Как сделать иерархическую структуру работ
Технология иерархической структуры работ
Мы находимся в самом начале рассмотрения процессов планирования. И нас интересует создание календарного плана. Вступительным шагом данного процесса является определение состава работ, об их последовательности пока речи не идет. Важно собрать в одном месте в структурированной форме всю совокупность действий, которые необходимо осуществить, чтобы проектная задача была полностью выполнена. Первым важным инструментом определения содержания проекта мы рассмотрим иерархическую структуру работ (ИСР). Теоретически создать настоящий документ не представляется сложным, но на практике он специфичен и требует учета массы нюансов.
Правила структурирования работ
Для целей определения состава операций хорошо подходит методология последовательной иерархической структуры работ проекта, она также называется часто структурной декомпозицией работ (СДР), в англоязычной интерпретации – WBS (Work Breakdown Structure), или структурой разбиения работ (СРР). Мы будем пользоваться аббревиатурой ИСР. Этот документ – плод творческой командной деятельности, в результате которой уточняется содержание проекта в части состава работ.
«Работа» – самое точное определение осуществляемых в ходе достижения проектных целей процедур в силу максимальной близости к задачному контексту проектной деятельности. Работу и задачу легче всего грамотно декомпозировать (разбить) на составляющие операции и подзадачи. Я лишь напомню, что работа – это элемент процессуального действия, имеющего входы, выходы, длительность, ресурсное наполнение, управляющее воздействие, а задача тяготеет к результату. Работа – категория динамическая, а задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто» в заданный момент времени.
Хотя задача и работа не одно и то же, в проекте их объединяет результат, который и является предметом декомпозиции при разработке ИСР. Таким образом, разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые мы также можем разбить, в итоге получаем структурную иерархию. Для такой иерархии обязательны правила как собственно разбиения, так и контроля правильности выполненной декомпозиции.
ИСР формируется на основе ряда правил, два из которых являются ключевыми.
Методика построения иерархической структуры
Значимость ИСР возрастает с ростом масштаба задачи. Являясь одним из ключевых факторов успеха проекта, иерархическая структура работ служит основой для:
Иерархическая структура работ представляет собой совокупность элементов, выполненных в удобной графической форме. Графическое представление имеет ряд преимуществ перед списочным составом задач или работ. За счет наглядности ИСР и коллегиального труда над ее созданием достигается большая вовлеченность и мотивация команды, уровень коммуникаций повышается, улучшается мониторинг операций и их контроль. Кроме того, визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом.
Важным элементом структуры выступают пакеты работ, представляющие собой как раз списки операций, в процессе выполнения которых достигается результат вышестоящей задачи. Пакет работ выполняется без потребности в дополнительной информации, выдает измеримый результат, подлежит реалистичной оценке и может быть передан для исполнения стороннему подрядчику. Важным подспорьем для иерархической структуры является специальный словарь. Он позволяет всем участникам однозначно толковать термины и элементы структуры, а менеджеру проекта словарь помогает определить границы ответственности членов команды и не допустить дублирования операций под разными названиями. В словаре ИСР указываются:
Структура разрабатывается групповым методом в несколько итераций. При этом последовательно разбираются цели и результаты проекта, критерии их достижения, продукты, функциональные зоны, критерии разбиения результатов, объемы операций, технические требования. Схема этапов создания ИСР представлена в конце раздела. Основные ориентиры (условия) при создании структуры работ следующие.
Выбор критериев для разбиения на элементы
Существует несколько подходов к разбиению результатов проекта на элементы. Основными являются два из них: продуктовый и функциональный. Данные критерии совмещать на одном уровне нельзя, а на разных уровнях иерархии допустимо и даже целесообразно. Продуктовый подход необходим PM для общения с заказчиком. Заказчику важно видеть, что и когда менеджер будет ему сдавать, все ли продукты проекта будут ему представлены и т.п. Функциональный подход удобен менеджеру для взаимодействия с исполнителями. По нему проще назначить ответственных за отдельные блоки операций.
Иерархическая структура работ, формируемая под руководством PM, на верхних уровнях иерархии может использовать любой критерий, исходя из логики декомпозиции. Часто, если проект выполняется в несколько этапов, может использоваться подход, исходя из кубической модели структур проекта (смотреть схему, размещенную выше). На верхнем уровне мы разбиваем результаты по этапам жизненного цикла проекта, затем структурируем по производимым проектным продуктам, и, наконец, пакеты работ комплектуем по функциональному критерию или по видам деятельности. Ниже вашему вниманию представлен пример продуктовой ИСР.
Мы находимся в позиции менеджера проекта. Для РМ ключевая информация для создания иерархической структурой кроется в уставе. В нем нам важен раздел «Структура продукта». Допустим, на первом уровне ИСР мы сразу используем продуктовый подход, игнорируя этапы жизненного цикла. Важно не допускать смешивания разных по значимости операций на одном уровне. Кроме того, нельзя смешивать содержательные и управленческие работы.
Описание содержательных действий следует выполнить в первую очередь. Только когда данное описание выполнено полностью, можно формировать управленческий блок работ, выделив его в условный продукт, например, в «Систему управления проектом». Помимо содержательного комплекта продуктов и СУП на первом уровне иерархии также размещаются такие «продукты», как «Проектная документация» и «Объект, сданный в эксплуатацию». Далее приведен пример иерархической структуры, сформированной по функциональному критерию.
Иерархическая структура работ является первым документом процессов планирования проекта. Иногда его, плана по вехам и матрицы ответственности оказывается достаточно, особенно в небольших проектах, чтобы перейти к календарному планированию и формированию бюджета проекта. Я считаю, что эта процедура самая сложная в плане, требующая кропотливости, лаконичности, логической строгости. Тем не менее, с опытом все трудности преодолеваются, и, осуществив структуризацию работ несколько раз для однотипных проектов, PM, как правило, достигает отличных результатов.
Иерархическая структура работ (ИСР)
Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.
Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.
Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.
Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.
Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.
В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:
Зададимся двумя вопросами:
Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции
Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:
По фазам жизненного цикла
Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.
Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.
По ключевым результатам проекта (deliverables)
Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.
Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.
По организационной структуре проекта
Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:
Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.
По источникам финансирования
Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.
По подпроектам
Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.
Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.
Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции
На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:
Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.
на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.
Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:
Промежуточный итог
Преимущества Иерархической Структуры Работ (WBS) для менеджеров ИТ проектов
Имеющие дело со сложными ИТ проектами руководители подтвердят, что разделение задач на более мелкие и управляемые части делает рабочий процесс намного проще. В этой статье расскажу о процессе, который поможет структурировать каждый этап проекта и учитывать все поставленные задачи. Речь идет об иерархической структуре работ WBS (Work Breakdown Structure).
Если вы помните, как использовать Agile-методологию управления проектами, определять критический путь и ставить SMART-цели, то пришло время перейти к новому уровню компетенции в управлении проектами.
Что такое иерархическая структура работ WBS?
Иерархическая структура работ WBS, или структура декомпозиции, представляет собой схему, где задачи проекта отражают их отношение друг к другу и к проекту в целом. Термин был впервые употреблен в США в 1993 году.
WBS основана на графической природе, которая помогает менеджерам проектов предсказать результаты, основанные на различных сценариях. Процесс часто описывается как структура ответвления, которая охватывает все этапы проекта в организованном порядке. WBS также может быть представлена в виде табличного списка задач и элементов в плане разбивки работ диаграмм Ганта.
Менеджеры используют структуру декомпозиции, чтобы структурировать и делить проекты на легко управляемые компоненты. Они, в свою очередь, разделяются до тех пор, пока они не назначаются конкретному специалисту в команде.
Почему стоит использовать WBS:
Планирование: исследование, планирование бюджета, согласование и утверждение плана, вопросы координации.
Питание: меню, закупки, приготовление пищи, обслуживание.
Площадка и активности: столы и посадочные места, посуда, декорирование и оборудование, брендинг.
Участники/гости: приглашения, список гостей, особые случаи.
Персонал: водители, повар, официанты, уборщики.
Хедлайнер: приглашение, вопрос логистики, согласование сценария/ плей-листа.
Компоненты WBS
Согласно иерархической структуре, необходимо пройти несколько этапов (компонентов) для того, чтобы оптимизировать и упростить процесс управления:
5 шагов для разработки простой структуры WBS
Чтобы достичь целей проекта, необходимо следовать определенному плану выполнения WBS.
Начните с концепции проекта и утверждения главных моментов в верхушке иерархии. Определите все необходимые задачи, от которых будут зависеть результаты. В идеале, в процесс планирования и определения концепции должны быть вовлечены усилия всей команды. Тем не менее, каждый специалист должен отвечать за выполнение конкретной задачи.
1. Утвердите и распишите проект
Это может быть просто предложение или абзац, описывающий концепт и функции проекта после завершающей стадии. Эта стадия WBS представляет собой основу любого проекта и, как правило, разрабатывается всей командой.
2. Выделите все ключевые этапы
После того, как первый этап завершен, можно приступать к следующим.
Может быть, вам придется делить задачу на множество этапов в зависимости от характера вашего проекта. Как правило, это зависит от требований, возможностей бюджета и временных рамок. 
3. Определите конечные результаты
Сформулируйте для себя все моменты, которые должны быть завершены в течение каждого этапа. Все они должны иметь конечные результаты. Вы должны их достичь полностью, прежде чем перейти к следующему этапу. Каждый конечный результат также должен иметь свое описание, цели и функции.
4. Разделите конечные результаты на управляемые задачи
После создания списка конечных результатов добавьте еще один уровень иерархии для расчета деталей. Задачи проекта должны быть выполнены в виде секций. Любой член команды или небольшая команда будет иметь возможность легко управлять ими.
5. Распределите задачи
Назначение ответственного за каждую часть работ является последней стадией иерархии. Конкретный специалист будет отвечать за конкретную задачу. Он/она будет участвовать в каждом этапе работы, что приведет к качественным результатам.
В видео показан легкий способ создания WBS.
Кто может использовать WBS?
Как правило, менеджеры используют структуру при разработке коммерческих, жилищных и строительных проектов. С ней инвесторам и клиентам проще понять, что и как происходит в развитии проекта.
Разработчики ПО тоже сперва утверждают концепции и создают требований на ее основе. Это придает WBS черты идеального инструмента для разработки.
Если попробовать классифицировать команды, которые могут использовать инструменты WBS, получим такой список:
Преимущества структуры WBS для менеджеров ИТ проектов
Структура WBS стала популярной и широко используемой в разработке программного обеспечения благодаря ее очевидным преимуществам. Руководители проектов смело ее применяют. И вот почему:
1. Усиление коммуникации в команде проекта
Неважно, имеет ли ваш ИТ проект внутреннюю или внешнюю направленность. Иерархическая структура работ включает в себя коммуникационные акты на каждом шагу.
2. Поле для творчества
Похоже на стереотип, но люди думают, что разработка программного обеспечения – это только аналитическая работа. Нет, здесь еще есть пространство для развития творческих способностей. При определении концепции проекта члены команды могут использовать WBS и предлагать творческие идеи для развития проекта.
3. Фокусировка на конечных целях
WBS помогает держать всю команду в фокусе и сосредоточенной на конечной цели. Это сводит к минимуму вероятность выполнения ненужной работы.
4. Детализация
Каждая деталь тщательно рассматривается, поэтому в проекте ничего не теряется.
5. Предвидение появления проблем
Когда проект будет готов, могут возникнуть непредвиденные проблемы. Иерархическая структура работ помогает сократить их число, поскольку все детали учитываются перед выполнением.
6. Коллективный мозговой штурм
Менеджеры используют структуру для мозгового штурма, чтобы найти полезные идеи и решения. С ее помощью их легко собрать, а затем из них вычеркивать ненужные.
7. Вопросы планирования
С помощью WBS легко определить, какие из запланированных задач отстают от графика.
8. Управление рисками
Если вы используете WBS, вы уменьшаете риски и управляете ими с самого начала. Это помогает распределить все ресурсы: денежные средства, время и трудозатраты.
9. Распределение задач
Когда вы структурировали свой проект, становится легче назначать задачи конкретным людям.
10. Гибкость для различных команд
Иерархическая структура работ используется в различных сферах. Не имеет значения, сколько людей в команде: WBS всегда будет поддерживать процесс выполнения проекта. Она также может стать отличным инструментом для привлечения клиентов, так как показывает процессы изнутри и помогает их лучше понять.
WBS + диаграмма Ганта = улучшенный процесс планирования
Для отображения иерархической структуры работ широко распространена практика применения диаграмм Ганта. Именно они четко отображают всю структуру, причем в очень удобном виде. Диаграммы Ганта используются во многих программах и сервисах для управления проектами, таких как GanttPRO, MS Project, Wrike и т.д.
Вот, как это выглядит на примере GanttPRO.
Диаграмма Ганта позволяет расширить функционал иерархической структуры работ. Так, благодаря ей четко видны сроки начала и окончания задачи, ее полная протяженность, кто ее выполняет, каков прогресс выполнения, зависимости между задачами. Кроме того, можно обозначить вехи — важные события, влияющие на проект, а также критический путь.
Онлайн диаграмма Ганта подходит и для управления командой проекта. Под каждой задачей можно оставлять комментарии, прикреплять файлы, делиться самим графиком, экспортировать его в популярные форматы, просматривать историю изменений — командная работы действительно удобна. Впрочем, как и отслеживание других процессов, связанных с управлением проектами.
Подведем итоги
Иерархическая структура работ — распространенный и удобный способ планирования ИТ и любых других проектов. А если отобразить ее диаграммой Ганта, то в таком виде она значительно упрощает процесс не только планирования, но и управления. С ней можно: