Как сделать задачу в срок

6 правил эффективной задачи: Как добиться от сотрудников ее выполнения

Работники — люди, а не роботы

Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.

Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя — сделка отменится, компания потеряет деньги.

От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса — исполнение задач.

Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.

Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.

Формула эффективной задачи

1. Обозначьте проблему

За каждой задачей руководителя — боль.

Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.

К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера — работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.

Правильно поставленная задача — проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.

Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.

2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса

Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.

С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.

Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.

3. Сформулируйте суть и условия задачи

Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.

Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.

4. Объясните сроки

Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок — лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.

Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.

Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.

5. Мотивируйте

Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.

Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.

Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.

6. Письменно зафиксируйте задачу

Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.

Формируем привычку

Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили — половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две. Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз — не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий. Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.

Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач — автоматическое напоминание.

Название задачи — всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.

Когда задача зафиксирована, работник чётче понимает, что от него хотят. Он в любой момент может вернуться к задаче, перечитать её и учесть нюансы.

Всё под контролем

«Мегаплан» помогает руководителю следить за ходом выполнения работы. Я в любой момент могу зайти в задачу, спросить, как обстоят дела, или скорректировать проблему. Какую систему для постановки задач вы выберете, не важно. Важно, что задачи в мессенджере или почте канули в Лету.

Письма сжирают время и не позволяют руководителю постоянно быть в курсе процесса. На поиск одного сообщения уйдет столько времени, что проще подойти к работнику и спросить устно. Хорошо, если работник в офисе. С внештатниками такая история не прокатит.

Ставьте задачи правильно. Цель такого подхода — не выслужиться перед подчиненными и добиться звания «босс года», а улучшить работу компании.

Чтобы бизнес рос, пользуйтесь современными рабочими инструментами.

Источник

Как сделать задачу в срок

Эффективность руководителя зависит от того, насколько хорошо работают его подчиненные. В его компетенции входит умение давать задачи так, чтобы они были выполнены в точности как требуется. Однако так получается не всегда. Бывает, что сотрудник не услышал, не понял, неправильно истолковал и тогда пиши пропало.

Как правильно давать поручения, чтобы они выполнялись безукоризненно? Для этого необходимо следовать следующему алгоритму из шести шагов.

0 шаг. Выбор ситуации

Да, вам не показалось. Нулевой шаг.

Первым делом вам нужно выбрать подходящий момент. Лучше всего договориться встретиться в отдельном кабинете, где вы без отвлекающих факторов сможете объяснить задачу.

Если вы решили просто ненадолго отвлечь сотрудника, когда он занят какой-то работой, то рискуете не донести смысл задачи вообще. Скорее всего, он сразу же забудет новое задание, потому что вернется к тому, чем занимался до вашего прихода. Еще хуже, если вы рискнете поймать и загрузить подчиненного где-нибудь в коридоре или столовой. От каких методов лучше отказаться вообще.

1 шаг. Выполнимость

Основное требование к постановке задачи — это выполнимость. То есть, надо трезво оценивать возможности сотрудника и ответить себе на следующие три вопроса. Сможет ли он выполнить задачу? Хватает ли у него навыков и знаний? Достаточно ли у него времени или он загружен?

С осторожностью ставьте цели «на вырост», для выполнения которых сотруднику надо превзойти самого себя. Иначе рискуете получить в конце демотивированного, расстроенного и с нервно мигающим глазом сотрудника, который «не смог».

2 шаг. SMART-цель

Поставленная задача должна быть SMART, то есть отвечать следующим требованиям:

S — Specific — Конкретная. Цель должна быть максимально конкретной и ясной. Сотруднику необходимо понимать, какой конкретно результат от него требуют.

M — Measurable — Измеримая. Поставьте четкие критерии по выполнению задачи. Пространственные и туманные задачи в стиле «повысить продажи» останутся непонятыми. Ну правда, а как иначе понять, что задача завершена?

A — Achievable — Достижимая. Задача должна быть реалистична и выполнима.

R — Relevant — Значимая, уместная. Задача должна быть важной и иметь смысл. Когда сотрудник понимает, что он внесет такой-то вклад в развитие компании, то он будет более ответственно относиться к решению задачи.

T — Time bound — Ограниченная по времени. Обязательно укажите дедлайн для задачи.

Источник

Шаг 3. Обеспечение ресурсами.

Обеспечьте сотрудника всем необходимым для решения задачи — от материальных и информационных ресурсов до человеческих.

Не забудьте продумать момент стыка с другими отделами. Если на выполнение задачи требуются ресурсы, которые должен дать кто-то другой, то обязательно это с ним согласуйте.

Шаг 4. Контролируемость

Кто будет контролировать выполнение задачи? В какой форме будет происходить — отчеты в электронном виде или устные доклады на совещаниях? Какой срок выполнения?

На все эти вопросы необходимо дать ответ. Сотрудник должен ясно представлять, как и кто его будет контролировать.

Шаг 5. Личная мотивация

Постарайтесь прощупать личную мотивацию сотрудника, которая повысит его производительность. Создайте интерес к задаче. Кому-то важно сказать, что он поможет лично вам и компании, а кому-то, что задача интересная и будет отличным стимулом для профессионального роста. У тех, кто стремится быть во всем лучшим, можно замотивировать соперничеством с другим сотрудником.

Источник

Шаг 6. Понимание

После того, как вы поставили задачу сотруднику, проверьте, понял ли он вас. И нужно не просто спросить, все ли понятно, а попросить объяснить, как он понял задачу. В какой последовательности надо сделать? До какого срока? Какой должен быть результат?

Чем полнее будет его ответ, тем яснее вы донесли задание.

Сначала такой алгоритм может показаться вам громоздким. Еще бы, сформулируй, распиши, объясни, мотивируй… Но через время это уже не будет казаться трудным, а качество выполнения будет гораздо выше. И задачу не надо будет объяснять по сто раз и переделывать. В общем, одни только плюсы.

Источник

Как сделать задачу в срок

Доброго времени суток! На связи бизнес-коуч Спартак Андриешин. Многие мои ученики в коучинге задают вопросы о достижении целей в жизни, но не знают, как планировать. В этой статье я расскажу, как грамотно формировать ваши личные и стратегические цели, о лучших способах постановки задач, методах достижения желаемого результата, а также где лучше записывать отчеты по целям. Впереди будет много текста, так что если вы не любите читать, то у нас не получится с нами выяснить, как поставить цели и задачи на 2020 год правильно.

как правильно ставить цели и задачи

Мечтая воплотить свои невероятные желания в реальность, мы всегда сталкиваемся с неумением определять наши цели и мечты. Давайте разберемся, ведь мечта является оплотом нашего абстрактного мышления. Мы фантазируем, хотим многого, но не воплощаем мечты в материальность. Как например, в детстве мы все мечтаем быть волшебными феями, ветеринарами, учителями и актерами. Но, когда подрастаем, к сожалению, а может и к счастью, мечты оcтаются мечтами, ибо мы осознаем, что со временем появляются иные интересы и более глобальные цели в жизни.

В чем отличие мечты от цели? Заглянем всловарь русского языка. Цель- то, к чему стремятся, чего хотят достичь; заранее намеченное задание, замысел (Словарь русского языка, РАН, ин-т лингвистических Исследований, Полиграфресурсы, 1999)

В том же самом словаре найдем толкование слова ”мечта”.

Мечта- что-либо созданное воображением, фантазией; мысль, дума о чем-либо желаемом, манящем; стремление, желание. Теперь выяснив значения слов, можно приступать к разбору понятий, как ставить задачи и цели в новом году.

схема постановки задач

Немного помечтаем о том, как хотелось бы жить за городом только без пробок, и чтобы вместо машины был ковер- самолет. Как хотелось бы работать 2 дня в неделю и высыпаться. Думаю, что на этом остановимся. Далее подумаем о реальных вещах, которые вы хотели бы достичь в течении года. Сосредоточьтесь, определите, что в ваших силах и над чем стоит усерднее поработать, добившись конечного результата.

Определим способы постановки целей. Существует “Пирамида Франклина”, суть которой заключается в том, что существуют различные цели и ценности в обычной жизни человека, а по ступенькам от низшей к высшему вы сможете достичь главной цели. Будет двигаться сверху вниз.

Верхняя ступень начинается с определения жизненных ценностях, моралей и целей жизни. Рассматривая любую организацию, мы говорим о функциональном предназначении этой компании.

Цель одного человека переехать жить из Саранска в Санкт-Петербург. А уже задача его будет заработать денег на расходы для переезда или еще проще, в виде сначала купить билет и съездить посмотреть более подробно город и выяснить более детальную информацию.

Методика постановки целей и задач “Сотня”

Метод «СОТНЯ» зарекомендовал себя, как успешный практический прием постановки целей. Метод включает в себя комплекс заданий по постановке финансовых целей, целей в отношениях, целей в работе и бизнесе, личных целей. Используя данный метод вы повысите свою мотивацию, поймете к каким целям необходимо стремиться, чтобы сделать свою жизнь лучше и насыщенней.

Как использовать эту методику целеполагания:

Как должны быть прописаны цели:

они должны быть составлены в настоящем времени, например:

я успешно открываю свой бизнес

я начинаю качественное перестроение отдела продаж

Я каждое утро обливаюсь холодной водой и прекрасно себя чувствую

Я покупаю путевку на отдых в морской круиз для супруги и детей

Как отслеживать выполнение:

Этот список из 100 пунктов вам надо написать за 1 день или еще лучше сесть, собраться с мыслями и все зафиксировать. В момент максимальной концентрации вы лучше вспомните, что вы желали раньше и не реализовали.

Постановка целей и задач по пирамиде Франклина

Рассмотрим пример, проходя все стадии пирамиды. В жизненных ценностях для любого спортсмена будет преданность спорту. Цель пловца- достичь лучших результатов и высших наград на соревнованиях.

Далее следует глобальная цель. Это то, что является как бы лозунгом на ближайшие несколько лет. В данном примере про спортсмена, это cтать Олимпийским чемпионом по плаванию в вольном стиле.

После определения значимости целей следует ступень генерального плана, далее располагается долгосрочный план. Генеральный план подразумевает собой схему постановок общих задач по достижению глобальной цели (предыдущей ступени). Вернемся к примеру.

В генеральном плане цель спортсмена – попасть в Олимпийскую сборную по плаванию. Значит, нужно хорошо тренироваться, выступать на региональных соревнованиях, ставить рекорды, иметь хорошую физическую форму и нарабатывать контакты в местной олимпийской комиссии.

Долгосрочный план представляет собой план на несколько лет, определяя конкретные цели со сроками, чтобы быть готовым к покорению глобальной цели. В долгосрочном плане наш пловец будет несколько лет будет участвовать в региональных соревнованиях по водным видам спорта, занимать призовые места, улучшая свои показатели годами ранее и заявит о себе важным спортивным чиновникам. Попадет в Сборную команду по плаванию. Будет выступать на Европейских и Мировых турнирах. После призовых мест и присвоения титула Чемпиона Европы или Мира окажется в Олимпийской Сборной по плаванию.

Следующая ступень после долгосрочного плана идет краткосрочный. Там предстоит определить, что необходимо сделать в течении нескольких недель или месяцев перед Олимпийскими играми, чтобы стать чемпионом. В данном случае для спортсмена задача- улучшение собственных показателей по вольному стилю на дистанции 100 метров. Опираясь на мировые рекорды нужно понимать, какой должен быть результат, чтобы оказаться Олимпийском пьедестале.

Последняя ступень, точнее с чего начинается достижение глобальной цели- это конкретизация задач на день. От большего мы приходим к меньшему.

Формируя сначала цели на день, неделю, месяцы, года мы движемся к заданному вектору в уже сформировавшемся направлении. Спортсмен по плаванию начинает составлять список задач, упражнений, дел, необходимых выполнить за 24 часа и повторять каждый день, записывая результат проделанной работы.

Чтобы было легче понять, где ваши настоящие цели начинаются и заканчиваются мечты, приведем пример:

Предположим, у вас есть цель накопить один миллион рублей за год, а вы работаете преподавателем начальных классов в провинциальном городе, где зарплаты не столичные и в среднем около 20 тысяч рублей. На деле оказывается, что ваша цель слишком завышенная, она глобальная.К ней нужно дольше и сложнее идти. Мы же идем уверенно и целенаправленно к ней, а не плывем медленно, застревая на каждой волне. То есть цель должна быть более реальной, например: Скопить при моей зарплате 20.000 рублей на отдых с мужем и детьми 70.000 р. к августу 2020 г.

А про цель в миллион лучше поставить ее на несколько лет. Например, заработать миллион рублей за 4 года. Вы понимаете, что у вас есть возможность пройти курсы, переучиться на востребованную профессию или подрабатывать на фриланс-биржах или более кардинально, переехав в другой город, где больше возможностей для вас. Как определять свои истинные потребности и ресурсы для достижения мечты я помогаю разобрать в личном коучинге.

Как прописывать цели и задачи

Все зависит только от вас и вашего желания, готовности осуществить задуманное, потому что лежа на диване и листая страницы в социальных сетях, ваши цели кроме вас никто не сможет, да и не захочет осуществлять.

Получить повышение на работе, купить новую машину, пройти курс по саморазвитию или поднять уровень вашего испанского языка.

Не торопитесь, дайте волю помечать. У вас впереди 365 незабываемых дня, чтобы осуществить то, чего вы хотели бы. Теперь, когда вы подумали, можно переходить плавно к написанию собственного бизнес плана в достижении целей. Давайте определим, как эффективно прописывать цели.

Для начала нужно конкретизировать вашу цель или цели, в зависимости на сколько большие ваши планы, которые хотите обратить в реальность. Второй шаг подразумевает собой, что необходимо задуматься о значимости этой цели, ваших возможностей для выполнения ряда задач.

Далее необходимо написать задачи для выполнения вашего конечного результата. способы. После этого вы еще раз конкретизируете свою цель с уточнением сроков выполнения, как в примере с преподавателем, отвечая на вопросы:

Прочитав наши примеры и разобравшись с Пирамидой Франклина, вы на верном пути. Осталось написать список ваших целей, установить сроки, контролировать выполнение задач по временной шкале и подвести итоги. Удачи в достижении задуманных планов в 2020 году!

Источник