Как сделать схему документооборота
Как составить график документооборота в бухгалтерии?
Автор: Алексеева М., эксперт журнала
Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.
Общие правила формирования графика документооборота.
Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).
Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.
Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.
График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.
График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.
График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.
До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).
Основные этапы разработки графика.
В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:
1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;
2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;
3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;
4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.
В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.
Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).
Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2020 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).
Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).
Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.
Наименование документа
Составление документа
Обработка документа
Передача в архив
Ответственное лицо
Срок исполнения
Ответственное лицо
Срок
обработки
Ответственное лицо
Срок
передачи
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
По мере приема денег
В день поступления
По истечении отчетного года
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
По мере выдачи денег
В день поступления
По истечении отчетного года
Авансовый отчет (ф. 0504505)
В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки
В течение трех рабочих дней
По истечении отчетного года
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)
По мере поступления товара
В течение трех рабочих дней
По истечении отчетного года
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)
Материально ответственные лица
По мере совершения хозяйственной операции
В течение трех рабочих дней
По истечении отчетного года
График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.
[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.
[4] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.
[3] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
Разработка системы электронного документооборота изнутри: Как мы готовим СЭД ТЕЗИС к релизу
Системы документооборота и автоматизации бизнес-процессов призваны наводить порядок в работе компании. Они систематизируют документационное обеспечение компании и прокладывают четкие, прямые, неизменные маршруты, по которым движется работа над документами. Таким образом, система документооборота упорядочивает хаос и анархию в повседневных делах фирмы, задает ей определенный темп и график деятельности.
Но для того чтобы создать инструмент, способный что-то систематизировать и упорядочивать, нужно для начала самим научиться систематизировать и упорядочивать свои дела. Для нас главное дело — разработка системы документооборота ТЕЗИС. Поэтому неудивительно, что работа над каждым новым релизом системы тоже движется по четкому маршруту — как работа над любым документом в нашей СЭД.
В этой статье мы хотим ненадолго пустить читателя на внутреннюю кухню разработки системы документооборота. Мы расскажем об этапах подготовки к релизу СЭД ТЕЗИС и покажем, как выстроена работа над новыми версиями. Возможно, наш организационный опыт окажется кому-то полезным.
Этапы разработки новой версии СЭД ТЕЗИС
Новая версия СЭД ТЕЗИС выходит раз в год. День рождения каждого нового релиза мы отмечаем осенью, как правило, в конце сентября-начале октября. Однако подготовка к выпуску новой версии системы начинается еще глубокой зимой, когда составляется план-график работы над релизом.
Каждый год для всего проекта ТЕЗИС формируется общедоступный документ — план-график релиза, в котором подробно расписываются этапы работы над новой версией системы. Их у нас четыре:
Как правило, подготовка к разработке идет в марте-апреле; на разработку отводится время с мая по август; подготовка к выпуску идет в августе- сентябре, и в октябре выходит релиз, после чего до ноября новая версия устанавливается у клиентов. К началу ноября также выходят свежие версии ТЕЗИС: Портала, модуля «Единый холдинг», Мобильной версии системы и других веток системы ТЕЗИС.
Подготовка к разработке СЭД: решето для идей
До начала марта вырабатывается общая концепция развития продукта на год релиза, проводится предварительный сбор идей, предложений и замечаний.
1 марта создается документ для сбора предложений по новому релизу и до середины марта сгенерированные за зиму идеи для разработки системы электронного документооборота вносятся в него. В документ вносят предложения следующие участники:
В экспертный совет входят руководитель направления «Электронный документооборот», директор по продажам, начальник отдела техподдержки, начальник отдела тестирования, руководитель отдела разработки, бизнес-аналитик и руководитель отдела маркетинга.
На первом экспертном совете формируется предварительный пул доработок. Экспертный совет обсуждает каждый пункт документа для сбора предложений: что-то сразу отбрасывается, что-то сразу принимается, что-то принимается с условием предварительного анализа — а нужно ли это и будет ли это работать?
Это совещание — настоящая война мнений. Cпоры ведутся жаркие, каждый участник, как адвокат, отстаивает изменения, которые предлагает его отдел. Разработчики воюют за то, что реально технически реализовать, руководители проектов — за интересы своих подопечных-клиентов, техподдержка — за те жалобы, которые больше всего ее достали, отдел продаж — за предложения, которыми их чаще всего закидывают потенциальные клиенты. Бывает, что обсуждение растягивается на целый день, который эксперты проводят, не выходя из переговорной.
“Бывает что ты вносишь изменения, а на экспертном совете их не удается отстоять. Я когда познакомилась системой, сразу предлагала названия “Папки приложения” и “Папки поиска” переименовать — непонятно это звучит. И каждый раз не удавалось отстоять свою точку зрения — вроде как мелочь такая, одной тебе не понятно. Только в этом году клиенты подтвердили мою точку зрения. Мы провели конкурс среди сотрудников, были получены предложения по переименованию и “Папки приложения” наконец-то переименуются в “Папки действий”. Вроде бы ерунда, а на самом деле — важный момент в UI системы. Представьте теперь, какие баталии были когда мы обсуждали редизайн всей системы”, — рассказывает Людмила Князева, руководитель отдела маркетинга, член ежегодного экспертного совета.
Те самые «папки приложения». Пользователи видят их в последний раз.
До середины апреля необходимость всех спорных пунктов в списке выясняется. Бизнес-аналитик составляет аналитические записки, руководитель отдела техподдержки с сотрудниками проводит опрос заказчиков — нужны ли им такие возможности системы; руководитель отдела разработки проводит Research & Development (R&D) в поиске технических возможностей реализации спорных идей.
В середине апреля проходит второй экспертный совет. На нем обсуждаются результаты анализа, опросов клиентов и R&D и формируется окончательный пул задач для разработчиков. Задачи разделяются на группы, определяется их ресурсоемкость и приоритетность.
На этом этапе на первый план выходят вопросы экономики: насколько все эти изменения нужны нам и клиентам и во что они нам встанут, хватит ли у нас ресурсов на их реализацию. Решающее слово здесь остается за коммерческим директором компании (он же — руководитель направления “Электронный документооборот”).
На этом же этапе формируются экспертные группы по отдельным задачам. В экспертную группу могут войти разные специалисты, помимо разработчиков: для чего-то нужно привлечь дизайнера, для чего-то — специалиста по техподдержке и так далее. Для каждой экспертной группы формируются графики заседаний, на которых будет обсуждаться текущая работа над задачей.
Разработка СЭД: от идеи к реализации
Разработка возможностей новой версии СЭД начинается в конце апреля. До этого создается и передается в отдел разработки проект релиза с графиком ресурсов: какие нужно выполнить задачи, сколько для этого потребуется программистов и сколько часов им нужно над ними работать. В него включаются доработки, одобренные на экспертном совете, а также доработки, одобренные для прошлых релизов, но по тем или иным причинам в них не вошедшие (их предоставляет бизнес-аналитик). На этом же промежуточном этапе создается техническое описание релиза: что было изменено, и как это работает.
В это же время собирается рабочая группа, состоящая из разработчиков, документ прочитывается, задачи распределяются и в мае стартует собственно разработка системы электронного документооборота, которая продлится до середины августа. В процессе разработки экспертные группы по разным задачам заседают по своим графикам, обсуждая текущие проблемы.
«Рождение» модуля совещаний
После того, как разработчик заканчивает работу над каждой новой задачей и вносит результат в готовом виде в основную ветку системы, начинается его тестирование. Отдел тестирования проводит проверку новых изменений на работоспособность и передает список задач на исправление ошибок в отдел разработки. До середины августа ошибки должны быть исправлены.
“При тестировании нужно учитывать, что одни клиенты используют стандартное решение ТЕЗИС, другие – будут изменять и дополнять функциональность системы с помощью предоставляемых нами настроек, конструкторов и прочих возможностей. А третьи создадут самостоятельно или с нашей помощью проекты-расширения. Это диктует некоторые ограничения на добавление новых возможностей в релиз, так как мы должны «не навредить» текущим клиентам. Наши специалисты довольно глубоко погружены в бизнес-контекст клиентов, поэтому отдел принимает самое активное участие в развитии продукта в целом», — комментирует руководитель отдела качества Светлана Мельникова.
Судный день длиной в месяц: завершение разработки СЭД и подготовка к выпуску
В середине августа наступает день, когда делается code freeze — «заморозка» кода системы для изменений. Разработчики больше не могут вносить в релиз никаких новых возможностей — только исправлять ошибки. К работе снова приступает отдел тестирования, занимаясь поиском ошибок, возникших в результате исправления других ошибок (анекдотическая вещь в мире программирования — знаете известный стишок?).
Новые «придумки», возникшие в период разработки, начинают сохранять в следующий минорный (промежуточный) релиз. Туда же переносятся некоторые работы, которые сместили из за нехватки ресурсов, или внезапные предложения от отдела продаж, если их легко реализовать.
Далее стартует подготовка к выпуску релиза.
Продолжается тестирование и исправление оставшихся ошибок, и в это же время в работу вступает технический писатель, которые составляет документацию на новые «фичи», а отдел маркетинга готовит новости и пресс-релизы о выходе новой версии. В своей работе эти сотрудники руководствуются техническим описанием (его обычно составляет отдел тестирования).
В начале сентября — первая установка нового релиза: альфа-релиз устанавливается на сервер, доступный сотрудникам отдела продаж. Они должны ознакомиться с новыми возможностями системы, прежде чем рассказывать о них клиентам.
Тогда же происходит актуализация общей функциональной спецификации на систему (в документе «то, что хотели сделать» исправляется на «то, что реально сделали»). Также актуализируются частные технические задания на разработку системы электронного документооборота, которые выдавались экспертным группам (по тому же принципу).
Графический комментарий нашего бизнес-аналитика по поводу актуализации ЧТЗ
Все еще продолжается тестирование и исправление багов (уже найденных отделом продаж)… В этот же период отдел маркетинга (или техподдержки — в зависимости от загруженности) пишет документ «Отличительные особенности релиза ТЕЗИС X.X», который впоследствии будет рассылаться существующим клиентам.
Вскоре отдел продаж получает обновление альфа-релиза с исправленными ошибками, а отдел тестирования актуализирует документ «Техническое описание релиза» и приводит его в вид, в котором его можно будет показать клиентам.
Середина сентября — вторая установка нового релиза: обновляется внутрикорпоративная СЭД ТЕЗИС. Да, мы сами используем свою СЭД и считаем, что первыми должны испытать все изменения на себе, прежде чем предлагать их клиентам.
К концу сентября завершает работу отдел маркетинга: рассылаются новости и пресс-релизы о готовящемся выпуске системы, актуализируется информация о возможностях системы, и демонстрационные материалы и видеоролики на сайте.
В это же время отдел продаж проводит вебинары, на которых новая версия системы представляется на суд сначала партнерам, а потом — клиентам.
К концу месяца завершается тестирование. К этому же моменту должны быть готовы инструкции к системе. Подготовка к «дню рождения» системы завершена.
Полноценный релиз: представление результатов разработки СЭД клиентам КЛИЕНТАМ
Система ТЕЗИС выходит в релиз 30 сентября или 1 октября — к примеру, ТЕЗИС 4.1 вышла 1 октября 2015 года. Так что по гороскопу наша СЭД ТЕЗИС, очевидно, Весы.
С этого момента разработка системы электронного документооборота заканчивается, отдел техподдержки начинает обновление системы у заказчиков.
До середины октября обновляются «малые» заказчики — те, кто приобрел Базовую или Стандартную редакцию СЭД ТЕЗИС, то есть, стандартную «коробку» системы или систему с минимальными изменениями. Обновление для таких клиентов проходит быстро и стандартизированно в установленные дни.
В ноябре обычно обновление начинают получать «крупные» заказчики — пользователи Расширенной редакции с существенными доработками.
В этот период начинает поступать обратная связь от клиентов — новые идеи, которые будут «копиться» до следующего релиза. Или в процессе разработки в следующем году будет выпущен минорный релиз — промежуточный релиз системы, включающий в себя исправления и изменения специально по запросам клиентов, которые тщательно собираются и анализируются. На данный момент это ТЕЗИС 4.1.4.
Таким образом, разработка системы электронного документооборота ТЕЗИС ведется строго по графику. И это естественно — мы должны уметь дисциплинировать себя, чтобы потом эффективно наводить порядок в документообороте наших клиентов. В настоящий момент полным ходом идет подготовка к выпуску релиза ТЕЗИС 4.2.