Цикловое совещание что это
Цикловое совещание что это
От стандарта к новым форматам, идеям, технологиям
Вопрос возврата инвестиций при оценке эффективности цикловых совещаний является ключевым и связан с простой вещью: достигнута ли цель совещания. Стандартные цели подобных мероприятий хорошо известны: настроить сотрудников на новый цикл промоции, обучить и мотивировать команду полевых сил.
В большинстве случаев цикловые совещания имеют четкий алгоритм проведения: выступление руководства, маркетинговые сессии, тренинги и вариации на тему тимбилдинг. Не редкость и приглашение звезды шоу-бизнеса в качестве гвоздя развлекательной программы.
Чего хотят игреки Старший тренер Pfizer Анна Винокурова, выступая на «круглом столе» «Цикловая конференция: лучшие практики фармкомпаний», организованном компанией «Фарм Галактика», также высказалась за новые форматы. И связала это с необходимостью учитывать потребности поколения Y.
Анализируя запросы сотрудников по поводу цикловых совещаний, в компании пришли к интересному выводу. Если КАМов, которые в большинстве своем представляют поколение Х, по-прежнему устраивает традиционный сценарий совещаний (где работа и отдых не смешиваются), то запросы медпредставителей (а в этой группе превалирует поколение Y) изменились. Чего же хотят игреки? Чтобы было «весело и не скучно», но при этом отработаны навыки и эффективность визитов повысилась.
Одним из вариантов проведения цикловых совещаний может быть дистанционный формат. В компании AstraZeneca практикуют такой формат третий год, и это помогает существенно экономить средства компании и рабочее время сотрудников, уверяет бизнес-партнер по развитию компетенций AstraZeneca Ирина Карпенко. Но готовиться к такому мероприятию нужно очень серьезно. Процесс подготовки занимает месяц, включая двухдневный форум менеджеров. Сама конференция длится неделю, и в ней участвуют все сотрудники компании.
Генеральный директор консалтинговой компании «Фарм Галактика» Станислав Овчинников видит потенциал повышения эффективности цикловых совещаний прежде всего в четкой постановке целей.
Станислав Овчинников формулирует пять основных типов целей:
Другой пример из жизни. Компания выводит на рынок новый препарат (лонч). И надо бы сформировать у представителей умение доносить преимущества препарата до своих клиентов (нужен тренинг!), а конференция вся полностью проходит в лекционном формате руководителей и бренд-менеджеров, правда, с фееричным гала-ужином.
5 ошибок цикловых конференций, которые повторяются из года в год
В фармакологической индустрии наблюдается острая конкуренция в погоне за кадрами – корпорации нуждаются в сотрудниках с уникальным набором компетенций. На таких высоковолатильных рынках, как российский фармрынок, перед компаниями возникают задачи, связанные с необходимостью проведения регулярных исследований в области существующих подходов и стандартов корпоративного обучения.
Цикловые конференции остаются одним из самых мощных инструментов в работе фармацевтической отрасли, конечно, только при учете его правильного использования. Зачастую вопросы методологии, технологии внедрения и развития навыков, а также отказ от использования онлайн-инструментов приводят к снижению эффективности обучения. Выделим пять основных ошибок цикловых конференций, которые повторяются из года в год.
Ошибка № 1. Неизменность учебных программ
Такая ошибка, как стабильность учебных программ, крайне негативно влияет на эффективность всего процесса. Характер рынка меняется, а обучающие программы нередко остаются прежними или меняются незначительно.
Лидеры HR-направления считают, что практика интенсивного изучения существующих программ не позволяет достичь запланированных целей. С учетом высокой изменчивости рынка сейчас как никогда руководителям компаний важно произвести грамотную оценку эффективности системы корпоративного обучения. Для фармацевтической индустрии характерно проведение цикловых мероприятий 1-2 раза в год, поэтому интенсивность в данном случае следует заменить увеличением эффективности процесса, в том числе, благодаря пересмотру характера и сути учебных программ.
Ошибка № 2. Игнорирование современных online-возможностей
Одним из современных вариантов проведения цикловых совещаний является дистанционный формат. В частности, набирает обороты e-learning, который с каждым днем совершенствуется благодаря развитию технологий. Компании, протестировавшие дистанционный метод обучения персонала, признают, что сегодня именно он позволяет сократить до 90% затрат на проведение цикловых конференций, не теряя при этом в качестве обучения. В онлайн-режиме можно не только обучать сотрудников, запускать мгновенные опросы и тестирования, но и организовывать групповую работу, оперативно выгружать статистику по обучаемым и с помощью аналитических инструментов строить адаптивные траектории обучения.
В качестве примера можно привести российскую разработку – платформу WhenSpeak, которую уже внедрили в свою систему обучения финансовые структуры и игроки FMCG, оценив заложенные в решении методы вовлечения, мотивирования, сбора и анализа обратной связи от персонала. В 2017 году платформу начала использовать Teva Pharmaceutical Industries, впервые организовав дистанционную цикловую конференцию вместо привычного офлайн-формата, сэкономив при этом, по словам представителя компании, несколько десятков миллионов.
Также в 2017 году компания AstraZeneсa использовала интерактивные трансляции со своей ежеквартальной конференции с помощью платформы WhenSpeak, чтобы охватить удаленных сотрудников со всей России. Более 96% участников приняло участие в интерактивных опросах, в 4 раза возросло количество вопросов к спикерам со стороны аудитории по сравнению с оффлайн-мероприятиями компании.
Ошибка № 3. Отсутствие индивидуализации в корпоративном обучении
Как на сегодняшний день обучают специалистов в большинстве фармацевтических компаний? Как правило, анализ специфики настоящих рыночных условий не используется или некорректен, система недостаточно адаптирована под игрока, его продукцию, рынок, стратегию продвижения, не говоря уже о применении тактики индивидуального подхода. Это не лучшим образом влияет на удовлетворенность корпоративным обучением в целом.
Безусловно, существующие системы не так уж плохи для решения задач по вводной подготовке персонала. Речь идет о базово-продуктовом обучении, но сотрудник, имеющий на вооружении исключительно базовые навыки, не сможет показать высоких результатов в своем сегменте (в работе с аптечными сетями, дистрибьюторами и так далее).
Вместе с тем, такие системы не предполагают формирования новых и развития прежних компетенций у опытных сотрудников. Формализм в этом вопросе – явление нередкое. Чтобы соорудить более индивидуализированную систему, стоит искать инструменты для вовлечения в процесс обучения молодых кадров тех, кто нацелен на карьерный рост.
Что делать? Пересмотреть существующие программы обучения путем привлечения специалистов по методологии. Грамотный консультант посоветует, например, активнее внедрять коучинговый подход, но при этом подскажет, как делать таким образом, чтобы опыт не просто передавался от более компетентного сотрудника к новичку, а повышал эффективность обучения в соответствии с индивидуальным планом развития и актуальными бизнес-задачами.
Ошибка № 4. Формальное отношение к внутрикорпоративной программе подготовки кадрового резерва
Одними из важных принципов развития для любой компании является поиск талантов, их развитие и подготовка условий для использования резервного звена в будущем на пути к общей цели – стать компанией номер один для своих клиентов. При выборе методов необходим неформальный подход (для одних сотрудников важна материальная составляющая, для других – получение более высокого статуса).
Одной из ошибок, которые допускают при проведении цикловых конференций, является недостаток внимания к разработке системы мотивации у полевых сотрудников. Между тем, создание умной внутрикорпоративной программы по продвижению резервистов на вакантные целевые должности, грамотное использование потенциала сотрудников из кадрового резерва – это обязательное условие для компании, которая стремится завоевать рынки.
К слову, российское подразделение компании Johnson & Johnson недавно успешно опробовало ту же платформу для интерактивного взаимодействия с аудиторией, что и Teva. Задачей компании было провести тестирование полевых сил с подробной командной и индивидуальной статистикой, что входит в инструментарий по подготовке перспективного кадрового резерва. Дистанционный формат работы оказался настолько успешным, что сейчас подобные конференции проводятся дважды в год на регулярной основе.
Ошибка № 5. Непрофессиональный подход при организации онлайн-мероприятий
Те фармацевтические компании, руководство которых понимает преимущества перехода на дистанционное обучение персонала, но которым не повезло переманить на работу самых опытных HR-специалистов отрасли, сталкиваются с проблемой недостаточно тщательной подготовки подобных мероприятий. Между тем, такая программа должна быть продумана до мелочей.
Нужно обеспечить четкость коммуникаций на техническом уровне, не забыть про часовые пояса и грамотно распределить этапы цикловой, помочь участникам «развиртуализироваться» и максимально вовлечь их в процесс, наладить общение по нескольким каналам, использовать принципиально различные методы мотивации и учесть другие факторы. Уровень эффективности у правильно спланированной и организованной дистанционной конференции очень высок, а обойдется она в 5-10 раз дешевле традиционного выездного мероприятия.
Таким образом, рецепт идеальной цикловой конференции прост:
учитывайте тот факт, что обучающие программы должны идти в ногу со временем;
не бойтесь тестировать дистанционные методы обучения персонала;
помните о важности подготовки резервного звена;
планируя корпоративное мероприятие по обучению персонала, приглашайте к сотрудничеству профессионалов.
Важно помнить, что цикловая конференция – не развлекательное мероприятие, хотя поощрительная подоплека для нее характерна. Ключевая цель таких мероприятий заключается в успешном формировании добавленной стоимости, поэтому каждый рубль, инвестированный в цикловые конференции, обязательно должен приносить прибыль.
Больше об эффективных методах обучения персонала вы сможете узнать на Шестой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», которая состоится 31 мая 2018 года в Москве.
Цикловые конференции онлайн
Eventicious Team
Read more posts by this author.
Eventicious Team
Цикловые конференции — один из популярных и широко используемых инструментов мотивации персонала и развития бизнеса. Их цель — зарядить сотрудников (как правило речь идет об отделах продаж и сотрудниках «на передовой») на новый годовой цикл, рассказать об изменениях в стратегии компании, обучить новым продуктам и подходам.
От корпоративов или тимбилдингов «цикловики» отличает чёткая нацеленность на бизнес-результат. Вопрос возврата инвестиций — ключевой при оценке целесообразности проведения мероприятия и его эффективности.
Имеет ли смысл в таком случае проводить цикловое совещание в онлайн, если очная встреча невозможна из-за ограничений? Большинство компаний отвечают на этот вопрос положительно. Общее вИдение задач бизнеса и заряд мотивации нужны командам в период нестабильности и неопределенности даже больше, чем обычно.
Акцент на вовлеченности
Проведение цикловых совещаний в онлайн-формате имеет ряд особенностей. И дело тут не только в технической стороне организации мероприятия. Самое важное для достижения целей совещания — обеспечить высокую вовлеченность участников.
Анна Осадчая, руководитель отдела по развитию бизнеса и продаж в Мосивент, выделяет три ключевых составляющих, внимание к которым позволит максимально эффективно реализовать цикловое совещание онлайн:
Удержание внимания
Задача особенно актуальна в ходе проведения мероприятий в онлайн формате. Факторы, которые влияют на утрату интереса, потерю концентрации и усталость участников:
Все эти факторы нужно иметь в виду при подготовке циклового совещания и постараться нейтрализовать.
Есть различные способы обеспечить интерес участников.
Командообразование
Командообразование может быть как самостоятельной задачей, так и инструментом, позволяющим удержания внимания.
«Отдельные элементы тимбилдинга можно интегрировать в деловую составляющую мероприятия, а основное наполнение оставить на неформальную часть, если такая предполагается», — советует Анна Осадчая.
Механика командообразующих активностей может быть различной
Мотивация
Дополнительно стимулировать активность участников и удерживать их внимание у мониторов помогут розыгрыши призов, лотереи, награждения лучших сотрудников года (тут главное, чтобы имена награждаемых оставались в тайне до самого последнего момента, и интрига сохранялась до конца).
Еще один способ дополнительной мотивации — поощрения за активность во время мероприятия. Если сотрудники смогут получать баллы за активность на совещании — предложенные идеи, заданные вопросы, выполненные задания — а потом получать за баллы ценные призы и подарки, это может стать мощной дополнительной мотивацией.
Гала-ужин
Гала-ужин — классический элемент циклового совещания, и онлайн-формат — не повод изменять традиции. Сохранение традиций компании даже в сложные времена и в сложных условиях наглядно покажет команде, что для компании нет ничего невозможного, поможет уверенно смотреть в будущее, даст правильные ориентиры.
«Разработаны технологии проведения гала ужина и в онлайн формате, — рассказывает Анна Осадчая – услуги агентства по организации онлайн-гала обычно предполагают рассылку кейтеринг-боксов и алкоголя сотрудникам, в том числе в регионы, и насыщенную интерактивную онлайн-программу».
Надеемся, что наши рекомендации помогут вам в проведении успешной и эффективной цикловой конференции в формате онлайн.
Благодарим за помощь в подготовке статьи и визуальных материалов ивент-агентство «Мосивент»
Подписаться на Технологии в помощь организаторам мероприятий
Получайте свежие статьи прямо на свою почту
Кейс. Интервью с Люси Холл, основательницей фестиваля Social Day
Британский Фестиваль Social Day — одна из самых авторитетных площадок для профессионалов в сфере SMM. В 2020-м году фестиваль прошел в виртуальном формате и собрал 930 участников из США и Европы.
Кейс. Приложение для корпоративного университета РЖД
Рассказывает Федор Стрыгин, Руководитель проектов Центра молодежных проектов АНО ДПО «Корпоративный университет РЖД». Федор Стрыгин, Руководитель проектов Центра молодежных проектов АНО ДПО «Корпоративный университет РЖД».Центр молодежных проектов — структура внутри
Подписаться на Технологии в помощь организаторам мероприятий
Будьте в курсе! Получайте свежие статьи прямо на свою почту
Что такое цикловое совещание?
В зависимости от компании, цикловые совещания могут проходить ежеквартально, раз в триместр, каждый семестр или ежегодно. Подобные совещания представляют собой встречи ключевых команд или всех сотрудников компании, которые призваны решить следующие задачи: информировать команды о планируемых изменениях.
Сформировать единое понимание стратегии движения и план работы на ближайший период, мотивировать сотрудников и поддержать развитие необходимых навыков и знаний о продукте.
Для чего проводятся цикловые совещания?
Подобные встречи помогают не только подвести итоги работы за определенный период, но и своевременно информировать о всех изменениях. Таким образом, все команды могут быть более подготовлены к оставшейся части года, что поможет достичь поставленных целей.
Во многих случаях на цикловых совещаниях также применяются инструменты командообразования и внедрения изменений.
Объединение сотрудников не обязательно должно происходить за совместным обедом или ужином или в рамках тренинга. Для этого отлично подходят любые неформальные активности. Но веревочные курсы или квесты на открытом воздухе или в офисе не единственное решение. Игра может нести в себе пользу для бизнеса и состоять как из захватывающей истории, так и из инсайтов и трансформаций мышления команд.
Результатом «умной» организации циклового становится не только передача ключевых мыслей и стратегии и мотивация персонала, но и предоставление необходимых инструментов и знаний для реализации намеченных планов.
Использование игровых форматов – одно из самых действенных решений при работе с комплексными задачами вовлечения, развития и донесения ключевых направлений.
При организации дистанционных совещаний, эмпирическое обучение сохраняет свои преимущества. Например, новый хит «Тайна Девоншира» позволяет не только донести важность качественной и прозрачной коммуникации в работе очных и дистанционных команд, но и наглядно показывает сотрудникам текущий уровень навыков, позволяя быстрее трансформироваться и развиваться.
Цикловые совещания никогда не проходят без полноценного развития Field Force и офисных команд. Однако переход к удаленной работе в этом году привнес свои изменения как в форматы обучения, так и в необходимые навыки.
Все программы дистанционного развития ключевых навыков «новой нормальности» мы собрали вместе, сохранив возможность использовать принцип наборной конструкции, выбирая для обучения только те навыки, которые необходимы на текущем этапе.
Они уже продемонстрировали выдающиеся результаты на
Встречи и совещания – неотъемлемая часть работы каждой компании. К повышению их продуктивности и результативности бизнес стремится постоянно, ища проверенные эффективные решения.
В цифровой среде, где организации могут вовлечь в процесс еще больше сотрудников, качество решений играет еще большую роль и требует проверенных решений.
Эффективные стратегические и цикловые совещания
Приближается конец года. Время, когда в компаниях подводятся итоги и намечаются планы на следующий год. Уже сейчас многие занимаются организацией и проведением стратегических и цикловых совещаний. Это, бесспорно, один из самых ответственных периодов в рабочем цикле каждой компании. Шаг в будущее начинается уже сегодня и, планируя свой год с учётом последних тенденций и подходов, необходимо применять технологии будущего на настоящем этапе. Для наиболее эффективного планирования будущей деятельности и изменений, необходимо иметь чёткое представление о том, что возможно и как это реализуется. Без полноценного понимания технологий практически невозможно учесть все нюансы в процессе составления планов. А как можно получить наибольшее представление? Конечно, на практике.
Цикловое совещание или стратегическая сессия — одна из самых затратных статей за год, которой невозможно пренебречь. С каждым годом доступные бюджеты становятся всё меньше, а поездки всё ближе и короче. Та же картина наблюдается при стратегических совещаниях — компании стараются оптимизировать и рационализировать бюджеты, выделяемые для данных мероприятий.
Современные условия рынка задают новые тенденции и вынуждают компании менять привычные форматы и действия. Но мы говорим о действительно важном событии, которым нельзя пренебречь. В рамках совещания не только вырабатывается и корректируется стратегия компании, но и проходит информирование, обучение и мотивация сотрудников. Важно, чтобы стратегия компании была не просто донесена до всех сотрудников, но и была ими принята и согласована c основными действиями каждого члена команды.
В прежние времена выездные совещания позволяли дополнительно мотивировать сотрудников на активную и продуктивную деятельность в течение всего рабочего цикла. Несомненно, увлекательные мероприятия, захватывающие и интересные поездки вселяли в сотрудников уверенность, что компания о них заботится и ценит усердие. Со временем поездки приелись, и ощущение стало ослабевать. Снижение вовлеченности персонала, отсутствие «огня в глазах» и переходный период рынка не стимулируют компании к продолжению традиций подобных совещаний. Изменились и сами компании, и их сотрудники. Необходимы новые способы мотивации и вовлечения, позволяющие построить поистине эффективную команду. * Что интересует миллениалов и насколько эффективна геймификация? Сотрудники нового поколения составляют значительный процент трудовых ресурсов компании, но изменения в «расстановке сил» влекут за собой и изменения в подходах к работе персоналом.
Как грамотно провести этап планирования и получить желаемые результаты?
Ни у кого не вызывает вопросов необходимость проведения планерок, встреч и совещаний – как иначе донести ключевые сообщения, фокус работы на неделю и другие важные сообщения? Но, к сожалению, они по-прежнему у многих ассоциируются с бессмысленно потраченным временем. Кто-то увлечённо рисует облака, кому-то нравится просматривать фотографии знакомых и друзей, выступающий уже планирует свой обед, а цель совещания давно позабыта. Какие форматы и подходы сделают этот процесс более эффективным, сократят время и позволят сфокусироваться на главном?
А что делать со встречами?
Всё то же самое, плюс небольшая инфоргафика, которая позволяет определить, насколько необходима данная встреча в реальности.
Эта тема настолько обширна, что её практическое рассмотрение потребует не одной объемной статьи. Мы знаем, насколько много информации приходится обрабатывать каждый день, и как мало свободного времени в распоряжении каждого из нас, поэтому оптимизируем процесс передачи пользы.
Уже на этой неделе мы будем подробнее говорить об организации и проведении цикловых совещаний для компаний фармацевтического рынка в рамках нашего бесплатного вебинара 2 ноября.
Мы понимаем, что эта тема актуальна не только для фармацевтического рынка, но и для компаний других областей, поэтому подумываем провести отдельную сессию для всех желающих.
Если Вам интересны вопросы стратегических совещаний, и Вы хотите быть в числе участников, сообщите нам. Мы предварительно зарегистрируем Вас на будущий вебинар и сообщим о его проведении, как только дата станет известна.
* В этой статье мы писали о 7-ми формулах построения эффективной команды.