Как сделать схему информационных потоков

Что такое DFD (диаграммы потоков данных)

В комментариях к одной из моих прошлых статей, посвященной IDEF0, один из пользователей высказал просьбу рассказать подробнее о том, что такое DFD. Понятие это несколько запутанное, многие мои клиенты также задают вопросы о потоках данных и стандартах построения диаграмм. А потому я решил эту статью посвятить DFD.

DFD — общепринятое сокращение от англ. data flow diagrams — диаграммы потоков данных. Так называется методология графического структурного анализа, описывающая внешние по отношению к системе источники и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных, к которым осуществляется доступ. Диаграмма потоков данных (data flow diagram, DFD) — один из основных инструментов структурного анализа и проектирования информационных систем, существовавших до широкого распространения UML. Википедия

По моему мнению, определение из русскоязычной Википедии, несколько перегружено информацией и, в результате, излишне сложно для понимания. Кроме того, лично я считаю, что DFD и UML — это разные инструменты, а потому некорректно утверждать, что DFD — это просто предшественник UML.

Для себя я вывел следующую формулировку:

DFD – это нотация, предназначенная для моделирования информационный систем с точки зрения хранения, обработки и передачи данных.

Зачем нужна нотация DFD?

Исторически синтаксис этой нотации применяется в двух вариантах — Йордана (Yourdon) и Гейна-Сарсона (Gane-Sarson). Различия между ними – в таблице ниже:

Сам я пользуюсь только одним из вариантов, по Гейну и Сарсону. Но когда я изучал материал перед написанием этой статьи, я увидел эту таблицу сравнения. Считаю, что она важна не столько для выбора варианта синтаксиса, он будет зависеть, скорее от выбора программного обеспечения для создания нотаций и ваших личных предпочтений, сколько как наглядная иллюстрация того факта, что в DFD нет жесткого синтаксиса, как, например, в BPMN. Здесь можно использовать разные варианты, главное, чтобы они были понятны вам и вашим клиентам. Нотации DFD — удобный инструмент для создания нерегламентированных диаграмм, которые можно сделать быстро и с максимумом свободы.

Применяется этот вид нотации в случае, когда требуется описание системы как хранилища данных. Т.е. нотация должна наглядно ответить на вопросы:

Как создавать нотации DFD

Давайте для примера рассмотрим нотацию автоматизации продаж. Допустим, у нас есть клиент, который делает заявку через сайт или по телефону. Есть менеджер, который регистрирует эту заявку. Таким образом, в системе появляются данные – клиент и его заказ. Работник склада должен это увидеть и произвести отгрузку товара с оформлением всех необходимых документов и передать документы клиенту.

Последовательность получается такая:

С точки зрения DFD у нас имеются:

И декомпозиция основного элемента нашей диаграммы:

Где используются DFD нотации

DFD-диаграммы активно применяются при разработке программного обеспечения. При этом:

Например, для выявления проблем документооборота, дублирования документов или, наоборот, недостающей документации или электронных данных в системе, очень удобно создать отдельно – описание бизнес-процесса, а потом к нему – DFD-нотацию. Либо наоборот, предварительно для понимания основ работы бизнеса и особенностей реализации документооборота создается DFD-нотация. Она помогает выявить, например, отсутствие в системе автоматизации важных документов, которые на самом деле создаются (на бумаге), но в системе никак не отображаются. А потом уже строится оптимизированный бизнес-процесс с учетом выявленных нюансов документооборота.

DFD нотации – это просто!

Я считаю, что DFD нотации – это действительно много проще, чем это кажется на первый взгляд. Главное, четко понимать ограничения построения этого типа диаграмм (отсутствие условий, времени и т.д.) и применять их там, где именно такой подход окажется удобнее. Возможно, вы найдете собственные варианты применения DFD, которые я выше не описал. В моем перечне присутствуют только те варианты, которые я использую на практике.

Что в DFD-нотациях особенно удобно, здесь не обязательно придерживаться строгих правил и синтаксиса, как, например, в BPMN. Эти нотации не будут исполнимыми, они нужны для понимания особенностей документооборота, структуры и последующей работы с данными. А потому, если ваша диаграмма понятна и вам, и заказчику, какие-то отступления от стандартов DFD вполне допустимы.

Рисовать диаграммы DFD можно, в принципе, где и как вам удобнее. Но если вы хотите работать с декомпозицией, выстраивать систему на разных уровнях детализации, то «рисовалки» (Visio, Paint и тому подобные) придется забыть. Вам потребуются специализированные программы для моделирования.

Лично я пользуюсь программой ERwin и всем ее рекомендую. Одна из причин моего выбора – это особенности декомпозиции. В ERwin, как и в некоторых других подобных системах, существует возможность декомпозирования DFD-процессов в формате IDEF3, т.е. основная диаграмма будет в формате DFD, и на самом общем уровне вы будете видеть основные потоки данных и «узлы» их обработки. А при декомпозиции вы сможете использовать уже процессный подход, что также бывает очень удобно для разработки крупных систем или работе с разными подразделениями бизнеса.

Вопросы и ответы

В чем разница между DFD и UML?

Существует язык создания нотаций UML, который также позиционирует себя как нотации, основанные на работе с данными. Но при этом UML — это уже язык программирования, здесь есть жесткий синтаксис, требования, но и возможностей для описания различных функций также много больше. DFD — это нотации, которые применяются более свободно, подходят, скорее, для планирования, изучения возможных вариантов решения, обсуждения с заказчиком и т.д.

Если вы — разработчик, и знаете UML, волне возможно, что даже какие-то предварительные решения вам будет удобнее создавать в этой нотации. А для бизнес-консультанта DFD всегда будет удобнее в качестве инструмента, так как бизнес-консультанту не требуется подробное описание функций с точки зрения автоматизации, это — задача технических специалистов. Зато время и силы DFD значительно экономит.

При этом не стоит рассматривать DFD как упрощенный вариант UML. Не смотря на схожесть в подходе, это — разные инструменты, предназначенные для разных целей.

Какое количество элементов может использоваться в DFD?

В отличие от систем с жестким синтаксисом и регламентом, в DFD нет ограничения по количеству элементов, которые могут находиться на одной диаграмме. Для сравнения: в IDEF0 количество таких элементов, дальше — только детализация (декомпозиция) или разные нотации.
С одной стороны, это большой плюс, так как отсутствие ограничений дает максимум свободы и комфорта при составлении нотации. С другой стороны, этой свободой злоупотреблять не рекомендуется. Помните, чем больше элементов у вас на диаграмме, тем сложнее ее читать.

Можно ли использовать нотации DFD для работы с клиентами?

В принципе, запретить это делать никто не может. Более того, в ограниченных количествах как иллюстрацию к каким-то вашим пояснениям такие нотации прекрасно подойдут и при обсуждении особенностей проекта с клиентом. Но все же, клиенты обычно слабо разбираются в вопросах автоматизации, структуре хранения данных, возможностях обработки и т.д. Это все находится в компетенции разработчиков. А нотации DFD строятся с учетом особенностей работы с данными, потому я все же рекомендую применять их преимущественно при обсуждении проекта специалистами, при создании технического описания и задания разработчикам, для повышения понимания именно разработчиками сути и особенностей проекта. Неподготовленному заказчику даже объяснить особенности DFD-нотаций может быть сложно.

Источник

Информационные потоки в организации

Нестеров А.К. Информационные потоки в организации // Энциклопедия Нестеровых

Современные организации любых масштабов характеризуются интенсивно передаваемой информацией. Рассмотрим организацию информационных потоков на предприятии на практическом примере.

Понятие и виды информационных потоков в организации

Информационный поток в организации – это совокупность передаваемых внутри предприятия сообщений, которые необходимы для управления подразделениями и контроля деятельности сотрудников.

Информационные потоки в организации

Содержание потока определяется передаваемой информацией:

Таким образом, информационные потоки охватывают перемещение приказов, распоряжений, отчетов, плановых документов, показателей работы, договоры, оперативную информацию, текущую переписку и т.д.

Схема информационных потоков в организации

Рассмотрим организацию информационных потоков на практическом примере. Допустим, есть молодое предприятие ООО «И-Мет», численность работников небольшая, основная сфера деятельности – проектирование зданий и сооружений из металлоконструкций.

Вследствие того, что ООО «И-Мет» является очень молодой организацией, и она находится в стадии развития, информационная система управления представляет собой сложный механизм взаимодействия людей в компании.

В молодых организациях превалирование неформальных связей над формальными зачастую создает проблемы в эффективном функционировании субъектов коммуникационного процесса. К таким проблемам относится отсутствие обратной связи в большинстве управленческих решений, принимаемых руководством.

Обычно данные проблемы не являются глобальными и не служат предпосылкой к возникновению кризисных внутрифирменных ситуаций. Поскольку массивы информации не велики, а информационные потоки не перегружены, организация функционирует вполне нормально. В будущем, руководство способно решить такие проблемы.

Схема информационных потоков организации ООО «И-Мет» представлена на диаграмме.

Схема информационных потоков организации

Характеризуя схему информационных потоков, необходимо выделить два основных типа коммуникационных процессов: внутренний и внешний.

Информационные потоки, связанные с внешним окружением ООО «И-Мет», делятся на четыре вида, за каждый из которых отвечает, помимо генерального директора, соответствующий руководитель компании (на рисунке выделено цветом). Особенность, существующая в компании заключается в большой нагрузке главного инженера при взаимодействии с внешним окружением ООО «И-Мет». Это связано, прежде всего, с деятельностью организации. Проектирование как вид деятельности согласно законодательству РФ подлежит лицензированию, соответственно решение вопросов связанных с получением лицензии, её оформлением помимо директора по общим вопросам должен решать, в том числе, и главный инженер. Большое значение имеет программное обеспечение, оборудование, на котором работают проектировщики, следовательно, и эти вопросы невозможно решить без согласования с главным инженером. Естественно, что в ходе непосредственно проектирования возникают различного рода технологические проблемы, которые требуют оперативного решения, а также взаимодействия с инженерами строительно-монтажных организаций, это также информация для главного инженера. Очевидно, что и взаимодействие с заводами изготовителями металлоконструкций по оперативным вопросам, не касающихся организации этого взаимодействия, а также финансовой стороны, целиком и полностью относятся в ведение главного инженера.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в системе информационных потоков организации ООО «И-Мет» важнейшим звеном, наряду с генеральным директором, является главный инженер, выполняющий координирующую функцию.

Рассматривая внутренние коммуникации, стоит сказать, что данный тип коммуникаций можно отнести к всеканальному типу, который характеризуется децентрализованными группами, образующимися для решения сложных задач. Зачастую компании приходится выступать не только в качестве проектной организации, но и в качестве строительно-монтажной, а, иногда, и в качестве поставщика металлоконструкций, что, несомненно, является трудной и ёмкой задачей. Проведение таких переговоров довольно сложный процесс, требующий от руководителей знания не только своего продукта, но и детального представления о продуктах и услугах тех организаций, которые они представляют. Соответственно, необходимо обладать достаточными полномочиями для проведения таких переговоров, следовательно, децентрализация управления и делегирование полномочий являются необходимым условием успешного функционирования таких компаний как ООО «И-Мет».

Средства передачи информации по информационных потокам организации:

Документооборот в компании организован в традиционном для российских предприятий стиле. Любой документ содержится как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Существуют журналы регистрации входящей и исходящей информации.

Источник

Что такое диаграмма DFD и как ее создать?

Каковы ваши потребности в диаграммах?

содержание

Если вы грамотно выбрали программу для составления диаграмм DFD, вы без труда разберетесь в течении информационных потоков по своим системам. В этом руководстве вы найдете всю необходимую информацию о диаграммах DFD, включая основные определения, историю возникновения, а также символы и способы нотации. Вы познакомитесь с разными уровнями диаграмм DFD, научитесь различать их логические и физические варианты, а также найдете полезные советы по составлению диаграмм этого типа.

Читается за 10 мин.

Хотите создать собственную диаграмму? Попробуйте Lucidchart. Это быстро, легко и совершенно бесплатно.

Что такое диаграмма DFD?

Диаграмма DFD наглядно отображает течение информации в пределах процесса или системы. Для изображения входных и выходных данных, точек хранения информации и путей ее передвижения между источниками и пунктами доставки в таких диаграммах применяются стандартные фигуры, такие как прямоугольники и круги, а также стрелки и краткие текстовые метки. Диаграммы DFD варьируются от простейших набросков процессов (включая нарисованные вручную) до подробных многоуровневых схем с глубоким анализом способов обработки данных. Диаграммы DFD применяются для анализа существующих и моделирования новых систем. В лучших традициях визуализации данных диаграммы DFD часто наглядно «рассказывают» о процессах, которые сложно объяснить словами, и позволяют эффективно донести информацию и до «физиков», и до «лириков», то есть до всех участников организации — от разработчиков до генеральных директоров. Вот почему диаграммы DFD не утратили популярности за долгие годы существования. Однако стоит упомянуть, что хотя диаграммы DFD отлично подходят для программ и систем потоков данных, в наши дни они далеко не всегда отвечают требованиям ПО и систем, ориентированных на интерактивность, работу в реальном времени и базы данных.

Символы и способы нотации диаграмм DFD

Самые распространенные системы нотации DFD-схем названы в честь их создателей:

Основное различие между этими системами заключается в том, что методы Йордона-Коуда и Йордона-Де Марко для обозначения процессов применяют круги, а метод Гейна-Сарсона — прямоугольные блоки со скругленными углами (которые иногда называют «конфетками»). Безусловно, у этих методов имеются и другие различия. Главное — четко придерживаться выбранной системы нотации при работе с другими участниками проекта.

Подчиняясь правилам и инструкциям выбранной системы, символы отображают четыре компонента диаграммы DFD:

Правила и советы по построению диаграмм DFD

Уровни и слои DFD-схем: от контекстных схем до псевдокода

С помощью слоев и уровней диаграмму DFD можно дополнять всё большими и большими подробностями, фокусируя внимание на одном конкретном участке. Уровни диаграммы обозначаются цифрами 0, 1 или 2, причем иногда нумерация может продолжаться (3 и так далее). Необходимый уровень детализации зависит от стоящих перед вами целей.

Слои позволяют собрать выпадающие уровни непосредственно в DFD-схеме: такой метод сочетает глубокий анализ с ясностью изложения.

При достаточно высокой детализации разработчики и дизайнеры могут применить диаграммы DFD для написания псевдокода, который представляет собой сочетание программного и естественного языка. Задача псевдокода — упростить работу по написанию полноценного кода.

Создание диаграмм быстро и легко с Lucidchart. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы начать создавать и сотрудничать.

Примеры применения схем потоков данных

Диаграммы DFD отлично подходят для анализа и моделирования систем в различных областях.

DFD в разработке программного обеспечения. Именно в этой сфере в 70-х годах прошлого века начали широко применяться диаграммы DFD. Всё дело в том, что DFD обеспечивает сфокусированный подход на этапе технической разработки, где очень важно собрать и проанализировать информацию, прежде чем приступить непосредственно к написанию кода.

DFD в бизнес-аналитике. Специалисты полагаются на диаграммы DFD для анализа существующих систем и выявления в них участков с низкой эффективностью. Схематичное представление процесса позволяет обнаружить в нем шаги, которые иначе легко упустить или сложно осмыслить.

DFD в реорганизации бизнес-процессов. Диаграммы DFD можно применять для моделирования более удобных и эффективных маршрутов перемещения данных в пределах бизнес-процесса. Метод реорганизации бизнес-процессов (BPR) зародился в 90-х годах XX века с целью снизить операционные расходы, а также повысить качество обслуживания клиентов и конкурентоспособность компании на рынке.

DFD в гибкой разработке. Диаграммы DFD позволяют лучше понять и наглядно представить рабочие и технические требования проекта и спланировать дальнейшие шаги. Поэтому они могут очень пригодиться в качестве мощного инструмента для обсуждения и координации совместных усилий в целях сосредоточенной быстрой разработки.

DFD в структурах систем. Любые процессы и системы можно проанализировать с детализацией по нарастающей. Это поможет оптимизировать их как с технической, так и с других точек зрения.

DFD и UML: в чем отличие?

Диаграммы DFD наглядно показывают перемещение данных по системе, тогда как UML — это язык моделирования, применяемый в объектно-ориентированной разработке программ с целью показать проект в деталях. Бесспорно, диаграмма DFD может стать отличной отправной точкой для работы, однако когда дело дойдет именно до создания системы, разработчикам удобнее обратиться к диаграммам UML (например, диаграммам классов или структуры) и уже с их помощью добиться желаемого уровня детализации.

Логические и физические диаграммы DFD

Диаграммы DFD подразделяются на две категории. Логические диаграммы DFD наглядно показывают перемещение потока данных, жизненно важных для функционирования организации. В центре внимания таких диаграмм — сам бизнес и необходимая ему информация, а не то, как работает или должна работать система. В отличие от них, физические диаграммы DFD иллюстрируют как раз текущее или планируемое устройство системы. К примеру, в логической диаграмме DFD в качестве процессов выступают разные виды коммерческой деятельности, а в физической — программы и ручные процедуры.

Нужна дополнительная информация? Читайте наш подробный анализ различий между логическими и физическими DFD-схемами.

Как создать диаграмму DFD

1. Ввод и вывод информации

Большинство процессов и систем начинаются с ввода информации из внешнего источника и заканчиваются выводом данных в другую сущность или базу. Выявив ключевые пункты ввода и вывода информации, вы получите общую картину своей системы и ее основных задач. Важно определиться с вводом и выводом информации на раннем этапе работы, так как это тот самый фундамент, на котором будет выстраиваться оставшаяся часть вашей диаграммы DFD.

2. Создание контекстной схемы

После того как вы определились с основными пунктами ввода и вывода информации, дальнейшее построение контекстной схемы не составит труда. Добавьте узел единичного процесса и соедините его с необходимыми внешними сущностями. Этот узел символизирует самый обобщенный процесс, через который проходит информация от ввода до вывода.

На примере ниже показано, как информация перемещается между разными сущностями через онлайн-сообщество. Данные поступают из одних внешних сущностей и направляются в другие — это и есть ввод и вывод информации. Ну а центральный узел, «онлайн-сообщество», представляет собой общий процесс.

3. Расширение контекстной схемы до DFD 1-го уровня

Узел единичного процесса, представленный в вашей контекстной диаграмме, дает довольно скудное представление о системе, поэтому рекомендуем разбить его на подпроцессы. Диаграмма DFD 1-го уровня должна включать несколько узлов процессов, а также основные базы данных и все внешние сущности. Отследите путь информационного потока: откуда поступает информация и что с ней должно случиться до перехода к очередному хранилищу?

4. Углубление диаграммы DFD до 2-го уровня и далее

Если вы хотите создать более подробную схему потока данных, следуйте инструкции из пункта 3. Процессы, входящие в состав диаграммы DFD 1-го уровня, можно точно так же разбить на более подробные подпроцессы. Опять же, не забудьте включить в диаграмму все необходимые хранилища и потоки данных. На этом этапе вы должны получить довольно подробную картину своей системы. Однако если вы решите углубить диаграмму дальше 2-го уровня, просто повторите описанный выше процесс. Когда диаграмма достигнет желаемого уровня детализации, с разбивкой можно закончить.

5. Проверка окончательной схемы

Когда схема будет готова, проверьте ее от начала до конца. Обращайте особое внимание на течение информации: логично ли всё изложено? Все ли хранилища данных на месте? Финальный вариант схемы должен давать четкое представление о том, как устроена ваша система. Поэтому, прежде чем организовать презентацию окончательного варианта схемы, попросите коллег проверить, достаточно ли доходчиво она составлена.

Источник