Цифровизация hr процессов с чего начать

Когда-то здесь сидел бухгалтер: как начать цифровизацию HR-процессов

Зачем компаниям нужна цифровизация HR

Образ сотрудника сильно изменился за последние несколько лет. Это люди, которые вышли на работу, когда мир перешел с «бумаги» на «цифру». Поэтому работники информационного века ожидают от работодателя актуального предложения. Условный разработчик — это специалист, который не готов и не хочет проходить бумажный ад или постоянно работать в офисе. По статистике SuperJob, россияне готовы потерять 10% в зарплате, чтобы получить возможность работать удаленно. Еще 20 лет назад это бы казалось дикостью, но теперь это реальность.

В мире бурно развивается гиг-экономика — с каждым годом все больше людей начинают работать на себя. Теперь это и маркетологи, и специалисты по Data Science, и юристы, многие из которых раньше занимали позиции в крупных компаниях. По данным PwC, в России уже есть 14 млн проектных исполнителей: только за 2020 год их количество увеличилось на 76%. И это число продолжает расти.

Работать с фрилансерами так, как со штатными исполнителями, невозможно: особенно когда речь идет о сотнях исполнителей. Ведь каждому из них нужно удаленно ставить задачи, платить и юридически закрывать работу. Последнее особенно сложно, поскольку у многих из них разный налоговый статус, часть и вовсе работает «по-черному» — по статистике Контур.Фокуса в России зарегистрировано 3,5 млн ИП. Но, несмотря на все сложности, для сохранения и привлечения новых талантов компаниям важно адаптироваться под новые условия, показать свою конкурентоспособность.

Цифровизация HR помогает оптимизировать и масштабировать бизнес, отказаться от неэффективных процессов. Например, можно увидеть, как отделы рекрутмента или условной бухгалтерии в крупных компаниях уже заменяются цифровыми решениями. Те же ERP-системы забирают на себя адаптацию и администрирование персонала. (ERP — enterprise resource planning. ERP-система нужна для планирования ресурсов компании. Например с ее помощью можно вести налоговый учет или планировать кадровую нагрузку. — РБК Тренды).По данным исследования консалтинговой компании KMDA, 64% компаний считают цифровую трансформацию важнейшей целью бизнеса, необходимой для противостояния современным вызовам. А цифровизация HR-процессов — один из ключевых этапов, который стоит перед компаниями в период трансформации.

Этапы цифровизации HR

Исследование SAP и Deloitte показало, что только у 9% компаний в России полностью цифровизированы HR-процессы. При этом 25% российских организаций до сих пор все делают вручную, «на бумаге». Остальные находятся на той или иной стадии интеграции цифровых решений. В принципе, уровень цифровизации HR можно поделить на четыре этапа:

HR «на бумаге»

Большинство процессов, связанных с рекрутингом, наймом и работой с сотрудниками, не структурированы и делаются вручную.Если вы на этом этапе:

Любые изменения внутри должны опираться на цели, задачи и стратегию бизнеса. Если вы решили цифровизировать HR, то ваша главная задача — понять, зачем это нужно бизнесу и какую выгоду он может получить. Составив и оценив карту HR-процессов внутри компании, можно понять, как их оптимизировать — самостоятельно или с помощью сторонних решений.

Например, как сократить время поиска кандидатов? Можно «вытянуть» из процесса лишних людей, отдать процесс на аутсорс или подключить сторонний сервис.

Фрагментарная автоматизация

На этом этапе компании только начинают автоматизировать HR-процессы. Для этого используются внешние продукты:

Бывает так, что на этом этапе компании проще разработать собственную систему для автоматизации. Условно, написать собственную CRM. Рекомендую делать так только после анализа, а в идеале и внедрения уже существующих на рынке механизмов. Изобретать свой «велосипед» гораздо сложнее чем внедрять что-то готовое.

Если вы не видите готового продукта, который поможет решить вашу HR-задачу, то можно посмотреть на лидеров рынка, спросить про их собственные решения и договориться о внедрении. Условный «Яндекс» может использовать собственную систему подбора и онбординга курьеров — это не внешний продукт, но уже готовое решение.

Зрелая автоматизация

Следующая задача — формирование общего пространства, в котором будут структурированы данные инхаус-команд, фрилансеров, подрядчиков, а также базы кандидатов. Для подобной интеграции существуют:

Цифровизированный HR

Этап полной цифровизации HR-процессов, в котором в разработанную структуру интегрируются последние решения HR-рынка: от low-code платформ, на основе которых разрабатываются корпоративные приложения, до машинного обучения, которое отвечает за постоянное развитие построенной HR-системы.

Сегодня таких компаний немного, но видно, что тренд цифрового HR выходит далеко за рамки крупного бизнеса. Теперь об этом думает и средний, и малый бизнес.

Путь от «бумажной» работы до собственного цифровизированного пространства сложен, но неизбежен. Это особенно важно на фоне роста числа проектных исполнителей и повсеместного интереса к фрилансу. А если у вашей компании недостаточно ресурсов для развития внутренних HR-систем, то российский рынок уже предлагает массу готовых решений, которые можно взять за основу для цифровой трансформации.

Источник

HR-тренды: скоро ли ждать цифровой трансформации найма

Рутинный найм персонала рано или поздно будет полностью автоматизирован, а HR-специалистам останутся только стратегические задачи. Мы изучили исследования 2019 года, чтобы выяснить, когда это произойдет и в каких отраслях цифровизация HR уже реальность.

Цифровизация — будущее HR

В июле-августе 2018 года компания КПМГ провела масштабное исследование «Будущее HR». Эксперты опросили 1201 руководителя HR-подразделений из 64 стран. Респондентами стали компании из 31 отрасли, которые работают в Азиатско-Тихоокеанском регионе, Европе, Северной Америке, Африке, Латинской Америке, на Ближнем Востоке. При этом 43% из них — предприятия с численностью персонала 5000 и более человек.

По данным исследования, две трети опрошенных считают, что функции HR уже изменились или прямо сейчас меняются под влиянием цифровой трансформации. При этом 49% HR-руководителей вложили средства в IT-продукты по управлению человеческим капиталом, а 32% — в облачные решения.

В ближайшие год-два респонденты планируют увеличить инвестиции в три направления:

Но пока что не все компании осознают необходимость изменений. Только 20% опрошенных считают, что их предприятия будут использовать анализ данных в отношении работы с персоналом в ближайшие 1-2 года. Лишь 12% HR-директоров отметили заинтересованность топ-менеджмента в использовании аналитики. Лидеры трансформации осознают перспективы искусственного интеллекта и машинного обучения в HR, но они находятся в меньшинстве: 36% частично передали функции ИИ и только 14% инвестировали в это направление за последние два года.

Авторы исследования высказывают свои опасения о разрыве между лидерами цифровой трансформации и теми, кто лишь наблюдает за изменениями.

Цифровая трансформация HR в России

Исследование о цифровизации HR в российском бизнесе в 2019 году совместно провели компании Deloitte и SAP CIS. Аналитики опросили почти 500 человек, представлявших 434 компании из 14 отраслей.

Для оценки уровня цифровизации специалисты использовали шкалу баллов от одного до четырех. Один балл означал «HR на бумаге», в таких компаниях процессы делают вручную. Максимальный балл давали предприятиям, где для работы с персоналом используют современные инструменты: машинное обучение, предиктивную аналитику, VR и AR для обучения сотрудников.

Средний индекс цифровизации российских компаний — 1.83 балла. Большинство из них попадает в категории «HR на бумаге» и «Фрагментарная цифровизация» — 90 и 293 соответственно. В «Зрелой автоматизации» оказался только 51 респондент, а высший балл не получила ни одна организация. Для сравнения показатель диджитализации зарубежных компаний в аналогичном опросе составил 2.08.

Как распределились баллы по отраслям:

Исследование показало, что самыми продвинутыми компаниями оказались те, у кого в штате более 10 000 человек. У них есть и бюджеты, и острая необходимость в автоматизации HR-процессов. В организациях с персоналом менее 100 человек чаще всего отсутствует HR-отдел, а цифровой HR оказывается неоправданно дорогим решением.

В исследовании Global Human Capital Trends 2019, которое провели в Deloitte, аналитики приводят следующие данные о цифровизации HR в России:

В исследовании участвовали 10 000 респондентов со всего мира. В российскую часть опроса попали представители 82 компаний, в том числе вице-президенты (2.29%) и топ-менеджмент (16.00%). Больше половины опрошенных (52.94%) представляли компании с численностью сотрудников от 1000 до 10 000 человек.

Так распределились участники исследования по размеру организации, направлению деятельности и должностям.

«Результаты исследования “Международные тенденции в сфере человеческого капитала за 2019 год” показали, что вопрос автоматизации функции HR, в том числе применение облачных решений, входит в топ-5 приоритетов для российских компаний», — прокомментировала Вера Витальева, директор группы по Управлению персоналом и организационными изменениями компании Deloitte, СНГ.

Проблемы цифровой трансформации в HR

Почему уровень автоматизации российского HR так низок? На этот вопрос ответили специалисты Государственного Университета Управления в исследовании о цифровой трансформации HR. Они проанализировали основные трудности, с которыми сталкиваются отечественные компании:

Решением части проблем с цифровизацией HR для российских компаний могут стать российские облачные технологии, позволяющие хранить и обрабатывать данные в соответствии с требованиями регуляторов.

Перспективы цифровых технологий в HR

Компании по всему миру охотно вкладывают в цифровые технологии, которые в будущем помогут им в работе с персоналом. Но довольно часто инициативы прогрессивных HR-директоров наталкиваются на непонимание со стороны топ-менеджмента.

Главные опасения экспертов вызывает то, что бизнес, невосприимчивый к изменениям, может оказаться за бортом и проиграть в конкурентной борьбе более прогрессивным соперникам. Поэтому многим компаниям стоит задуматься об автоматизации прямо сейчас.

Послушать: подкаст «Завтра облачно» с Дмитрием Смысловым, вице-президентом по персоналу и образовательным проектам VK, и Ольгой Филатовой, основателем консалтинговой компании People Innovations. Слушать на iTunes, во «ВКонтакте», Google Podcasts, SoundCloud, Yandex Music.

Источник

HR-tech: цифровые технологии в найме персонала

Автоматизация и роботизация — тренд последних десяти лет. В случае с HR технологии помогают автоматизировать рутинные процессы вроде документооборота или отбора кандидатов, обрабатывать большие объемы данных и анализировать работу сотрудников. Но как и в других сферах, в HR с внедрением технологий все обстоит не так просто.

Что можно автоматизировать в сфере HR?

— В первую очередь автоматизируют рутинные задачи, которые не требуют творчества, креативного мышления и глубокой аналитики: различные расчеты, построение графиков, создание статистики, бухучет, кадровое делопроизводство, заполнение справок. Тенденция будет захватывать новые аспекты: от проведения видеоинтервью до автоматического обзвона кандидатов.

Автоматизация экономит рабочее время сотрудников и иногда помогает уменьшить HR-отдел. Еще часто автоматизируют хранение и управление данными, чтобы можно было легко находить и структурировать их.

Идеи автоматизации поддерживает и государство — в 2020 году в России планируют внедрить электронные трудовые книжки. Это поможет создать удобную электронную базу с информацией о трудовой деятельности граждан, упростить операции, которые не требуют участия человека, освободить время сотрудников для сложных задач.

Михаил Танский, сооснователь сервиса для работы с базой резюме «Хантфлоу»

Всем ли нужна автоматизация HR и во сколько она обходится?

— Есть мнение, что внедрение технологий обходится недешево, требует много времени и сил, и люди продолжают работать по-старому, из принципа «работает — не трогай».

При этом многие системы автоматизации рекрутинга и работы HR-отделов интегрировать просто — перейти на них и перенести данные из CRM или ATS (Applicant Tracking System, системы по управлению кандидатами) можно за неделю. Больше времени интеграция занимает, если система сложная: у вас много данных и бизнес-процессов.

Также есть облачные сервисы — они уже настроены, не требуют организации инфраструктуры в компании. Среди них есть разные инструменты, например CRM-системы вроде «Битрикс24». Наша система найма сотрудников «Хантфлоу» — тоже облачный сервис.

Без автоматизации HR можно обойтись, если в компании несколько сотрудников: 5-10 человек. В других случаях бизнес платит за отказ от инноваций рабочими часами эйчаров и рекрутеров, которые тратят время на рутину, невозможностью отслеживать процессы найма и принимать решения, основанные на аналитике, а не интуиции.

Как интегрировать сложные IT-продукты в HR-процессы?

— Рекрутеры используют разные инструменты и сервисы: ATS для подбора персонала, почту, календарь, джоб-сайты, сервисы для сорсинга (поиска кандидатов), 1С и другие. Нужно, чтобы системы автоматизации рекрутинга можно было интегрировать со всеми нужными сервисами и программами, не приходилось копировать данные из одних в другие.

Любой разработчик понимает, что работа с интеграциями — сложная история, любое несогласованное изменение на противоположной стороне приводит к тому, что все ломается. С одной стороны, нам в «Хантфлоу» важно поддерживать интеграции со всеми этими сервисами, следить, чтобы они работали. С другой — нужно дать широкие возможности другим сервисам для интеграции с нашим сервисом. Поэтому мы развиваем наше API.

Как оценить пользу от автоматизации HR?

— Работу HR и эффект автоматизации можно оценить, если в компании используют аналитику. Сейчас многие не следят, насколько эффективны их вакансии, HR-менеджеры, инструменты. Начинать надо с понимания, какие показатели нужны и зачем их замерять.

Процесс найма — широкая «воронка», где на входе все кандидаты, резюме которых нашел рекрутер или которые откликнулись на вакансию. Кандидаты проходят несколько этапов от отклика до выхода, на каждом идет отсев неподходящих и выбор релевантных для вакансии. В зависимости от конверсии и скорости прохождения разных этапов «воронки» можно делать выводы о ее эффективности.

Чтобы оценить эффективность HR-процессов — надо считать и анализировать показатели «воронки»: статистику по количеству отказов кандидатов от вакансии на разных этапах найма, конверсию писем кандидатам, скорость закрытия вакансий, эффективность разных каналов привлечения и работы рекрутера.

Где быстрее идет автоматизация HR: в России и на Западе?

— Многие компании и в России, и за рубежом автоматизируют работу HR-отделов. Например, систему «Хантфлоу» используют такие российские компании, как Рольф, VK, Авито.

Активнее всего технологии в HR внедряют IT-компании и стартапы. Они в целом открыты для новых решений, понимают, какую пользу получат. Им проще начать пользоваться технологическими продуктами из-за особенностей корпоративной культуры. Через них технологии становятся мейнстримом, глубже проникают в другие сферы.

Все ли инновационные IT-продукты нужны и востребованы?

— Иногда технологии разрабатывают и внедряют на волне популярности, когда компании верят в какой-то продукт, экспериментируют. Бывает, что продукты красиво выстреливают, но потом оказываются никому не нужны. Также есть продукты, которые собирают инвестиции, не имея ни клиентов, ни перспектив, они держатся на хорошем пиаре и харизме владельцев, но в итоге уходят с рынка.

Есть и реально полезные продукты, которые разработаны под потребности людей, а не на волне популярности. На старте они не отличаются от бесполезных, но в итоге выживают, потому что люди их покупают, «голосуют рублем». Реально нужные и востребованные продукты — это те, которые прошли проверку временем и выжили на рынке.

Жизнеспособные технологии можно разделить на два условных типа: одни решают проблему здесь и сейчас, например, системы автоматизации найма, вторые работают на перспективу, закрывают потребности, которые вскоре появятся у рынка. Есть технологии, которые решают эти две задачи сразу.

Примером перспективных технологий, на мой взгляд, могут быть те, что связаны с big data — такие технологии позволяют собирать массивы данных и работать с ними, анализировать, строить гипотезы, делать выводы, чтобы на их основе принимать управленческие решения, не фантазировать и не действовать вслепую.

Сейчас в HR есть тренд на геймификацию, нужны ли игры для найма кандидатов?

— Геймификация в HR — отбор сотрудников с помощью игровых механик. К примеру, кандидатам предлагают поиграть за управляющего складом, пройти квест или в VR-шлеме пообщаться с виртуальным клиентом.

Геймификацию используют и в других процессах, помимо найма. Например, в обучении или для работы с корпоративной культурой в компании.

Еще геймификация хорошо работает на репутацию — помогает построить HR-бренд, создать впечатление современной и технологичной компании, которая интересно подбирает и обучает сотрудников.

Источник

HR-tv.ru

Рекомендуемые онлайн-курсы

Рекомендуемые материалы

Рекомендуемые статьи

Кейс HEINEKEN: Что дает цифровизация HR-процессов и с чего начать

Компании работают над автоматизацией ключевых HR-процессов, внедряют инструменты прогностической аналитики, приложения для сотрудников, чат-ботов, обучающие платформы и электронный документооборот. Все это – инструменты создания цифрового опыта сотрудника и цифровой HR-экосистемы в организации. Когда их нужно внедрять, с чего начать и какие ошибки могут все сильно усложнить уже на старте – рассказывает Анна Демешкина, руководитель центра экспертизы по организационному развитию и работе с персоналом в HEINEKEN Россия.

Трансформация HR-процессов в компании – это всегда ответ на новые вызовы рынка или изменения в бизнес-стратегии. В нашей компании было именно так. Мы взяли фокус на цифровизацию бизнеса около 2,5 лет назад. Одним из блоков этой стратегии стал Digital People Plan, или план цифровой организационной трансформации.

Он состоит из двух частей:

Когда нужна цифровизация

Мы выявили как минимум два фактора, которые указывали на то, что цифровизация нам необходима.

1. Стремление перейти на качественно новый уровень эффективности процессов.

Можно долго улучшать традиционные процессы, но рано или поздно будет достигнут максимум – система больше не сможет развиваться. Чтобы перейти на новый уровень, нужно искать принципиально новый подход.

2. Усиливающаяся борьба за кандидатов.

Согласно ежегодному исследованию Randstad, рынок FMCG для соискателей теряет привлекательность. У молодого поколения специалистов формируются новые ожидания, в частности, под влиянием растущей ИТ-отрасли. В итоге кандидатов становится меньше, чем требуется – начинается борьба за кадры. Чтобы ее выиграть, нам нужно создавать среду, где людям будет комфортно и где они смогут работать более эффективно.

Без системы не стоит начинать

На рынке HR-Tech до сих пор нет единого решения, которое охватывало бы абсолютно все этапы жизни сотрудника в организации и HR-процессы. Чтобы не только автоматизировать их, но и цифровизировать, и реализовать «умные» решения. Поэтому организации внедряют основные системы, автоматизирующие базовые HR-процессы, а потом «прикручивают» к ним дополнительные инструменты. Иногда что-то разрабатывают сами. Часто это влияет на формирование отрицательного пользовательского опыта, потому что получается «зоопарк» из разрозненных систем и приложений. Поэтому важно строить бесшовные интеграции. А это сложные технологические решения, которые требуют времени, финансов и знаний технологий. А главное, что это нужно просчитывать заранее.

Сначала мы этого не предусмотрели.

Наш первый опыт трудно назвать успешным. В 2018 году нам пришла идея цифровизовать процесс адаптации сотрудников. Чтобы новичок получал не распечатанную «эксельку» со своим планом, а заходил в приложение с красивым, понятным и простым интерфейсом и видел свой план в интерактивном формате, информацию о компании, коллегах, менторе, саму структуру.

Три года назад такой технологии не было. Специалисты HR-отдела тратили значительное время на адаптацию новых сотрудников в компании, обучение, подготовку и проведение welcome-вебинаров. Мы были уверены, что приложение позволит сократить время коллег за счет перевода рутинных операций в цифровое интерактивное пространство. И это бы действительно помогло, но мы столкнулись с серьезной проблемой.

Работая над приложением, мы сфокусировались на отдельном процессе, не видели систему целиком. Спустя 3 года мы получили глобальное решение, сшитое с нашей основной HRIS, позволяющее как автоматизировать рутинные процессы, так и создать привлекательный цифровой опыт новичка. Таким образом, у нас оказалось два инструмента и новая дилемма: что делать с текущим решением и как проводить новые изменения среди сотрудников. Мы потратили время и создали избыточность.

Этот опыт быстро научил нас: цифровизация и автоматизация HR-процессов должна быть системной.

В 2020 году вместе с нашим Цифровым офисом мы создали технологическую карту на ближайшие три года. В ней описаны все процессы внутри HR – «from hire to retire» («от найма до ухода»). На них наложены все проекты цифровизации глобального офиса, а также наши локальные потребности. Мы заранее просчитываем, какие задачи какими решениями закрываем, где нужно делать интеграции, какая должна быть архитектура данных. Видим большие цели – двигаемся планомерно, маленькими шагами.

Системный подход – это главное при цифровой трансформации.

Автоматизация экономит время

Мы начали с внедрения решения, которое позволяет автоматизировать операционные транзакции в HR. Сейчас у нас шесть модулей:

Благодаря этому инструменту мы смогли внедрить принцип self-service, наделив руководителей возможностями самим управлять данными и процессами по своим командам, а сотрудникам – самим инициировать базовые запросы к руководителю и HR.

Для нас подход «Zero HR» – это возможность больше фокусироваться на тактических и стратегических бизнес- и партнерских задачах за счет сэкономленного времени на транзакционных процессах.

Цифровизация меняет отношение

В то время как автоматизация освобождает HR-сотрудников от действий, которые занимают много времени, но не приносят больших результатов, цифровизация меняет отношение сотрудников к компании. Именно она создает ощущение «классного взаимодействия».

Мы используем такие инструменты цифровизации:

На этом цифровизация не заканчивается. В ближайшее время мы внедряем электронный документооборот, а в течение двух лет нас ждут новые модули основной системы и новые цифровые инструменты.

Изменениями надо управлять

Внедрять цифровые инструменты в HR-процессы – не самая простая задача с точки зрения управления изменениями. Мы, конечно, встретили сопротивление при внедрении подхода self-service («самообслуживание») для сотрудников и руководителей. Это естественно. И с этим нужно заранее работать, продумывать коммуникационный план, обучение: как будем вовлекать руководителей – до мельчайших деталей.

Мы проводили кампании по внедрению новых продуктов, разъясняли, с какими изменениями людям придется столкнуться, проводили собрания и поддерживающую коммуникацию на «внутреннем фейсбуке» Workplace. С топ-менеджерами мы также делимся и технологической картой, рассказываем про долгосрочные изменения. Важно, чтобы люди видели картину целиком и знали ответы на вопросы: зачем и как.

Результаты

Автоматизация и цифровизация, определенно, повышают эффективность HR-процессов. Нельзя сказать, что эти инструменты сработали отдельно от всей системы трансформации, которая проходит в компании. Но все же мы можем говорить об их результативности.

Если бы трансформации не было

Спустя 2,5 года можно с уверенностью сказать: если бы в нашей компании не началась цифровизация и автоматизация, HR не смог бы достичь такого уровня эффективности. Сейчас мы можем больше заниматься партнерскими и стратегическими задачами, благодаря высвобождению времени от транзакционной работы.

Также нам было бы сложнее бороться за кандидатов на рынке. Когда мы общаемся с топовыми специалистами, они обращают внимание на то, в каком веке живет HR организации: мы «эксельки» распечатываем или у нас цифровой опыт сотрудника? Конечно, это не единственное конкурентное преимущество в борьбе за кандидатов, но весьма ценное дополнение.

Выводы:

Фото Unsplash

Источник