Циркуляционное письмо что такое

циркулярное письмо

Смотреть что такое «циркулярное письмо» в других словарях:

циркулярное письмо — — [http://www.iks media.ru/glossary/index.html?glossid=2400324] Тематики электросвязь, основные понятия EN circular letter … Справочник технического переводчика

циркулярное письмо — делопр. письмо, направленное из одного источника в несколько адресов … Краткий словарь терминов из области делопроизводства

письмо — а/; мн. пи/сьма, сем, сьмам; ср. см. тж. письмецо, письмишко 1) только ед. умение, навыки писать 1); само писание. Искусство письма. Различные способы письма … Словарь многих выражений

письмо — а; мн. письма, сем, сьмам; ср. 1. только ед. Умение, навыки писать (1 зн.); само писание. Искусство письма. Различные способы письма. Обучать письму. Прописи для письма. 2. только ед. Система графических знаков, употребляемых в данной… … Энциклопедический словарь

письмо — Написанный текст, посылаемый кому нибудь; официальный документ. О размере письма, логичности изложения; об интересном, скучном и т. п. письме. Абсурдное, безалаберное, бесполезное, беспомощное, бессвязное, бессистемное, бестолковое, большое,… … Словарь эпитетов

Московский Народный Банк — Циркулярное письмо № 31 Правления Московского Народного Банка Московский Народный Банк учрежден на основании Устава, утвержденного Министерством финансов 3 марта 1911 г. (Опубликован в Собрании указов и распоряжений Правительства России … Википедия

Московский Народный Банк (Москва) — Циркулярное письмо № 31 Правления Московского Народного Банка Московский Народный Банк учреждён на основании Устава, утверждённого Министерством финансов Российской империи 3 (16) марта 1911 года (опубликован в Собрании указов … Википедия

РЕВИЗИОНИЗМ — (от позднелат. revisio пересмотр), антинауч. пересмотр положений марксизмаленинизма; оппортунистич. направление внутри революц. рабочего движения, которое под предлогом творч. осмысления новых явлений действительности осуществляет ревизию … Философская энциклопедия

ДУБРОВИН Александр Иванович — (1855 1[14].04.1921), детский врач, статский советник, вождь Черной Сотни, организатор и руководитель Союза Русского Народа (СРН), председатель Всероссийского Дубровинского Союза Русского Народа (ВДСРН). Из дворян. Родился в г. Кунгур Пермской… … Черная сотня. Историческая энциклопедия 1900–1917

КЛАССОВАЯ БОРЬБА — столкновение и противодействие интересов классов. О несовпадении интересов различных социальных групп друг с другом, об их конфликтах между собой издавна писали историки и философы. Аристотель, Т. Гоббс, Г.В.Ф. Гегель и др. рассматривали конфликт … Философская энциклопедия

Источник

циркулярное письмо

Смотреть что такое «циркулярное письмо» в других словарях:

циркулярное письмо — — [http://www.iks media.ru/glossary/index.html?glossid=2400324] Тематики электросвязь, основные понятия EN circular letter … Справочник технического переводчика

письмо — а/; мн. пи/сьма, сем, сьмам; ср. см. тж. письмецо, письмишко 1) только ед. умение, навыки писать 1); само писание. Искусство письма. Различные способы письма … Словарь многих выражений

письмо — а; мн. письма, сем, сьмам; ср. 1. только ед. Умение, навыки писать (1 зн.); само писание. Искусство письма. Различные способы письма. Обучать письму. Прописи для письма. 2. только ед. Система графических знаков, употребляемых в данной… … Энциклопедический словарь

письмо — Написанный текст, посылаемый кому нибудь; официальный документ. О размере письма, логичности изложения; об интересном, скучном и т. п. письме. Абсурдное, безалаберное, бесполезное, беспомощное, бессвязное, бессистемное, бестолковое, большое,… … Словарь эпитетов

Московский Народный Банк — Циркулярное письмо № 31 Правления Московского Народного Банка Московский Народный Банк учрежден на основании Устава, утвержденного Министерством финансов 3 марта 1911 г. (Опубликован в Собрании указов и распоряжений Правительства России … Википедия

Московский Народный Банк (Москва) — Циркулярное письмо № 31 Правления Московского Народного Банка Московский Народный Банк учреждён на основании Устава, утверждённого Министерством финансов Российской империи 3 (16) марта 1911 года (опубликован в Собрании указов … Википедия

РЕВИЗИОНИЗМ — (от позднелат. revisio пересмотр), антинауч. пересмотр положений марксизмаленинизма; оппортунистич. направление внутри революц. рабочего движения, которое под предлогом творч. осмысления новых явлений действительности осуществляет ревизию … Философская энциклопедия

ДУБРОВИН Александр Иванович — (1855 1[14].04.1921), детский врач, статский советник, вождь Черной Сотни, организатор и руководитель Союза Русского Народа (СРН), председатель Всероссийского Дубровинского Союза Русского Народа (ВДСРН). Из дворян. Родился в г. Кунгур Пермской… … Черная сотня. Историческая энциклопедия 1900–1917

КЛАССОВАЯ БОРЬБА — столкновение и противодействие интересов классов. О несовпадении интересов различных социальных групп друг с другом, об их конфликтах между собой издавна писали историки и философы. Аристотель, Т. Гоббс, Г.В.Ф. Гегель и др. рассматривали конфликт … Философская энциклопедия

Источник

Этикет делового письма (3 стр.)

Конверты, в которые запечатывают поздравления, должны быть безукоризненно чистыми, без указаний «Куда» и «Кому», желательно с логотипом отправителя, выполненным типографским способом.

На благодарственные письма и поздравления следует обязательно отвечать, стараясь максимально коротко выразить свои мысли. И также следует помнить, что, получив знак внимания от учреждений, пользующихся специфической профессиональной лексикой, например, дипломатическими формулами, применяемыми в нотной переписке, или же стилем, присущим религиозным организациям, абсолютно нельзя копировать несвойственный канцелярской этике язык таких документов.

Что касается способа доставки подобных документов, то все они должны быть либо вручены лично, либо отправлены с курьером.

Ни в коем случае нельзя пользоваться услугами почты (если событие происходит в одном с вами городе), а также недопустимо отправлять такие письма по факсу или электронной почте.

Рекомендательные письма

Подобные документы имеют цель предложить сотрудника или организацию, предприятие, учреждение другим сотрудникам, организациям или учреждениям с целью получения работы, продвижения по службе, оказания помощи или же как партнера для сотрудничества. Письмо, как правило, пишется на бланке, подписывается и скрепляется печатью, отправляется с курьером, по почте либо выдается на руки ответственному лицу для передачи по назначению. В некоторых случаях допускается написание рекомендательного письма не на бланке и без печати.

Отвечать на рекомендательные письма не принято, однако подтвердить факт их получения желательно.

Перед тем как подписывать готовое рекомендательное письмо, не лишним было бы показать его тому, кто обратился с просьбой о выдаче документа, чтобы избежать возможных ошибок. И необходимо всегда помнить, что подписавший письмо несет личную ответственность за свою рекомендацию.

Если пишется рекомендательное письмо в адрес работодателя, то оно должно содержать краткую характеристику профессиональных навыков, достижений рекомендуемого. Правильно составленный документ позволяет наиболее полно оценить достоинства кандидата на вакантную должность, а также узнать мнение о нем со стороны сослуживцев. Данное письмо вполне может быть использовано и как приложение к резюме.

Письма, содержащие просьбы

Это, пожалуй, самый распространенный вид письма и в то же время один из наиболее трудных для составителя, поскольку от того, насколько убедительно, грамотно и понятно будет изложена просьба, зависит ожидаемый отправителем положительный результат. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Важно отметить, что в таком письме не должно быть формулировок ультимативного характера, типа: «Если вы не удовлетворите нашу просьбу, то мы будем вынуждены..», или же указывающих на обязательность выполнения вашей просьбы, а также заранее выраженной благодарности за положительное решение вопроса.

Прежде чем написать такое письмо, полезно выяснить, насколько в принципе ваша просьба выполнима, с учетом всех обстоятельств.

Чтобы не испортить подобной просьбой сложившиеся добрые и партнерские отношения, лучше заранее навести справки о возможности положительного отклика. Как говорится, «иногда лучше не давать другу деньги в долг, чтобы потом он не стал избегать встреч с вами».

В тексте письма следует привести убедительные доказательства, мотивирующие вашу просьбу, а также расчеты или сметы и оформить их в виде приложения.

Как видите, стиль письма в партнерскую организацию существенным образом отличается от обращения в дипломатическое учреждение. Если в первом случае просьба излагается простым языком, то во втором случае применены общепринятые в дипломатических кругах формы вежливости, однако не копирующие стиль дипломатической переписки, где присутствуют обязательные вступительные и заключительные комплименты.

Письма, содержащие сообщения

Их можно назвать информационными письмами. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения. Обычно его автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Текст письма размещается на бланке организации и обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту.

К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33) отсутствует обязательная отметка об исполнителе с указанием фамилии, имени и отчества и номера его телефона. Кроме того, текст документа не отформатирован (внизу большое пустое поле), что косвенно может свидетельствовать о небрежности исполнителя.

Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п.

Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится.

Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов:

– возвращаем справочные материалы,

– возвращаем подписанный с нашей стороны договор,

– посылаем справочную литературу.

Циркулярные письма

К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.

В то же время, циркулярное письмо может содержать конкретное поручение вышестоящей

Источник

Циркуляционное письмо. Номенклатура дел. Реквизиты протокола

Информационно-справочные документы. Оформление письма-напоминания. Виды номенклатуры дел: индивидуальная, типовая, примерная. Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел. Правила оформления протокола. Заявление о переводе на другую должность.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Составить письмо-напоминание в любую зарубежную страну. Ваша фирма в Москве. Циркуляционное письмо

2. Номенклатура дел

3. Реквизиты протокола

4. Заявление о переводе на другую должность

Список использованной литературы

1. Составить письмо-напоминание в любую зарубежную страну. Ваша фирма в Москве

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензия, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.

На бланке указывается:

· № телефона, № факса, № и дата документа.

Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.

В продольном реквизите текст располагается вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением от левой и правой сторон документа.

Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А-4), отвечающий на вопрос « о чем?», указать адресат, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома.

Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны. Исключение составляют телеграммы, извещения. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже.

На письмах, которые направляются в ответ на запросы учреждений, организаций и предприятий, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка на номер и дату письма, которое послужило основанием для ответа.

Если ответное письмо направляется нескольким адресатам, то после ссылки на номер и дату письма (основание) указывается, кто является автором запроса.

Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа, или от третьего лица единственного числа. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Датой документа является дата его регистрации.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному письму, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Рассмотрим на примере письмо-напоминание и циркулярное письмо.

Департамент бухгалтерского учета, отчетности и аудита направляет для руководства и исполнения Положение по бухгалтерскому учету, утвержденное Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 08.02.99 № 10 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации ПБУ 2/99»

Департамент просит довести данное Положение до всех закрепленных акционерных обществ и других организаций.

2. Номенклатуру дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли учреждения.

Для быстрого поиска документов, которые используются в управленческой деятельности организации, их группируют в дела.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенный в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основной для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе дел организации, предварительно согласовывается с ЦЭК (экспертная комиссия) организации, согласовывается с ЭПК государственного архива. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.

Номенклатуру дел составляют в трех экземплярах:

При составлении номенклатуры дел руководствуются типовой и примерной номенклатурой дел, типовыми и ведомственными перечнем с указанными в них сроком хранения.

Документы формируются в дела в следующем порядке: помещают только исполненные и правильно оформленные в соответствии с заголовками; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещают приложения вместе с основными документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируют в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики: дело не должно превышать 250 листов. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения не подшиваются, листы в нем не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. Обложка дел оформляется по установленной форме.

По окончании срока хранения дел вносятся уточнения: в соответствии с заголовками дел на обложке, содержанием подшитых документов, составляются структурными подразделениями и организацией описи, по которым организация сдает дела в ведомственный архив, ведомственный архив по сводной описи сдает дела в государственный архив.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуре дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Различают три вида номенклатуры дел: индивидуальная, типовая, примерная.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

При составлении индивидуальных номенклатуре дел (конкретного учреждения, фирмы) на базе типовой или примерной необходимо учитывать специфику формирования дел.

Каждому учреждению необходимо иметь номенклатуру дел структурных подразделений и сводную учреждения.

Структурные подразделения, разрабатывая собственные номенклатуры дел, выполняют следующую работу:

определяют документы, которые войдут в состав дел;

составляют номенклатуру дел;

разрабатывают классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;

устанавливают сроки хранения дел;

определяют систему индексов и индексацию дел;

оформляют и согласовывают номенклатуру дел с заведующим ведомственным архивом и одобряют экспертной комиссией структурного подразделения.

Работе по составлению индивидуальных номенклатуре дел должна предшествовать индексация структурных подразделений или отдельных специалистов. Индексация отражает порядок расположения отделов и специалистов учреждения и производится арабскими цифрами.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатуре дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (например, средние школы, научно-исследовательские институты и т.д.). Они позволяют установить типовой состав дел с единой системой индексации, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Типовая номенклатура дел имеет обязательный характер.

3. Примерная номенклатура дел

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства), а также согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение и утверждаются руководителем министерства (ведомства).

Типовые, примерные номенклатуры дел служат основой для составления индивидуальных номенклатуре дел в подведомственных учреждениях, организациях.

Например: «Личное дело Петрова Петра Петровича»

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с ««Основными правилами работы ведомственных архивов», употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: « Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка) ».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например: «Протоколы технических советов за 1998 г.»

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с заводами».

В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете».

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Например: «Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр».

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.

Например: «Приказы за 2001 год».

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатуре дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, на ними квартальные и месячные) и переписка.

Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по металлургии

по вопросам бухгалтерского учета и отчетности

Положение о бухгалтерии и должностные инструкции

Источник