Как сделать заказ в excel
Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.
Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе
Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.
Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности
Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:
Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.
Решения для бизнеса
Кому могут помочь электронные реестры
Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.
Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.
Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.
Но при этом у ПО существуют и преимущества:
Как вести контроль
Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.
Организация складского учета в Excel – таблица
Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.
Создаем справочники
Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.
Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.
После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.
Разработка «Прироста»
Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.
Как наладить автоматическую работу
Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.
«Итоги»
«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.
Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.
Инструкция по ведению
Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.
Несколько обязательных принципов
При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.
Распорядок приемки
Режим перемещения
Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.
Норма отпуска со склада
В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.
Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы
Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.
Шаблон Excel при аналитике продаж
При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.
Так, шаблон продаж может принять следующий вид.
Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.
Как сделать заказ в excel?
Вы составили список контактов в Excel, и теперь вы хотите, чтобы изменить порядок в алфавитном порядке, помещая все имена от А до Я (или наоборот)? Вы решили каталогизировать все ваши фильмы или книги в электронную таблицу Excel, и хотели бы, чтобы все названия в алфавитном порядке? У меня для вас новость.
Не могли бы вы, чтобы не иметь когда-нибудь замечали, но Excel включает в себя функцию, которая позволяет поместить содержимое выбранных ячеек в алфавитном порядке без перезаписи любого значения или перемещения ячеек вручную. Чтобы узнать, как вы, уделите несколько минут свободного времени и прочитать: Ниже описаны как своего рода в алфавитном порядке Excel шаг за шагом.
Для этого урока я использовал версию Excel 2016, которая доступна как для Windows, и MacOS, но информация в руководстве применяется ко всем выпускам Office, с вкладками интерфейса, поэтому для всех редакций офиса из 2007 год. У меня есть хорошее чтение и хорошую работу!
Тексты заказа в Excel для PC и Mac
Если вы хотите узнать, как сортировать в алфавитном порядке Excel, запустите программу через ее значок на рабочем столе или в меню Пуск> Все программы для Windows и выбрать, следует ли создать или открыть таблицу, в которой переупорядочить текст следовать порядку в алфавитном порядке.
На данный момент, удерживая левую кнопку мыши и выбрать все ячейки, которые необходимо отсортировать в алфавитном порядке. С другой стороны, если вы хотите изменить порядок значений во всей колонке таблицы, нажимает на кнопку, соответствующую последним (например, Е) или на какой-либо из клеток, которые он содержит.
Затем нажмите на кнопку Сортировка и фильтр, который находится в Excel Home вкладки (вверху справа, отмечен значком AZ) и выберите Сортировка от А до Я из меню, которое появляется на заказ клетки в алфавитном порядке.
Вам необходимо отсортировать значение столбца в обратном направлении, то есть от Я до А? Нет проблем. Вы можете легко получить этот результат, нажав Сортировка & фильтр Excel и выбрав Сортировать от Я до А из меню, которое выскакивает.
Если одно из значений будут заказаны в Excel есть также номера, перед выполнением процедуры я только что показал вам форматировать все значения в виде текста, в противном случае вы рискуете, что номера, сохраненные как числа сортируются перед тем, которые хранятся в виде текста. Для форматирования всех значений столбца в виде текста, выберите столбец в вопросе, вошел в Excel Home вкладку и выберите речевой текст из выпадающего меню General, расположенного в верхней части.
Если вы хотите изменить порядок все значения в столбце, кроме первого (который, как правило, название), обычно выбирают насущную колонку на письме (напр., A), нажмите на сортировку и фильтр Excel и выберите пункт Произвольный заказ из меню, которое появляется.
В открывшемся окне, поставьте галочку рядом с элементами данных с заголовками, убедитесь, что колонки и порядок выпадающего меню там выбраны, соответственно, название столбца будет заказана и возможность Z и нажмите кнопка OK, чтобы применить изменения.
Из окна относительного для персонализированных вы можете также установить различие между значениями в нижнем регистре и верхнем регистре (активации определенной функции от опций) меню и изменить критерий, по которому заказать выбранные значения (например, Cell цвета или цвет шрифта), используя выпадающее меню Сортировка.
Заказать строки в алфавитном порядке по Excel
Вы хотите, чтобы в алфавитном порядке значений, присутствующих в строке вместо столбца? Не волнуйтесь, вы можете сделать это.
Первый шаг, который вы должны принять это, чтобы выбрать строку, содержащую значения для переупорядоченные, нажав на соответствующий номер (например, 6), после чего необходимо нажать на кнопку Сортировка и фильтр Excel, и вы должны выбрать пункт Произвольный заказ из меню, которое появляется.
В открывшемся окне, нажимает кнопку Options, поставьте галочку рядом с заказной слева направо и нажмите на кнопке OK. Затем, выберите номер строки, чтобы быть заказана в раскрывающемся меню строки, убедитесь, что в раскрывающемся меню заказа нам вариант выбран От А до Я, и нажмите на кнопку OK, чтобы применить изменения.
Очевидно, что если вы не хотите, чтобы отсортировать значения ряда А до Я от Я до А, но вместо опции От А до Я Вы должны выбрать опцию От Z до A из выпадающего меню заказа.
Тексты заказа в Excel для смартфонов и планшетов
Я уверен, что вы хорошо знаете, Excel также доступна как приложение для смартфонов и планшетов. Она совместима с Android, IOS и Windows Phone, и вы можете использовать бесплатно на всех устройствах, которые имеют размер меньше, чем 10,1».
В этот момент возникает сомнение спонтанно: вы можете заказать с помощью текстов Excel для смартфонов и планшетов? Ответ: да. Есть все дополнительные опции, которые можно найти в настольной версии приложения, но ответ да.
Для сортировки в алфавитном порядке значений столбца в Excel для смартфона, откройте таблицу, на которой вы собираетесь работать, выберите столбец, который содержит значения, которые будут заказана (например, A) и давит на значок карандаша в верхней право. Затем выделите появится нижнее меню, выберите опцию Sort & Filter по нему и «кран» на Возрастание или по убыванию, в зависимости от того, если вы хотите изменить порядок значений от А до Z или Z до A.
На таблетках, интерфейс Excel практически идентичен настольный коллега приложения. Это означает, что иметь значения столбца в алфавитном порядке, вы должны сделать, это выбрать его, нажмите кнопку AZ значок, который расположен в правом верхнем углу и выберите Восходящий (AZ порядке) или по убыванию (ZA Order ) из меню, которое появляется.
Если какой-либо шаг не ясно, и / или хотите больше информации о том, как сортировать значения в листах Excel, см официальной документации приложения доступны на веб-сайте Microsoft.
Правила оформления заказа
Свод ключевых рекомендаций для формирования заказа на разработку
При оформлении заказа, пожалуйста, придерживайтесь указанных нами рекомендаций. Таким образом, вы сэкономите свое время, а разработка программы будет более эффективной и в максимально короткие сроки.
Да, скорее всего, и при реализации указанного примера будут вопросы и некоторые детали, требующие уточнения. Главное, что в целом понятна суть работы и есть ясная картина того, что надо делать.
При оформлении заказа, пожалуйста:
Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.
Правила учета товара в экселе
Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.
Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций
Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.
Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.
При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.
Что дает ведение учета магазина в Excel?
Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.
Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся
Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:
На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:
Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.
Составление таблицы учета товара Excel
Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.
Создание справочников
Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.
Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.
Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров
Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.
Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель
Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.
Формирование выпадающих списков
Чтобы при заполнении приходных документов каждый раз не вводить наименование поставщика или товара, настраивается автоматизированный выбор этих значений из списка справочника. Для этого используется команда «Данные»-«Проверка данных». В появившемся окне выбираем тип данных «Список», а затем в поле источник указываем полный перечень значений из справочника. После этого в ячейке появится возможность выбирать параметр из выпадающего списка.
Меню выбора источника данных для выпадающего списка
Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.
Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.
Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции
При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.
Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.
Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.
Формирование оборотной ведомости
В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы.
Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета
Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.
На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.
Отслеживание критических остатков
Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.
Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов
В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.