Как сделать жеребьевку в excel

Как сделать сводную таблицу из нескольких листов/диапазонов Excel

Такую таблицу можно выполнить двумя разными способами.

Рассмотрим первый способ.

Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.

Шаг первый.

Необходимо добавить в ленту инструментов кнопку мастера создания сводных таблиц и диаграмм.

Для этого следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте (панели инструментов) и выбрать из выпадающего меню пункт «Настройка ленты»

либо войти во вкладку

«Файл» => «Параметры» => «Настройка ленты».

Далее в настройках ленты из выпадающего списка под надписью «Выбрать команды» выбрать пункт «Все команды». В окне ниже отобразятся все возможные команды, которые можно разместить на панели, в алфавитном порядке.

Из списка выбираем «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel Добавление мастера сводных таблиц

В правом окне при помощи кнопки «Создать группу» создаем новую группу инструментов. Для группы можно выбрать удобное для Вас наименование. Например, «Своя группа». Можно выбрать на какой вкладке будет создана группа. В своем примере я выбрал вкладку «Главная».

Когда группа создана, выделите ее курсором, выделите курсором «Мастер сводных таблиц и диаграмм» в левом окне и нажмите кнопку «Добавить >>».

Теперь на главной вкладке панели инструментов находится инструмент «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel Мастер сводных на панели

Второй способ.

Данный способ заключается в использовании запроса надстройки Power Query.

О данной надстройке рассказывалось в статье: «Power Query» в «Excel» — что это?

Создание запроса Power Query для сведения нескольких страниц книги в одну таблицу.

Шаг первый.

Нужно создать два запроса, каждый из которых будет брать информацию из отдельной таблицы.

Шаг два.

Для этого во вкладке Power Query нужно нажать кнопку «Из таблицы» и указать в появившемся окне диапазон – источник данных. После чего нажать «Ок».

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel Power Query из таблицы

Шаг три.

Когда создан второй запрос, нужно во вкладке Power Query кликнуть по кнопке «Слияние запросов» и настроит в появившемся окне вид получившейся общей таблицы.

Шаг четыре.

Когда вид настроен, нужно нажать кнопку «Закрыть и загрузить.»

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel Закрыть и загрузить

Надстройка Power Query соберет данные с двух листов и соединит их в одной таблице.

Источник

Как создать сводную таблицу в Excel. 2 способа создания сводной таблицы в Эксель

Отчет в виде таблички, регулируемый фильтрами, помогает систематизировать информацию в крупных базах данных. Выясним, как составить такую таблицу на основе информации из документа Эксель и редактировать ее форму и содержание.

Как создается сводная таблица в Excel

Перед составлением сводной таблички необходимо проверить соответствуют ли ее компоненты нескольким критериям. Если не обратить на это внимание, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Условия таковы:

Рассмотрим два метода создания табличного отчета.

Классический способ составления сводной таблицы

Для проверки этого способа воспользуемся табличкой с данными о продажах спортивных товаров. Нужно поставить цель создания таблицы, чтобы четко представить результат. Выясним с помощью сведения данных, сколько женских теннисных кроссовок продали в магазине. Сумма должна отобразиться в строке рядом с наименованием, даже если продажи разбросаны на несколько строк в источнике.

Упростить обновление сводной таблички возможно через подключение динамических изменений. При добавлении новой информации в начальную табличку результат вычислений изменится. Это необязательный шаг.

На панели инструментов появится вкладка «Конструктор таблиц». Она будет возникать в верхней части экрана каждый раз при выборе ячеек отформатированной таблицы. Программа дает таблице имя, его всегда можно изменить. Переходим к основному этапу – составлению табличного отчета:

В заданной ситуации нужны несколько полей. «Пол» и «Вид спорта» попадают в категорию «Фильтры», «Наименование» – в область «Строки», «Сумма» перемещается в «Значение». Раздел «Столбцы» остается пустым.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel5

Когда таблица сформирована, нужно применить выбранные фильтры. Разберем этот этап по шагам. Стоит вспомнить условие: нужно определить продажи женских теннисных кроссовок.

Результат: на листе представлены только запрошенные данные. Информация о сумме в нескольких строчках с одинаковым наименованием суммируется.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel7

Использование Мастера сводных таблиц

Составить отчет можно с помощью специального инструмента – Мастера сводных таблиц. Функция не находится в быстром доступе по умолчанию, поэтому сначала добавим ее туда.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Зачастую важные для отчета данные размещены в разных таблицах, и их требуется объединить. Воспользуемся Мастером сводных таблиц и совместим несколько баз данных в одну. Представим, что есть две таблицы с данными о наличии товаров на складе. Нужно воспользоваться инструментами Excel, чтобы объединить их в одну базу данных.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.

Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц

Следует учесть несколько особенностей, проявляющихся при работе с отчетами в форме таблиц:

Важно! Обновить сводную табличку можно через вкладку «Данные». Для этого выбираем ячейку в таблице и находим на вкладке функцию «Обновить все».

Плюсы сводных таблиц

Отчеты в формате сводных таблиц обладают серьезными преимуществами перед другими типами отчетов в Excel. Рассмотрим каждое из них:

Поля сводной таблицы

Обратим особое внимание на один из шагов составления сводной таблички – выбор полей и распределение по областям. Для того чтобы понять метод работы с окном «Поля таблицы», рассмотрим его элементы по отдельности.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel17

В более новых версиях Microsoft Excel окно выглядит немного иначе, но функции сохраняются.

Если в источниках много данных, можно воспользоваться функцией «Отложить обновление макета», чтобы предотвратить ошибки в работе программы.

Настройка внешнего вида таблицы

Изменения во внешнем виде сводной таблицы вносятся с помощью инструментов вкладки «Конструктор». Она появляется на панели управления, когда отчет уже составлен. Функции раздела «Макет» позволяют изменить структуру итоговой таблицы. Раздел «Стили сводной таблицы» содержит темы разных цветов, которые применяются к отчету.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel18

Как работать со сводными таблицами в Excel

Бывает недостаточно создать отчет в виде таблицы – требуются дополнительные действия. Рассмотрим несколько способов работы со сводной таблицей, ее структурой и данными.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Если необходимо дополнить отчет новой информацией из расширенного диапазона, придется изменить выбор ячеек.

Обратите внимание! Невозможно сделать новую таблицу источником данных. Если нужно добавить информацию из таблицы, потребуется создать новый отчет на том же листе и поставить две таблицы рядом.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Если отчет не переведен в динамический формат, все еще есть способы обновить информацию в нем после внесения изменений в источник. Обновим сводную таблицу вручную. Для этого кликнем по любой ячейке отчета и по пункту «Обновить» в контекстном меню. Также можно воспользоваться кнопкой с тем же названием на вкладке «Параметры»/«Анализ».

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel20

На этой вкладке размещен инструмент, с помощью которого можно обновлять таблицу автоматически.

Заключение

Отчет в табличном формате быстро составляется благодаря инструментам Excel. Его наглядность и развернутость можно выбрать на этапе составления. Программа позволяет менять структуру и содержание таблиц.

Источник

Как сделать выборку в Excel из списка

Работая с таблицами Excel, зачастую требуется проводить выборку по определенному критерию или соблюдая несколько условий. Программа предполагает выполнение данной задачи несколькими способами. Как произвести выборку, используя различные инструменты, рассмотрим далее.

Проводим выборку

Выборка данных – это процесс, который при помощи некоторых инструментов производит отбор данных для облегчения последующей работы с ними.

Решение №1: применяем расширенный автофильтр

Метод с применением автофильтра считается наиболее простым и доступным для понимания малоопытному пользователю. Рассмотрим процесс выполнения на отдельном примере:

Можно включить выпадающий список и другим способом. Открыв вкладку «Данные», отыскав блок «Сортировка и фильтр», кликаем по «Фильтр».

Примечание эксперта! Дальнейший переход зависит от типа выбранного столбца. Если были выбраны «Наименования», то в открывшемся списке останавливаем выбор на «Текстовые фильтры». В «Дата» это будет «Фильтры по дате», а в «Сумма выручки» – «Числовые фильтры».

Дополнительная информация! При необходимости можно провести дополнительную или комбинированную фильтрацию. Для этого перейдите в окно пользовательской фильтрации и установите галочку на положении «ИЛИ». Затем в верхней части установите фильтр на максимальном значении, а внизу на минимальном. Прописав желаемые значения в числовом обозначении в правом поле, нажимаем «ОК».

Таким же образом проводится фильтрация в соседних столбцах. К примеру, нужно отфильтровать таблицу по дате. Откройте пользовательский автофильтр и установите в левой стороне значения – сверху (после и равно) и снизу (до или равно). В правой стороне пропишите даты. Устанавливаем фильтр в положение «И» и соглашаемся, нажав «ОК». В итоге конечный результат выглядит следующим образом:

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel7

Решение №2: используем формулы массива

Выборка также может производится с использованием формул. Отличительной особенностью этого способа решения является вывод конечного результата в отдельную таблицу.

Примечание эксперта! Необходимо понимать, что в каждом конкретном случае значения поля с записанной формулой будут меняться. Для упрощения процесса рекомендуется скопировать предоставленную формулу и провести корректировку на месте.

Примечание эксперта! Получаем результат с корректно заполненной датой, но ошибка «#ЧИСЛО!» не удалилась. Эти значения всплыли не случайно. На этих местах должны находится скрытые при помощи фильтрации данные. Чтобы удалить эти недостатки, нужно выполнить некоторый алгоритм действий.

На данном этапе, выборка имеет законченный вид и выглядит надлежащим образом.

Заключение

Предложенные вниманию способы выполнения выборки не являются единственными, однако они одни из самых удобных и часто используемых. Оба способа заслуживают особого внимания, так как подходят для выполнения задач разного характера.

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть фото Как сделать жеребьевку в excel. Смотреть картинку Как сделать жеребьевку в excel. Картинка про Как сделать жеребьевку в excel. Фото Как сделать жеребьевку в excel

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *