёты
Гайд по автоматизации отчётности, где вы научитесь быстро выгружать данные и собирать их в готовые дашборды за пару минут.
Александр Ларионов
Read more posts by this author.
Александр Ларионов
Статья предоставлена специалистами сервиса DataFan.
Отчёты SMM — рутина, сжирающая ресурсы. Если вы специалист, вам приходится тратить личное время. Если агентство, то платить зарплату специалистам за то, что они фиксируют уже достигнутые результаты.
Хорошо, что эту задачу можно автоматизировать.
Зачем нужны автоотчеты
Технически они устроены так: сервис DataFan подключается к рекламному кабинету и собирает из него информацию в готовую таблицу или динамический дашборд, который доступен по ссылке.
Что в этом хорошего и удобного:
Экономит время. Вам не нужно собирать данные вручную и перебивать их в таблицу. – сервис все сделает за вас.
Проще проводить сравнительную аналитику. Вы можете сводить отчёты по показателям из разных соцсетей в одну таблицу. Это поможет проанализировать эффективность продвижения в целом и сравнить результаты в отдельных соцсетях.
Отчёты подстраиваются под ваши задачи. Вы можете выгружать только нужные вам показатели и составлять под них отдельные таблицы.
Вам доступна сразу вся информация. Сервис соберет все данные — даже те, которые вам не показывает рекламный кабинет. DataFan может выдать по каждому объявлению около 90 столбцов с разными метриками.
Вы можете самостоятельно настроить индекс вовлеченности. К примеру, задать разные параметры для Историй, видео и обычных постов в Инстаграме
Доступны разные форматы. Можно строить отчеты в самом DataFan, Google Таблицах, Excel, Power BI или Google Data Studio.
Как собрать данные для отчета
На выбор доступны кабинеты из ВКонтакте, Одноклассников, Фейсбука, Инстаграма и MyTarget. Мы покажем, как привязать последний — остальные работают по тем же принципам.
Главная страница сразу показывает все варианты
Итак, для начала вы должны быть зарегистрированы в DataFan и myTarget. Проще всего привязать аккаунт, создав интерактивный автоотчет. Начнем.
Выберите свой аккаунт из myTarget. Если его нет — подключите. Демонстрационный аккаунт уже подключен, и подключён только он — поэтому в выпадающем меню лишь один вариант.
Нажмите «Далее». Выберите параметры сбора данных: взять для анализам отдельную кампанию или все данные за определенный период. После этого потребуется подождать 3-7 минут, пока сервис обрабатывает запрос.
8. Нажмите «Создать отчет». Откроется новое окно в Google Data Studio.
Видео-версию можете посмотреть в нашей короткой инструкции «Как создать первый дашборд» на Ютубе.
Как выгрузить отчет в таблицы
Для этого нам понадобятся набор данных из DataFan, пустая таблица и установленное дополнение DataFan для гугл-таблиц (оно бесплатное). Дополнение можно установить, перейдя по ссылке выше.
Нажимаем «Установить»
Дополнение устанавливается не в ваш браузер, а напрямую в Таблицы, поэтому оно подойдет для любой операционной системы и любого браузера — от Линукса с Интернет Эксплорером до Мака с его Сафари.
Теперь вам нужен набор данных — это данные вашего аккаунта или рекламного кабинета.
У вас откроется окно. В нём будут видны доступные наборы данных — и возможность создать новый набор. Если MyTarget (и любой другой аккаунты) был подключен ранее, то создавать новый набор не нужно – воспользуйтесь старым.
Добавляем источник
Нажмите кнопку «Добавить». По ее нажатию откроется список вариантов.
Выберите нужный вариант. Мы составляем отчет по работе с myTarget, поэтому листаем вниз, до самого последнего варианта.
Укажите название набора данных. Пока у вас один набор, можно ткнуть что угодно. Если больше — лучше присвоить другие названия, чтобы не путать.
Нажмите кнопку «Готово». Так вы начнете сбор данных.
Кликаем «Готово»
Вас сразу отправит на главный экран с наборами данных.
Проверяем статус
Чтобы собрать данные, нужно
3–7 минут. Использовать набор можно только после получения статуса «работает», как у остальных наборов в списке.
Если вы открываете сайдбар впервые, вам предложат авторизоваться в DataFan, если не впервые — у вас откроется список ваших наборов данных. В нашем случае окно открывается не в первый раз.
После выбора дат можно сразу выгрузить данные, а можно настроить выгрузку в пункте «Выберите поля».
Выгружаем данные в таблицу
Мы не будем настраивать выгрузку, а сразу заберем все данные. Можно настроить автообновление данных через редактирование. Подробнее – в нашей короткой видео-инструкции на Ютубе.
Готово!
Готовая таблица
Памятка
Не нужно быть профи, чтобы настроить автоотчеты. На бесплатном тарифе вы сможете собирать их за прошедшую неделю и держать на аккаунте 5 наборов данных. Этого хватит, чтобы вести отчётность сразу по 5 клиентам.
Желаем успехов!
Как написать эффективный ежемесячный отчет инвесторам
Отправка ежемесячных отчетов по электронной почте может помочь вам укрепить отношения с инвесторами. Тогда как отсутствие отчетов или их плохая структура могут привести к потере интереса к дальнейшему сотрудничеству с вами. Давайте посмотрим, как сделать ежемесячный отчет для инвестора максимально эффективным — и потратить на это минимум времени.
Как часто стартапы должны информировать инвесторов
83% инвесторов говорят, что они действительно ценят ежемесячные отчеты, поскольку те дают свежую информацию своевременно. Тем не менее, только 18% стартапов отправляют отчеты с необходимой частотой. Следовательно, если вы будете это делать, то инвесторы, консультанты и другие партнеры с большей вероятностью помогут вам, нежели конкурентам.
Обязательно отправляйте инвесторам емейлы-отчеты в один и тот же день каждого месяца. Например, если первый емейл был отправлен 1 апреля, то второй нужно отправить 1 мая.
Контент емейлов-отчетов для инвесторов
Сведите текст и визуальные эффекты к минимуму, потому что инвесторы любят краткость в изложении итогов.
Итак, какая информация делает емейл-отчет эффективным?
1. Итоги в цифрах
Цифры говорят за себя лучше, чем горы текста
(все цифры вымышленные)
Если вы сообщаете об одних и тех же показателях в каждом емейле, вы можете сохранить этот модуль в личную библиотеку, задав ему название. При создании следующего шаблона-отчета просто вставьте в него этот модуль.
Единственное, что останется сделать – обновить цифры. Эта функция значительно экономит время при создании емейла.
Это важно: пользовательские стили, примененные к некоторым элементам в сохраненных модулях, могут быть заменены на стили по умолчанию, если те были применены к отдельным модулям, а не ко всему шаблону.
2. Достигнутые результаты
Этот блок предназначен для KPI (ключевых показателей эффективности) вашей компании. Укажите, какие пункты вашего ежемесячного плана были успешно выполнены, а какие были отложены или отменены. Если что-то было отменено, объясните причину.
И сразу переходите к сути дела.
(все цифры вымышленные)
Если вы были упомянуты в обзорах известных блогеров, журналов и т.д., или же получили награду — не стесняйтесь делиться этой информацией. При желании вы можете даже вставить видео, в котором получаете награду, в ежемесячный отчет.
3. Ваши обновления
Теперь, когда вы изложили сухие цифры в своем отчете, переходите к деталям.
Акцентируйте внимание на всех продуктах, сервисах или устройствах, которые были выпущены после вашего последнего отчета. Вкратце объясните, какую функцию он выполняет, сколько времени ушло на его разработку, сколько это стоило. Будет уместно добавить позитивные отзывы пользователей о новых опциях, если таковые есть.
4. Планы на следующий отчетный период
Большинство стартапов регулярно проводят митинги по планированию, чтобы составить планы на следующую неделю/месяц/год. Почему бы не сообщить инвесторам, что вы и ваша компания собираетесь делать в течение следующего отчетного периода?
5. Ваши запросы
Когда речь идет о запросах, нужно учитывать две вещи:
их положение в емейле и длину.
Расположение:
Стартаперы, как правило, помещают свои запросы в конец емейла. Но инвесторы могут быть очень заняты — и не факт, что у них есть время прочитать наши емейлы-отчеты до конца.
Как написал в комментарии на Medium один инвестор, “все запросы должны находиться выше сгиба”.
Длина:
Многие люди чувствуют себя неловко, когда просят о помощи. По этой причине они добавляют длинные объяснения, почему им нужна помощь. Не заставляйте инвесторов читать ваши длинные истории – переходите прямо к делу.
6. Хвалите лучших сотрудников
Инвесторов и консультантов также может интересовать, кто из сотрудников внес наибольший вклад в развитие компании.
(все имена вымышленные)
Может быть несколько человек, которых вы хотите выделить или похвалить.
Будет здорово, если вы добавите фото этого человека/людей. А под фото опишите людей и их персональные достижения.
7. Новые ключевые сотрудники
Нашли проект-менеджера или графического дизайнера, которого искали 4 месяца? Опишите навыки, уровень, опыт работы и ваши ожидания.
(все имена вымышленные)
Добавьте в емейл-отчет фото и контакты этого человека.
Чтобы сделать это элегантно, спрячьте ссылки на аккаунты этого человека в соцсетях под соответствующими иконками.
8. События, запланированные для посещения и участия в ближайшей перспективе
Здесь вы можете рассказать:
какие именно события вы собираетесь посетить и когда;
на какой результат вы рассчитываете;
какая подготовка вам нужна;
на каком этапе подготовки вы сейчас находитесь.
Вы можете продемонстрировать образец своего выступления. Вместо того, чтобы добавлять его в емейл-отчет, прикрепите ссылку на документ/видео. С помощью Stripo вы можете сделать это максимально быстро.
9. Подпись
Неважно, насколько близкие отношения вы наладили с инвесторами — всегда добавляйте подпись в емейлы-отчеты. Во-первых, это проявление вежливости. Во-вторых, будет нелишне еще раз напомнить инвесторам, кто вы, и поделиться контактной информацией.
Примечание: чтобы быстро создать следующий емейл с отчетом для инвестора, просто перетащите сохраненные модули в новый шаблон и при необходимости измените нужные данные. И все — емейл готов к отправке!
И вот только что созданный нами пример отчета о статусе проекта:
Для вашего удобства мы подготовили несколько шаблонов, которые могут стать основой для вашего емейла-отчета инвестору.
Этот интерактивный шаблон с маркированным списком-гармошкой позволяет инвесторам читать на мобильных устройствах только те пункты, которые им интересны, без необходимости прокручивать длинные тексты.
Советы по дизайну емейлов-отчетов
Ежемесячный отчет инвестору – это деловой емейл. Поэтому дизайн должен соответствовать:
Придерживайтесь стиля бренда
Ваши емейлы такого типа должны быть выдержаны в корпоративном стиле. Используйте один и тот же логотип, одинаковые шрифты, цвета для кнопок и т.д.
Пусть ваш емейл-дизайн остается неизменным
Ваши электронные письма должны выглядеть одинаково от кампании к кампании. Одна структура, один порядок контента. Данные – единственное, что должно меняться.
Stripo экономит ваше время:
Если вы думаете, что создание емейлов посредством перетаскивания существующих модулей отнимает слишком много времени, просто измените нужные данные в предыдущем шаблоне отчета для инвесторов — и ваш емейл готов! Это позволит вам сократить время создания емейлов на 60%.
Это важно: если вы предпочитаете использовать текст из предыдущей кампании, будьте уверены – все ваши пользовательские стили будут применены автоматически.
Используйте формальный язык
Придерживайтесь формального языка в емейлах-отчетах. Избегайте неприемлемого контента. Не давайте инвесторам повода сомневаться в вашем профессионализме. Скажите “нет” жаргону, если только он не профессиональный.
Доступность
Придерживаясь рекомендаций по доступности емейлов, вы проявляете заботу о получателях. Кто знает, может быть, у кого-то из инвесторов проблемы со зрением? Или он слишком занят, чтобы читать ваши емейлы, и вместо этого использует программу чтения экрана?
Все шаблоны, представленные Stripo, созданы с учетом рекомендаций по доступности и правильно читаются программами чтения экрана.
Заголовки
Заголовки емейлов-отчетов должны быть четкими и отражать контент, отчетный период и название вашего бренда.
“Stripo_Месячный отчет_Март” и т.д.
Похожие заголовки помогут инвесторам при необходимости найти и узнать ваши емейлы во входящих.
В завершение
Правильный отчет для инвестора:
персонализирован – само собой разумеется, что вы должны обращаться по именам в отчетах такого типа;
краток и лаконичен;
выдержан в корпоративном стиле – это повышает узнаваемость бренда;
подчеркивает ваши достижения за отчетный период – это причина, по которой вы обращаетесь к инвесторам.
Примечание: емейл-отчет для инвестора также может быть оправлен сотрудникам, чтобы информировать их о новостях и планах компании. Если ваша команда знает, что происходит в вашей компании и куда вы идете, у них больше мотивации способствовать успеху компании. Только лучше убрать модуль с суммами инвестиций и прибыли.
Способы отправки емейла с ежемесячным отчетом инвестору
Через ваш ESP-провайдер
экспортируйте созданные емейлы прямо в ESP одним кликом;
Если вы считаете, что емейлы с отчетами инвесторам слишком конфиденциальны, чтобы отправлять их через ESP, вы можете одним кликом экспортировать их прямо в Outlook и рассылать всем инвесторам, консультантам и даже сотрудникам.
Пусть этот пост поможет вам укрепить отношения с инвесторами и привлечь больше инвестиций в ваш стартап!