Как сделать журнал выдачи ключей
Акт приема-передачи ключей от помещения
Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.
В каких ситуациях без документа не обойтись
Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:
Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д. или же относится ко внутрикорпоративным бумагам, удостоверяющим передачу имущества предприятия между сотрудниками.
Для чего нужен документ
С того момента, как ключи переходят из одних рук в другие, ответственность за имущество, находящееся внутри помещения, равно как и за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому они были переданы.
Данный акт в основном нужен для четкого разграничения прав и обязательств по обеспечению целостности и сохранности товарно-материальных ценностей.
В случае причинения какого-либо материального урона охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с того, кто принял ключи по акту приема-передачи.
Кто должен подготовить акт
В формировании акта всегда участвуют две стороны. В качестве первой выступает лицо, передающее ключи, в качестве второй – принимающее их. Обычно акт составляет тот, кто ключи отдает, но, в любом случае, акт должен быть удостоверен подписями обеих сторон – только при соблюдении этого условия данный документ обретет легитимность и юридическую силу.
Общие моменты составления акта
Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.
Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:
Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.
Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.
Акт может быть сформирован на обычном листе любого удобного формата (но общепринятый – А4) или на фирменном бланке организации с оттиском реквизитов. Он может быть написан от руки или напечатан – эти факторы в определении законности документа роли не играют.
Создается акт всегда минимум в двух экземплярах. Один из них остается у лица, ранее ответственного за ее хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, если таковые присутствовали при составлении акта, надо отдать заверенные копии.
Сколько времени хранить готовый бланк
По завершении всех формальностей, когда ключи перейдут от одной стороны к другой, информацию об акте надо внести в специальный журнал учета документации. После этого бумагу нужно передать в архив компании на хранение. Здесь он должен находиться в протяжении периода, длительность которого устанавливается либо законом, либо внутренними нормами предприятия.
Образец документа
Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:
Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:
При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.
В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.
Журнал учета выдачи и приема ключ-марки
Образец и пример заполнения журнала выдачи и приема ключ-марки
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Больше настроек ▼
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Для обеспечения безопасности особо опасных объектов в организации может быть рекомендована к внедрению марочная система. Марочная система должна распространяться на грузоподъемные краны с электрическим приводом, электрокары, передаточные тележки и другие средства промышленного транспорта, на грузоподъемные средства на самоходных шасси специального назначения и др.
Марочная система является системой допуска работников к работе на оборудовании повышенной опасности, к его ремонту и осмотру. Система направлена на обеспечение безопасной организации труда и на установление таких производственных отношений между работниками, выполняющими эти работы, которые исключают несогласованность их действий.
Марочная система должна использоваться для осуществления допуска к управлению оборудованием и для исключения случайного пуска механизма.
Ключ-марка представляет собой электротехническое устройство и предназначено для замыкания цепи управления механизма и относится к прибору безопасности.
На ключ-марке ударным способом должен быть нанесен регистрационный номер объекта, который оборудован ключ-маркой.
Ключ-марку следует устанавливать на механизмах, имеющих посты (пульты) управления, у которых во время работы механизмов постоянно находится работник, ими управляющий.
Ключ-марка должен устанавливаться на пультах управления механизмов. Контакты замка-выключателя должны быть включены в оперативную цепь электропривода механизма последовательно с контактами пусковой кнопки или выключателя.
Ключ-марку необходимо устанавливать на пульте управления механизма так, чтобы он хорошо обозревался и не создавал неудобств при его включении. Рекомендуется скважину замка-выключателя очерчивать кругом краской красного цвета.
Изменения в электрической схеме и внешнем виде пульта управления, вызванные установкой ключ-марки, должны быть внесены в техническую документацию электропривода механизма.
Изготовление или приобретение ключ-марки следует организовать в масштабе организации централизованно. Предназначенный для определенного механизма ключ не должен подходить к другому оборудованию.
Работники, управляющие механизмом, оборудованным марочной системой, должны приступать к работе только после получения ключ-марки от лица, ответственного за его выдачу, под роспись в журнале учета выдачи и приема ключ-марки.
По окончании работы работник, управляющий механизмом, должен возвратить ключ-марку на место хранения и расписаться в журнале учета выдачи и приема ключ-марки о его сдаче.
Графы журнала учета выдачи и приема ключ-марки :
1. п/п
2. Дата и время
3. Наименование крана, регистрационный номер
4. Ф.И.О. получившего ключ-марку
5. Личная подпись
6. Ф.И.О., выдавшего ключ-марку (отв. за БПР)
7. Личная подпись
8. Дата, время возврата ключ-марки
9. Ф.И.О., сдающего ключ-марку
10. Подпись сдающего
11. Ф.И.О., принимающего ключ-марку (отв. за БПР)
12. Подпись принимающего ключ-марку
Согласно Обеспечение безопасности производственного оборудовавания ПОТ РО-14000-002-98
4.2.3.2. Работники, управляющие механизмом, оборудованным марочной системой, должны приступать к работе только после получения ключ-марки от лица, ответственного за его выдачу, под роспись в журнале. Выдача ключ-марки рассматривается как допуск к управлению механизмом.
4.2.3.3. По окончании работы работник, управляющий механизмом, должен возвратить ключ-марку на место хранения и расписаться в журнале о его сдаче.
4.2.3.4. Во время работы механизма ключ-марка должен находиться в замке-выключателе под присмотром работника, управляющего механизмом.
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Инструкция «О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок»
В качестве примера
«О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок»
1.1. Инструкция «О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок» определяет порядок учёта, хранения и выдачи ключей от дверей электроустановок, камер, щитов и сборок, шкафов и т. п.
1.2. Инструкция составлена на основании Межотраслевых правил по охране труда (Правил безопасности) при эксплуатации электроустановок пп; 1.3.12.1.3.13.
2. ПОРЯДОК УЧЕТА КЛЮЧЕЙ
2.1. На дверях электроустановок, камер, щитов, сборок, шкафов и т. п. с наружной стороны должны быть нанесены, присвоенные им, маркировка и номер, согласно схеме, а также предупреждающие плакаты и знаки, установленного образца, в соответствии с требованиями «Правил применения и испытания средств защиты, используемых в электроустановках».
2.2. Двери помещений электроустановок, камер, щитов, сборок, шкафов и т. п. должны быть оборудованы исправными замками и с двумя комплектами ключей. Ключи должны быть пронумерованы и, соответствовать присвоенному номеру электроустановки.
2.3. Один комплект пронумерованных ключей хранится в запираемом ящике учета у оперативного персонала ___________________________________________________________________________________
(меха, участка, подстанции, лаборатории)
Второй запасной комплект хранится у ответственного за электрохозяйство предприятия (структурного подразделения).
3. О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ
3.1. Выдача и возврат ключей должны учитываться в журнале выдачи ключей.
3.2. Ключи выдаются под расписку работникам:
· Ответственному за электрохозяйство предприятия и его заместителю всех электроустановок предприятия
· Оперативному, оперативно-ремонтному персоналу, имеющему право единоличного осмотра, от помещений и дверц электрооборудования, закрепленного за ними.
· При работах по наряду-допуску, допускающему из числа оперативного персонала, ответственному руководителю, производителю работ и наблюдающему – от помещений электроустановок камер, щитов, сборок, шкафов и т, п., в которых предстоит работать.
· Оперативному и оперативно-ремонтному персоналу, допущенному к работам, выполняемым в порядке текущей эксплуатации, от электрооборудования на закрепленном участке.
3.3. Ключи подлежат возврату ежедневно по окончании осмотра или работы.
Ответственный эа электрохозяйство предприятия _______________________
Учета и выдачи ключей от электроустановок
Журнал должен быть пронумерован, проштампован, скреплен печатью предприятия и подписью ответственного за электрохозяйство, на первой странице журнала указывается наименование организации и подразделения (если имеется), а также дата начала ведения журнала.
Дата выдачи ключей и время
№ ключей подразделений, где находится электроустановка
Основание для выдачи ключей
Ф. И.О. и подпись лица, выдавшего ключи
Ф. И.О. и подпись лица, получившего ключи
Отметка о возвращении ключей, время, дата и подпись
Журнал учета выдачи и приема ключ-марки
Журнал учета выдачи и приема ключ-марки.
Для обеспечения безопасности особо опасных объектов в организации может быть рекомендована к внедрению марочная система.
Марочная система должна распространяться на грузоподъемные краны с электрическим приводом, электрокары, передаточные тележки и другие средства промышленного транспорта, на грузоподъемные средства на самоходных шасси специального назначения и др.
Марочная система является системой допуска работников к работе на оборудовании повышенной опасности, к его ремонту и осмотру. Система направлена на обеспечение безопасной организации труда и на установление таких производственных отношений между работниками, выполняющими эти работы, которые исключают несогласованность их действий.
Марочная система должна использоваться для осуществления допуска к управлению оборудованием и для исключения случайного пуска механизма.
Ключ-марка представляет собой электротехническое устройство и предназначено для замыкания цепи управления механизма и относится к прибору безопасности.
На ключ-марке ударным способом должен быть нанесен регистрационный номер объекта, который оборудован ключ-маркой.
Ключ-марку следует устанавливать на механизмах, имеющих посты (пульты) управления, у которых во время работы механизмов постоянно находится работник, ими управляющий.
Ключ-марка должен устанавливаться на пультах управления механизмов. Контакты замка-выключателя должны быть включены в оперативную цепь электропривода механизма последовательно с контактами пусковой кнопки или выключателя.
Ключ-марку необходимо устанавливать на пульте управления механизма так, чтобы он хорошо обозревался и не создавал неудобств при его включении. Рекомендуется скважину замка-выключателя очерчивать кругом краской красного цвета.
Изменения в электрической схеме и внешнем виде пульта управления, вызванные установкой ключ-марки, должны быть внесены в техническую документацию электропривода механизма.
Изготовление или приобретение ключ-марки следует организовать в масштабе организации централизованно. Предназначенный для определенного механизма ключ не должен подходить к другому оборудованию.
Работники, управляющие механизмом, оборудованным марочной системой, должны приступать к работе только после получения ключ-марки от лица, ответственного за его выдачу, под роспись в Журнале учета выдачи и приема ключ-марки.
По окончании работы работник, управляющий механизмом, должен возвратить ключ-марку на место хранения и расписаться в Журнале учета выдачи и приема ключ-марки о его сдаче.
Типография «Сити Бланк» предлагает купить журналы и бланки по охране труда, технике безопасности, безопасности труда, пожарной безопасности, медицинские, кадровые и многие другие.
Также у нас в наличии большой выбор бланков удостоверений, плакатов, постеров, стендов, знаков, табличек, наклеек.
Типография «Сити Бланк» гарантирует своим клиентам оперативное и качественное выполнение заказов. Быстрая доставка по Москве и области. Доставка транспортными компаниями по всей России.
Индивидуальный подход к каждому клиенту. Ни одно пожелание не останется незамеченным.
Чтобы сделать заказ в нашем магазине, свяжитесь с нами по многоканальному телефону
+7 (495) 150-52-00
Порядок хранения, учёта и выдачи аварийных ключей (ЧС)
С Вами Владимир и сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.
Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду. Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД). Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.
И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».
Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:
Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.
Рассмотрим по порядку основные моменты:
I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей
Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?
Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.
Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.
Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф. Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.
Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».
II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов
При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.
В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается). Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.
III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей
Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:
— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;
— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;
— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);
Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:
Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора. Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.
IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС
В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.), группа быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей. Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.
После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.
Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал) и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».
Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».
Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения». Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала. Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.
Уточнения и рекомендации
Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на vy@telluma.ru
Также на моём YouTube канале вы можете посмотреть видео, посвящённое затронутым в статье вопросам. Подписывайтесь, чтобы не пропустить актуальную и интересную информацию!