Как сделать закупки эффективными
Повышаем эффективность закупок компании в 5 шагов
Есть такое выражение: чтобы увеличить прибыль, нужно двигаться в двух направлениях — больше продавать и меньше тратить. Сегодня рассмотрим подробно второй способ — меньше тратить. Как эффективно уменьшить затраты, улучшить структуру себестоимости и при этом сохранить качество, рассказал эксперт рынка межкорпоративной электронной торговли, директор электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александр Гуров.
«Нововведения, как и любые изменения, возможно, придутся не по душе многим сотрудникам. Кто-то будет убеждать, что процесс закупок в компании отстроен и работает эффективно. И это может быть реальностью на 100 процентов. Но если у вас есть хоть капля сомнения, используйте эту статью как чек-лист для проверки эффективности закупочной деятельности вашей компании. Наш 10-летний опыт и сотрудничество с компаниями разных масштабов, специализации и географии доказал, что конкурентные закупки — это чуть ли самый эффективный инструмент снижения затрат организации», — поделился Александр Гуров.
Шаг первый, кадровый: кто занимает должность руководителя отдела снабжения?
Чтобы организовать процесс закупок максимально эффективно, отдел снабжения должен обеспечить взаимодействие с максимальным количеством поставщиков, соответственно, высокую конкуренцию между ними. Основные требования к руководителю — умение внедрять новые методики, опыт и хорошая репутация в закупках. От начальника отдела требуется собрать вокруг себя честных профессионалов, можно даже без опыта работы в закупках, достаточно, чтобы они были ответственными и технически грамотными.
Шаг второй, контрольный: что нужно лично контролировать собственнику или директору?
По каким показателям можно оценивать эффективность закупок? На наш взгляд, это:
Минимальное количество участников в закупке должно быть не менее 3 компаний (если речь не идет об узкой нише, где в принципе ограниченное количество игроков рынка). Через полгода планку можно поднять и до 5 и выше. Показатель этот имеет первостепенное значение, потому что демонстрирует не только качество работы сотрудников, но и всю систему закупок компании.
Если ваша компания еще не работает на электронных торговых площадках, поручите руководителю отдела, кто кровно заинтересован в увеличении прибыли, заняться этим вопросом. Фото ruwest.ru
Показатель номер два — это доля конкурсных закупок в общей доле закупок. Здесь действует правило Парето, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата. В данном случае наибольшее поле для экономии следует искать в 20% статей бюджета, которые обычно составляют 80% от его суммы. Именно этим затратам и следует уделить особое внимание. Причем, не в пример предыдущему показателю, этапность здесь не требуется, так что можно сразу обозначить ограничение.
Показатель номер три. Здесь подробно останавливаться нет смысла, цифры скажут сами за себя — выросли цены или нет.
Если ваша компания еще не работает на электронных торговых площадках, поручите руководителю отдела, кто кровно заинтересован в увеличении прибыли (это может быть снабжение, тендерный комитет, финансовый или коммерческий директор, руководитель службы экономической безопасности), заняться этим вопросом. Введите в компании правило, что все закупки на сумму свыше определенной суммы (например, 100 тысяч рублей) будут проводиться только на конкурсной основе, на электронной торговой площадке. Объявите, что через заданный срок (максимум два месяца) все договоры оказания услуг, выполнения работ или поставок, превышающих определенную вами стоимость, будут согласовываться только при проведении конкурентной процедуры.
К примеру, наша компания, сама являясь площадкой для проведения закупок, все закупки свыше 5000 рублей проводит на площадке.
Шаг третий, избирательный: внимательно подойдите к выбору ЭТП
Чтобы получить желаемый результат от закупок, нужно со всей ответственностью подойти к вопросу выбора электронной торговой площадки. На рынке с десяток серьезных ЭТП с разным функционалом, условиями работы, и каждый выбирает площадку под свои потребности. Но помните: главным условием снижения цены в закупках все же остается конкуренция. Поэтому основную внимание при выборе площадки я бы уделил вопросу системы привлечения участников на закупки. Чем больше участников — тем больше конкуренция и возможностей снижения цены без потери качества.
Однако не стоит воспринимать ЭТП как панацею. Площадка — это инструмент, который дает прозрачность закупки. Также, если площадка предоставляет персонального менеджера, то это возможность проконсультироваться по всем вопросам, оперативно получить информацию, как правильно провести закупку.
И все же эффективность закупки процентов на 70 зависит от заказчика — от того, как вы используете ЭТП. На что же следует обратить внимание при проведении закупок на электронной торговой площадке:
Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. Фото ONLINECONTRACT
Порочной практикой является прием предложений вне площадки или отсутствие выбора победителя. Возможно, в одном конкретном случае вы и получите выгоду, но в дальнейшем поставщики просто не будут подавать заявки, понимая, что закупка на площадке — формальность. Думаю, для любого руководителя будет не лишним иногда подвергать сомнению чистоту намерений очередного сотрудника, который пришел с предложением работать со «своим», «привычным» поставщиком, не проводя или обходя конкурсную процедуру на ЭТП. Вы уверены, что он заинтересован в выгоде для компании?
Возможны и отговорки со стороны поставщиков: у нас нет сотрудников, нет ЭЦП, нет денег для обеспечительных платежей и т. д. Рассмотрим на примере ЭТП ONLINECONTRACT. Сразу скажу, для работы на нашей площадке не нужна цифровая подпись. Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. При приобретении годовой лицензии компания может участвовать во всех закупочных процедурах на площадке за 2375 рублей в месяц. Давайте попробуем встать на место поставщика и спросим себя: если клиент для меня важен и я уверен в своей конкурентоспособности, насколько это высокая цена для получения большого контракта или крупного клиента? На одной чаше весов 2375 руб. в месяц, а на другой — объем закупочных заявок на сотни и даже миллионы рублей от крупных компаний. Учитывая низкую стоимость лицензии, плата за участие окупается после первой же победы. Стоимость работы на ЭТП ONLINECONTRACT в 2 раза ниже средней по рынку.
Шаг четвертый, концептуальный: если вы покупатель, то исключите правило «покупатель всегда прав» — оно работает против вас
Используя это правило, ваши сотрудники-закупщики могут не рассмотреть предложения новых поставщиков с аналогичным, но более дешевым товаром, более современным и технологичным оборудованием и т. д. Главная цель состоит в том, чтобы привлечь как можно больше поставщиков — это «подстегнет» конкуренцию, поднимет качество и снизит цену. Добиться этого поможет система прозрачных и открытых конкурентных закупок.
Шаг пятый, мотивирующий: распределите функции в команде и поощряйте каждого
Перемены всегда болезненны и нужно быть готовым к недовольству со стороны сотрудников. Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность.
Снабженцы формируют конкурсы и заключают договоры. Техспециалисты, строители и бухгалтеры готовят ТЗ, участвуют в конкурсной комиссии и заключают договоры с победителями. Отдел торгов проверяет и раскручивает конкурсы, организует работу конкурсной комиссии, готовит и согласует с вами протоколы конкурсов и аукционов. Юристы разрабатывают типовые договоры. Финансисты сопоставляют предложения с разными сроками оплаты. «Безопасники» проверяют победителей на благонадежность. В итоге поставщиков выбирает вся команда. Нужно дать понять сотрудникам, что от быстрой и четкой работы команды зависит эффективность закупочной деятельности компании.
Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность. Фото bankgarant.pro
В любое время, в особенности в кризис, у владельца компании или его директора всегда должен быть план, как сделать компанию эффективнее. Конкурентные закупки — это один из действенных способов снизить затраты компании. Эти 5 шагов помогут усовершенствовать закупочную деятельность компании, а грамотное использование электронных площадок позволит упростить процесс закупок.
Чтобы получить ответы на вопросы по организации и проведению закупок, звоните в ЭТП ONLINECONTRACT по телефонам: 8 8-800-555-39-39 или 8(843) 2-696-696.
Справка
Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT — площадка №1 на рынке межкорпоративной электронной торговли в Татарстане.
Создана в 2007 году. Первая закупочная процедура состоялась 20 июля 2007 года. В настоящее время — одна из крупнейших ЭТП Татарстана и России, лидер рынка корпоративных закупок Татарстана.
Компания уже более 10 лет помогает предприятиям оптимизировать затраты и находить поставщиков или покупателей в кратчайшие сроки, сохраняя прозрачность и честную конкуренцию процессов закупок и торгов. Электронная площадка работает по трем направлениям: «Корпоративные закупки», «Биржевые продукты», «Реализация активов и имущества». Организации разного масштаба и географии могут проводить здесь закупки для обеспечения нужд компании, покупать нефтепродукты и продукты нефтехимии у ведущих российских предприятий-производителей напрямую и по справедливой цене, а также покупать или продавать автомобили, металлы, технику, имущество и другие активы предприятия.
С какой целью и по каким критериям оценивается эффективность закупочной деятельности по 44-ФЗ?
Эффективность госзакупок, проводимых по 44-ФЗ, оценивается с целью повышения качества функционирования государственных и муниципальных структур. Способ оценки и критерии эффективности зависят от сферы деятельности госучреждения и характера нарушений, выявленных при ранее проведенных закупках.
Правовая основа и критерии эффективности госзакупок
Органы аудита, проверяющие деятельность заказчиков, проводят оценку эффективности закупок в целях выявления и корректировки факторов, препятствующих нормальному функционированию органов государственной и муниципальной власти (ч. 3 ст. 98 44-ФЗ).
Также в статье 12 44-ФЗ определено, что госзаказчики и их должностные лица несут ответственность за эффективность планирования закупок. Общественный контроль над эффективностью социально значимой закупочной деятельностью может также осуществляться с привлечением добровольных объединений граждан (ч. 3 ст. 102 44-ФЗ).
Эффективность осуществленной закупки складывается из нескольких факторов, каждый из которых иллюстрирует степень достижения определенных целей закупки по отношению к объему затраченных заказчиком ресурсов. Ресурсами заказчика являются материальные средства, время и труд должностных лиц.
Основными критериями оценки эффективности госзакупок являются:
Качество поставляемых товаров, работ или услуг как фактор эффективности закупки является универсальным показателем, иллюстрирующим целесообразность сотрудничества с конкретным поставщиком и оправданность сокращения или увеличения объема средств, выделенных на проведение закупки.
Эффективность планирования
Планирование оценивается по следующим показателям:
Степень прогнозируемости рисков определяется отношением числа предсказанных рисков к числу оправдавшихся предсказаний: чем меньше расхождение в этих числах, тем выше эффективность закупки.
Если поставщик определяется через аукцион на понижение, то показателем высокой эффективности планирования будет как можно более точное прогнозирование цены, на которой завершатся торги.
Конкурентность и экономичность
Конкурентность закупки определяется по следующим показателям:
Чем больше число корректных заявок, поданных на участие в конкурсе или аукционе, тем выше конкурентность закупки и вероятность заключения выгодного контракта. При этом важно учесть, что большое число понижений цены на один лот закупки может говорить не только о высокой конкуренции среди исполнителей, но и о возможно завышенной начальной (максимальной) цене лота.
К действиям, повышающим экономическую эффективность и конкурентность закупки, также относятся:
Конкурентные переговоры позволяют снизить цену закупки при тех же прочих условиях контракта, а корректно сформулированные условия закупки привлекут больше потенциальных исполнителей и повысят конкурентность закупки.
Соблюдение законодательства
К показателям, иллюстрирующим высокую правовую эффективность проведения закупок, относятся:
К соблюдениям требований закона относятся соблюдение регламента рассмотрения обеих частей заявок, составление корректного обоснования способа закупки, а также количества и ассортимента товаров, работ или услуг.
Чтобы эффективно осуществлять наукоемкие закупки на крупные суммы, госучреждениям необходимо создавать юридическую комиссию для обоснования каждого пункта контракта или условия закупки, в противном случае, повышается риск перерасхода средств и срыва сроков поставки из-за нарушений требований закона при проведении аудита.
Эффективность документооборота
Качество работы с закупочной документацией оценивается по следующим параметрам:
Высокую эффективность закупки показывают короткие сроки между озвучиванием цели закупки начальником госучреждения и размещением извещения о ее проведении.
Быстрое составление контракта с выбранным поставщиком снижает риски его отказа от участия в закупке, а промедление может привести к невыполнению госучреждением своих функций из-за срыва сроков поставки нужных товаров или выполнения работ.
Повышение эффективности закупочной деятельности конкретного заказчика можно осуществить путем тщательного анализа каждого критерия эффективности с последующим выявлением причин низких показателей. Для оценки данных критериев госучреждение вправе обратиться к аудиторским фирмам.
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.
Стратегическое управление закупками или как повысить эффективность
Ну, разве электронные торговые площадки не позволяют повысить эффективность предприятий? – Позволяют. Почти каждая электронная площадка предлагает статистику снижения начальной цены на 15-50%. Но достаточно ли этого? – Однозначно нет. К тому же, если сравнить стоимость закупки не с начальной ценой, а с ценой на необходимые закупочные позиции в розничных магазинах (в т.ч. интернет-магазинах) или при заказе без проведения конкурсных процедур, статистика не будет столь радужной.
Тенденции в управлении закупками
В настоящее время в России складывается интересная ситуация, когда передовые предприятия от закупок на электронных торгах переходят к стратегическим закупкам и управлению товарными категориями, минуя стадию внедрения систем управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM). Хотя эту стадию проходили большинство передовых стран мира. Естественно, SRM-система является частью системы стратегических закупок, но проникновение последней в бизнес-процессы предприятия гораздо глубже. В последнее время количество заказчиков подобных систем неуклонно увеличивается.
С чем связана эта тенденция? Как я отметил ранее, с необходимостью повышения эффективности. Отложенный спрос перестал быть драйвером роста. Производственные мощности загружены, а безработица находится на объективно низком уровне. После вступления в ВТО Российский рынок открыт для внешней конкуренции. Опережающий рост заработной платы и иных издержек снижает конкурентоспособность российских предприятий. И единственным способом выжить и увеличить прибыльность становится повышение эффективности.
Как повысить эффективность?
Чтобы повысить эффективность предприятия, необходимо эффективно приобрести входящие ресурсы (материалы, комплектующие, энергию, услуги и т.п.) и эффективно добавить стоимость. Да, закупки на электронных торгах во многих случаях позволяют снизить стоимость приобретаемых ресурсов. Но можно ли эффективно приобрести ресурсы у неэффективного поставщика? Вот здесь и появляется ниша для стратегических закупок.
Предквалификация и отбор поставщиков
В первую очередь, заказчик должен создать пул эффективных поставщиков по каждой ключевой товарной группе. Обычно это достигается проведением непрерывной предварительной квалификации поставщиков. По каждой ключевой товарной группе формируется отдельный перечень квалификационных критериев. Предварительный отбор производится на основании ответов поставщика на квалификационные вопросы. В рамках предварительного отбора происходит знакомство заказчика со структурой бизнеса его потенциального поставщика. При этом заказчик выясняет не только, способен ли поставщик обеспечить необходимую номенклатуру, качество и объемы, но и возможности повышения эффективности своего контрагента.
Способы повышения эффективности поставщика
Есть масса других способов влияния на эффективность поставщиков от участия в формировании его продуктовой линейки до способствования расширению его клиентской базы, предоставления финансирования и даже вхождения в капитал.
Оптимизация закупочной рутины
Повышение эффективности создания добавленной стоимости также неотделимо от эффективных закупок. Прежде всего, необходимо повысить производительность труда. Для этого необходимо применение современных технологий, что сопряжено с приобретением оборудования и инвестиций в основной капитал.
С другой стороны, необходимо минимизировать участие работников в рутинных операциях, в том числе и в области закупок. Не перечисляя всех возможностей, приведем пару примеров оптимизации закупочной деятельности, находящихся традиционно вне области влияния отдела закупок. Например, автоматизация формирования потребностей с учетом складских запасов позволяет высвободить немало рабочего времени, а централизация закупок обеспечивает существенную экономию за счет объемных скидок.
Кроме того, огромным ресурсом для снижения затрат на закупки является приобретение офисных принадлежностей и другой мелочевки, необходимой для обеспечения деятельности сотрудников предприятия. Речь идет о тех товарах, стоимость которых мала по сравнению с затратами на их приобретение. Существует ряд подходов к решению этой проблемы от полной передачи этой функции на аутсорсинг до построения системы мгновенного заказа и автоматических расчетов, доступной на самых нижних уровнях производственной иерархии (каждому сотруднику или, как минимум, каждому начальнику отдела).
Таким образом, закупочная деятельность пронизывает все предприятие, а ее автоматизация позволяет существенно повысить эффективность. Системы стратегических закупок и управления товарными категориями дают необходимый инструмент для вывода предприятия на новый уровень. Подобные системы являются уникальными: для их проектирования и разработки необходимо понимать бизнес конкретного предприятия и правильно выбирать необходимые инструменты. И это действительно интересно.
5 лайфхаков для успешных закупок
Пять простых, но действенных советов от экспертов Контур.Торгов, которые помогут развить шестое чувство для победы в госзакупках
Победа в государственных закупках зависит от множества факторов. Именно поэтому большой популярностью пользуются услуги компаний по сопровождению торгов: они обещают, что победы возможны только при непосредственном сотрудничестве с ними. Однако 100%-ной гарантии того, что все контракты станут вашими, нет. И это нужно четко понимать. Однако специалисты с большим опытом участия в госзакупках могут лучше спрогнозировать, в какой закупке можно победить, а в какой нет.
В этой статье мы поделимся лайфхаками, которые применяют эксперты Контур.Торгов.
1. Обратить внимание на небольшие закупки
Часто организации, увидев большую начальную цену контракта, с радостью идут участвовать в тендере, мечтая о победе. Готовят заявку, собирают необходимые документы, но не выигрывают. Давайте подумаем почему?
Тендеры с высокой начальной ценой, как правило, выигрывают крупные компании, которые могу сэкономить на объемах поставки или на других расходах. Такие компании с удовольствием участвуют в закупках с большой НМЦК и редко обращают внимание на небольшие торги. Поэтому участие в небольших торгах для небольшой компании чаще приносит успех.
Согласитесь, лучше выиграть несколько небольших тендеров и обеспечить себя работой на ближайшее время, чем тратить силы и ресурсы на участие в больших закупках.
2. Тщательно просматривать закупки на аффилированность
Если сервис по поиску закупок позволяет просматривать аналитику, то рекомендуем, помимо всего остального, обратить внимание клиента на аналитику по прошлым торгам у этого заказчика. Можно заметить, что его тендеры выигрывает одна и та же компания или ТЗ составлено причудливым образом и добавлены специфические элементы, которых быть не должно.
3. Считать расходы и понимать свою конкурентоспособность
Весомую роль в победе имеет грамотный расчет всех расходов, которые компания понесет в процессе исполнения условий договора/контракта, в том числе и НДС, о которых клиент забывает.
Анализируя заявку, организация обычно не обращает внимание на то, что в закупке будут участвовать компании, применяющие НДС, и компании, работающие на упрощенке. Преимущество чаще всего на стороне компании с «упрощенкой». Об этом важно помнить.
4. Подтверждать опыт
Некоторые компании пренебрегают желанием заказчика посмотреть опыт компаний, которые участвуют в тендере, а некоторые ссылаются на конфиденциальность данных.
Действительно, это требование носит рекомендательный характер, но на деле подтверждение опыта — один из важнейших пунктов в конкурсах и запросах предложений. Как правило, он и является основным критерием при выборе поставщика. Некоторые поставщики этого не знают.
5. Очень внимательно составлять документацию в заявке
Самая распространенная ошибка, которую допускает поставщик, — это неправильное и невнимательное заполнение документации. Представьте, в тендере участвуют 2 поставщика, которые подходят под требования заказчика. Один из них неверно оформил заявку, и заказчик ее отклонил. В итоге побеждает второй участник, даже если его цена выше предложения конкурента.
Если организация-поставщик не может дать конкурентную цену, если качество товаров или услуг не соответствует заявленному, то никакая компания по сопровождению не сможет гарантировать победу в торгах. Пожалуйста, помните об этом, развенчивайте конкурентные обещания вашим потенциальным клиентам. В процессе торгов возникает много сложностей и нюансов, о которых поставщик может даже не догадываться. Поэтому все вопросы лучше доверять профессионалам. Эксперты Контур.Торгов имеют огромный опыт в абсолютно разных сферах и, изучив специфику клиента, видят потенциальные закупки для него.