Как сделать заверенную копию устава
Как правильно заверить копию документа
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Бесплатно получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).
СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц
Образец правильного заверения копии документов
По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.
ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
1. Копия для «внутреннего» использования без печати
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
2. Копия для «внутреннего» использования с печатью
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
3. Копия для «внешнего» использования
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.
4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».
5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.
Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Как заверить копию устава
Устав относится к учредительным документам предприятия и устанавливает правила и порядок ведения дел в какой-нибудь области либо сфере. Его копию могут запросить разные организации и учреждения для разных целей, скажем, банк для открытия расчетного счета либо для выдачи кредита, деловые партнеры – для завершения договоров. Заверить копию устава дозволено несколькими методами. Требования к заверению будут определяться исходя из того, куда нужно представить копию.
Инструкция
1. Устав регистрируется в региональном налоговом органе при учреждении предприятия, следственно, первым местом, где дозволено получить заверенную копию устава, будет налоговая. Для этого нужно подать заявление с просьбой представить копию устава и квитанцию об оплате государственной пошлины. При выборе обыкновенной процедуры копию дозволено будет получить через пять рабочих дней, при ускоренной процедуре – на дальнейший день, но размер государственной пошлины увеличится в два раза.
3. В случаях, когда заверять документ нотариально не требуется, дозволено заверить копию устава самосильно. Существует два метода. 1-й – копию устава прошивают нитью, на место прошивки наклеивают маленький лист. «Хвостики» нити для прошивки не обязаны быть слишком короткими, они обязаны выглядывать из-под наклеенного листа. На приклеенном листе нужно указать число прошитых и пронумерованных листов, поставить печать предприятия, заверить подписью начальника, подпись расшифровать. Печать должна быть ясной и заходить на приклеенный лист и на нить. Также в этом случае печать и подпись ставятся на титульный лист. Реально получается, что заверить нужно копии тех листов, где содержатся печати и отметки.
4. 2-й метод заверения больше изнурительный. Он полагает заверение всей страницы копии устава. То есть на всей странице нужно поставить отметку «копия правильна», печать предприятия и подпись начальника (подпись нужно расшифровать). Дабы поставить отметку «копия правильна», дозволено воспользоваться особым штампом либо сделать надпись от руки.
Совет 2: Как заверять копию паспорта
Вам понадобится
Инструкция
1. Дабы получить на копии паспорта визу нотариуса, довольно обратиться к любому из них с оригиналом паспорта и наличными для оплаты службы по действующему прейскуранту (в среднем в районе 100 рублей за страницу).
2. Если помощник нотариуса не снимает копий с документа сам, придется сделать это в ближайшем месте, где такую службу оказывают. Обнаружить его рядом с нотариальной конторой традиционно нетрудно: где потребность, там и предложение.Класснее каждого позвонить в офис выбранного нотариуса и уточнить данный момент, дабы не посещать его потом два раза.
3. В некоторых случаях копию паспорта индивидуального предпринимателя либо начальника организации может заверить сам его владелец. Традиционно это касается документов, подаваемых в налоговые органы и внебюджетные фонды.В этом случае нужно написать на всякой странице «Копия правильна», расписаться с указанием своей должности (предпринимателям так и писать «Личный предприниматель») и расшифровкой подписи, указать дату и поставить печать.
Видео по теме
Совет 3: Как нотариально заверить копию документа
Нотариально заверенная копия документов может понадобиться как физическому, так и юридическому лицу во множестве обстановок. Это один из самых распространенных поводов для обращения граждан к нотариусам. Действия по освидетельствованию верности копий в России осуществляются в соответствии с расположениями Федерального Закона «Основы права РФ о нотариате» (ст. 77-79)
Вам понадобится
Инструкция
1. Заверить копию документа может только нотариус, следственно заранее узнайте адреса ближайших нотариальных контор и часы их работы. В соответствии с законом, всякий гражданин может заверить надобные ему документы, не являясь их обладателем. Исключением является обстановка заверения копии паспорта, при которой нужно личное наличие.
2. Проверьте документ, копию которого вы хотите нотариально заверить. В соответствии с федеральным законом к нему предъявляется ряд требований: лист должен быть целостным, не заламинированным, не должен содержать нечитаемых либо зачеркнутых фрагментов текста либо печатей, не должно быть карандашных надписей. В том случае, если документ состоит из 2-х и больше страниц, все они обязаны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью и подписью должностного лица.Также существуют определенные типы документов, копии которых в тезисе не подлежат нотариальному заверению. К ним относятся: дипломы без регистрационного номера; договора в легкой письменной форме; бумаги с грифом «секретно»; медицинские документы согласно приказу Минздрава и ряд других.
4. Бережете нотариально заверенные копии ваших документов так длинно, как это нужно, т.к. в соответствии с законом, срок их действия не лимитирован. Класснее каждого беречь их дома либо у родственников. Тогда при происхождении форс-мажорной обстановки ими дозволено будет воспользоваться неотлагательно.
Совет 4: Как нотариально заверить документы
Вам понадобится
Инструкция
1. За нотариальным свидетельством верности копии документа обратиться можете только вы сами. Заверение копии по доверенности допустима только в том случае, если в ней оговорены такие полномочия.
3. Сделайте нужное число ксерокопий документа, подлежащего заверке. Они обязаны быть отчетливыми и классно читаемыми. Если оглавления документа помещено на обеих его сторонах, копия также должна быть двусторонней.
5. Дальше работник нотариальной конторы на последней странице копии поставит печать о ее засвидетельствовании, свою личную печать, подпись и штамп с окончанием названия населенного пункта, скажем, «-ва».
6. Поставьте свою подпись в особом реестре, содержащем ваши паспортные данные, название документа, число его страниц и число нотариально заверенных копий.
Совет 5: Как заверить копию
Совершение какой-нибудь сделки либо обращение в государственную организацию, как водится, требует заверенные копии документов. Это могут быть экземпляры договоров, копии паспорта либо трудовой книжки. Основным методом осуществить заверку является обращение к нотариусу, но есть и другие варианты.
Методы заверки документов
Заверка документов может протекать несколькими методами в зависимости от того, кому именно нужно получить на руки бумаги: организации, ИП либо частному лицу.1. Непосредственное обращение к нотариусу по месту жительства. Для этого вам довольно узнать, где находиться офис районного нотариуса, и прийти к нему в приёмные часы по вопросам заверки копий. В зависимости от нагрузки эксперта вы можете оформить документы фактически сразу, либо потратить от получаса и больше, ждя своей очереди. Если предполагается крупной объём работы, то, допустимо, что к нотариусу вам придётся предварительно записаться. Те же службы дозволено получить у частного эксперта.2. Выезд нотариуса на адрес физического лица либо организации. В данном случае довольно обзавестись телефоном нотариальной конторы, дабы заранее обговорить данные его прибытия и объём работы. Зачастую такой вероятностью пользуются небольшие фирмы, ИП и люди, не имеющие вероятность независимо прийти в офис к нотариусу.3. Самостоятельная заверка копий. Для огромных компаний и организаций данный метод является оптимальным, потому что они сами вправе заверять копии документов, находящихся у них. 4. Заказ заверенных копий и копий с предоставлением подлинников на сайте государственных служб. На данном источнике находится крупный перечень документов, копии которых может заказать физическое либо юридическое лицо. Скажем, копия свидетельства о государственной регистрации.
Что необходимо для заверки документов
Чтобы положительно и своевременно оформить и заверить копию надобного документа, нужно иметь при себе:• паспорт;• документ, подлежащий заверке;• копию заверяемого документа;• некую сумму для оплаты служб нотариуса, которую дозволено уточнить по телефону в всяком определенном офисе.Также для проведения процедуры заверки копий могут потребоваться добавочные документы:• доверенность, дающая право заверять копии документов иного лица;• документ, подтверждающий право на бесплатные службы нотариуса либо службы, предоставляемые по сниженным ставкам;• документ, дающий право на безвозмездный вызов нотариуса на дом;• документ, подтверждающий право заверять копии документов той либо другой организации.
Заверяем документы дома
Если у вас либо у ваших близких нет вероятности лично посетить нотариальную контору для заверки копий документа, то эксперта дозволено пригласить на дом. Для этого обнаружьте в справочнике, либо на сайте организации телефон нотариуса. Позвонив, осведомите о вашей необходимости. Секретарь сориентирует вас в ценах и особенностях службы, позже чего вы сумеете оговорить время приезда эксперта. Недавно до этого не позабудьте подготовить всё нужное для предоставления службы: документы, комфортное место для работы нотариуса, деньги.
Совет 6: Как заверить договор у нотариуса
Нотариально заверенный договор считается неоспоримым. То есть правовая сторона такой сделки теснее не подвергается сомнению, потому что производится в присутствии поверенного власти – нотариуса.
Инструкция
1. Дабы нотариус заверил договор, нужным условием является наличие всех сторон либо участников, присутствие с собой их личных и иных документов, которые понадобятся при завершении соглашения.
2. Во всех имеющихся документах, согласно праву, неукоснительно обязаны быть регистрационные номера, даты, собственные подписи и печати от должностных лиц. Основанием для отказа в заверении договора может послужить плохая читабельность, к примеру, в них независимо внесены метаморфозы карандашом либо ручкой, нечеткие печати, часть текста всецело либо отчасти отсутствует. Главно, дабы все листы в документах были верно пронумерованы, скреплены печатью и верно прошиты
3. Договор следует представить нотариусу в нескольких экземплярах равноценных копий для всего участника. В копиях также значимо обратить внимание на каждый текст, дабы он был легко читаем и внятен, а подписи и печати имели рассудительный вид.
4. После этого необходимо обратится в кабинет по заверению документов, дабы коллега нотариальной конторы проверил соответствие документов по требованиям права. Также он сверит копии с оригиналом и поставит нужные штампы на первой и последней страницах. Эти технические приемы существуют для различия достоверных копий от фальшивых. Позже чего собственные данные всех участников будут внесены в реестр.
5. Существуют также некоторые виды договоров, которые при завершении не требуют присутствия нотариуса. Это может быть договор о найме на работу, о кредите, о поставках, дарении недвижимости и т.д. В таких случаях договор будет заверен, если имеется полная личная информация об участниках его заключающих и его данные не противоречат требованиям присутствующего права. Такое заверение следует проводить в присутствии всех сторон договора. Весь оставляет свою личную подпись на последней его странице, позже чего нотариусом ставится печать. Копии заверенного договора обязаны оставаться у всего участника на руках.
Обратите внимание!
Договор будет заверен только в том случае, если он подписан в кабинете прямо на глазах у нотариуса и всех сторон. Если все выше перечисленное было соблюдено положительно, нотариус поставит на последней странице договора личную подпись и заверит печатью. Помимо того, на документах также будет стоять штамп с названием города и окончанием срока действия документа. Позже этого договор считается нотариально заверенным.
Полезный совет
Если у вас есть устав в электронном виде, легче распечатать его со 2-й по последнюю страницу, а с титульного листа – снять копию. Копию обратной стороны последнего листа (с отметками налоговой) нужно сделать на цикле последней распечатанной страницы устава.