Как сделать журнал дежурств
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
На титульном листе рекомендуется написать:
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
Журнал приема-передачи дежурства
Образец и пример заполнения Журнала приема-передачи дежурства
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Больше настроек ▼
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Организации, которые занимаются охраной объектов и частных лиц, должны обладать легитимной документацией гарантирующей высокий уровень качества контроля и защиты. Работа в таких организациях основывается на наличии дежурств. Дежурства позволяют правильно распределить рабочую нагрузку между работниками. Для четкого, правильного учета ценного имущества применяют журнал приема-передачи дежурств.
Журнал приема-передачи дежурства имеет графы:
1. Дата
2. Время приема дежурств
3. Ф. И. О. дежурного
4-6. Поступившие распоряжения:
— должность, Ф. И. О. давшего распоряжение
— время поступления распоряжения
— текст распоряжения
7-8. Выполненные распоряжения:
— время исполнения
— описание
9. Состояние механизмов, машин и оборудования
10-11. Подпись:
— дежурство, сдал, время
— дежурство, принял, время
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета измерения температуры сотрудников
от 35 руб.
Журнал верификации закупленной продукции
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете бесплатно разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Составляем графики работы и учета рабочего времени
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.
В каких случаях оформляется рабочий график
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.
Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:
График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.
Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).
Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.
Какие бывают графики работы
Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, какова продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:
Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, предлагаем скачать график сменности на 2020 год в excel внизу.
Если же необходимо составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — подойдет такой образец.
Рекомендуем вам скачать образец графика уборки помещений на месяц (пустой бланк) — распечатайте нужное количество страниц (по числу дней месяца).
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.
График учета рабочего времени на 2020 год (табель): как его заполнить
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.
Образец графика работы скачать в excel вы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Оформляем шапку
Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2020 года.
Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон содержит 13 граф), как покажет образец графика выполнения работ.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2020 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель раазрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Сроки хранения графика:
Ответственность за отсутствие:
Приказ об организации дежурства в выходные и праздничные дни
Дежурства требуются для обеспечения бесперебойной деятельности компании, оперативного решения возникающих проблем. Интересно, что подобные мероприятия практически не регламентируются законом. Единственный документ, который касается дежурств, – это постановление Секретариата ВЦСПС от 2.04.1954 года. Однако этот нормативный акт неактуален для современных условий труда. Если требуется привлечь сотрудников к труду во внерабочее время, издается приказ об организации дежурства в выходные и праздничные дни.
Что собой представляет дежурство
Существуют разные определения дежурства. Рассмотрим основные из них:
Как правило, дежурство – это именно нахождение на работе сверх стандартной смены в порядке очереди.
Можно ли привлечь сотрудника к дежурству в выходные?
Стандартная продолжительность недели составляет 40 часов. Но при наличии потребности работодатель может привлечь специалистов к дежурству в выходные. При этом необходимо получить письменное согласие сотрудников. Согласие не нужно при наличии этих обстоятельств:
Отдельное направление – привлечение к дежурству представителей МВД и МЧС. Как правило, эти специалисты привлекаются к внеплановому дежурству при наличии ЧП. И это уже прописано в их трудовом договоре.
Работодатель должен оплатить переработку сотрудников. Возможны эти варианты компенсации:
Если возникает необходимость в привлечении сотрудников к дежурству при сменном графике работы, нужно учесть ряд ограничений. В частности, привлекать специалиста к дежурству можно только через 24 часа после завершения его смены.
Привлечение к дежурствам может быть систематическим. В этом случае имеет смысл создать специальный график. Он направляется на подпись.
Особенности составления приказа
Сотрудники привлекаются к дежурствам на основании приказа. В распоряжении фиксируются эти данные:
С распоряжением нужно обязательно ознакомить работников, которые привлекаются к дежурству.
Образец
Об организации дежурства в выходные/праздники
В связи с производственной необходимостью
1. Сотруднику кадрового отдела Бурову Р.О. создать график дежурств сотрудников ООО «Квадрат» в выходные/праздники.
2. Утвердить график.
3. Ознакомить всех сотрудников, привлеченных к дежурствам, с графиком под подпись.
4. На протяжении выходных/праздников соблюдать правила пожарной и антитеррористической безопасности.
5. Контроль за настоящим распоряжением оставляю за собой.