Чем заменить спасибо за внимание

Чем заменить спасибо за внимание

Финальный слайд конечно нужен — дайте зрителям понять, что презентация подошла к концу, и наступил тот самый момент, когда можно радоваться, аплодировать или готовиться к сессии вопросов и ответов.

Нужно ли писать на этом слайде «Спасибо за внимание»? Команда Метаформы считает, что нет, и вот почему.

Финальный слайд конечно нужен — дайте зрителям понять, что презентация подошла к концу, и наступил тот самый момент, когда можно радоваться, аплодировать или готовиться к сессии вопросов и ответов.

Нужно ли писать на этом слайде «Спасибо за внимание»? Команда Метаформы считает, что нет, и вот почему.

У каждой презентации должно быть полезное действие. Если у вас продающая презентация, то её полезное действие — это чтобы потенциальные клиенты заинтересовались предложением связались с вами. Если ваша презентация нужна для принятия решения, то её полезным действием может быть скачивание полезных материалов по ссылке, которую вы публикуете на финальном слайде. Внимание слушателей к тому, что вы говорите — это процесс, а не полезное действие.

Главное — это чтобы слушатели могли выполнить целевое действие с минимальным количеством усилий.

Например, если цель вашего выступления с презентацией — новые подписчики или рост узнаваемости, используйте на финальном слайде инстаграм-визитку или QR-коды для быстрого доступа на сайт.

Источник

Как правильно закончить презентацию

После большой проделанной работы над презентацией всегда возникает вопрос – как и чем правильно ее закончить? И тут многие впадают в ступор, ведь поставить точку нужно грамотно и с выгодой. Иначе зачем это все?)

Ваша точка должна стать многоточием!

Уходить нужно красиво, но, в нашем случае, уж точно не по-английски! Решающее впечатление производит именно финал. Может обернуться так, что безупречное выступление со слабой концовкой совсем не запомнится. А вот самую посредственную презентацию вполне реально спасти интересным завершением.

Множество презентаций имеют индикатор, с помощью которого понятно, что выступление завершилось — нас всегда благодарят за внимание. Крупным шрифтом. Во весь экран.

Этот ход, пришедший в публичные выступления из научной сферы, настолько распространен, что зачастую считается единственно верным знаком окончания выступления.

Но так ли это? Ведь поблагодарить публику можно и устно, а не акцентируя внимание целым слайдом.

К тому же, в завершающем блоке выступления есть важные моменты, на которых стоит сфокусироваться.

Далее мы детально разберем, как все-таки правильно закончить презентацию.

Содержание:

Какие мысли оставим в конце?

Несмотря на то, как стилистически будет оформлена ваша презентация, последние слайды должны нести в себе основные смыслы:

Основные приемы, как закончить презентацию

1. Подведите итог

Без этого пункта просто не обойтись, особенно в объемных презентациях с большим количеством информации.

То, как и чем вы закончите выступление, люди запомнят в большей степени. Вы можете долго рассказывать про свою компанию или продукт, со всех сторон раскрывать тему, красиво подавать информацию, в надежде запомниться и быть полезным. Однако если в конце не подведете итоги и не сделаете лаконичные выводы, вы просто оставите людям набор информации, значительная часть которой затеряется.

После разбора всех содержательных моментов, сделайте краткий обзор каждого раздела, создав некую памятку на одном слайде.

Обобщив информацию, взаимосвязь всех освещенных пунктов будет видна как на ладони, что, в свою очередь, подтолкнет к формированию правильных выводов.

Необходимо лишь емко сформулировать заключение и подать его как нужно вам. Важно построить вывод таким образом, чтобы он четко отсылал к началу и еще раз напомнил об идее, которой вы так горите!

Вот в чем важность подведения итогов: вы раскладываете всю информацию по полочкам, демонстрируете взаимосвязь ее составляющих. А когда добьете это дело крутым выводом, отсылающим к общей идее, – ожидайте приятного эффекта:)

Бинго! Ваш продолжительный монолог удобно устроится в головах публики и не останется только на электронном носителе!

2. Призыв к действию

Теперь самое время превратить аудиторию в ваших клиентов!

Уверены, все участники презентации вместе с вами сделали правильные выводы. Что дальше? А дальше нельзя просто оставить людей наедине с информацией.

И это очень важный момент. В первую очередь, для вас.

Вы выложили внушительный объем полезного материала для потенциальных клиентов. Теперь пора монетизировать свои труды.

Совершите дружелюбный призыв к действию. Пригласите к сотрудничеству, оглашая возможные выгоды, но не злоупотребляя условиями и прайсом.

Для большего эффекта можно применять дополнительную мотивацию:

“Напиши нам в Direct, и мы вышлем ссылку на закрытый вебинар”

“Оставьте заявку и получите чек-лист проверки дизайна вашего сайта”

Чтобы призыв к действию не выглядел слишком агрессивным или, наоборот, сухим и официальным, немного разрядите обстановку. Вот, с помощью чего это можно сделать:

Важно обязательно донести до публики, что им нужно сделать с полученной информацией, замотивировать их, подтолкнуть к принятию решения. Но всегда помните, что вы должны уважать выбор клиентов, их решения; оказывать необходимую поддержку и давать пояснения в случае возникновения вопросов и возражений.

В данной ситуации могут быть уместными несколько вопросов от аудитории: либо здесь и сейчас, либо в форме получения дополнительной информации и условий после. В этом сможет быть полезен следующий пункт.

3. Контакты и обратная связь

Конечно же, основной вашей целью является продолжение общения после завершения мероприятия. И уже не с публикой, а с новыми клиентами. Не просто общение, а сотрудничество.

И, чтобы не потерять друг друга в этом мире, нужно иметь возможности для обратной связи.

В первую очередь, вы должны предоставить всю уместную информацию о себе и компании:

Контакты потенциальных клиентов можно собрать, как вариант, получая фидбек о проведенном мероприятии в виде анкет и опросников, где люди согласятся оставить свои данные.

Либо пообещав прислать дополнительные материалы всем участникам, которые отправят запрос на вашу почту/отметят вас в соцсетях/оставят заявку на сайте.

Получить бесплатную консультацию по улучшению вашей презентации вы можете, отправив свой макет нам на почту — info@veonix.ru с пометкой “Бесплатный аудит презентации”

4. Примените несколько способов завершения презентации

Прекрасным решением будет объединить приемы, которые мы разобрали ранее.

Таким образом, в завершении презентации вы делаете несколько акцентов на каждую важную мысль.

Это как сцена после титров в супергеройском кино, она очень хорошо запоминается.

Подводя итоги и обобщая все вышесказанное, формулируете емкий вывод, который будет перекликаться с заявленной идеей вашего спича.

Подытожили. Урок вынесли. Пора прощаться? Нет!

Сделав свое безапелляционное заключение и окончательно указав свою позицию, призываете людей действовать.

Но и это еще не все.

Чтобы продолжить общение после презентации, людям нужно знать, по каким каналам это можно сделать. Обязательно оставляйте свои контакты, и чем больше вариантов связаться с вами вы предложите, тем больший отклик вы получите.

Вот теперь и скажите “До свидания!”

Создавая красивый финал презентации, руководствуйтесь всеми основными моментами завершающего блока.

5. Как еще можно завершить презентацию

Выше мы рассмотрели основные варианты завершения презентации, но не обязательно ограничиваться только ими. Существуют и другие способы, которые помогут красиво закончить презентацию.

В зависимости от целей и направлений вашей презентации, может быть уместным такой вариант, как выделение части отведенного для выступления времени формату живого общения, в котором вы сможете ответить на появившиеся у слушателей вопросы “по горячим следам”.

Как правило, это происходит в самом конце презентации (никто не запрещает в этот момент оставить включенным слайд с вашими контактами).

Данный способ также может послужить инструментом повышения лояльности и заинтересованности вами и вашим продуктом. Однако, к подобного рода интервью тоже нужно быть готовым!

Достаточно спорный момент, но, тем не менее, имеет место быть. Такой ход можно использовать для того, чтобы зацепить аудиторию, ярко выразить призыв к действию и твердо обозначить свои преимущества.

“Наше предложение лучшее. От него просто невозможно отказаться!”

“В сотрудничестве с нами можно изменить мир!”

“Хватит сидеть сложа руки. Пора подниматься и действовать!”

“Не ждите лучшего момента. Его не будет. Начните сейчас. Вместе с нами!”

Это что-то из рода проповедей и остросоциальных мотивационных речей. Рисковый шаг. Это либо сильно побуждает людей действовать, либо настраивает диаметрально противоположно.

Важно верить в себя, в свои силы, в свою команду, в свою работу, и, конечно же, в свой продукт, как это делаем мы, например 😉

Красиво завершить презентацию и вдохновить публику можно с помощью подходящей цитаты.

К примеру, правильно подобранное высказывание именитого деятеля или профессионала в определенной сфере, ровно также может подтолкнуть потенциальных клиентов к рассуждениям и принятию решения о сотрудничестве.

Вы (или кто-либо из вашей компании) можете быть и сами авторами подобных слов. Ведь если они проникнут в разум слушателей, это обернется жирным плюсом.

Готово! Теперь вам известны рабочие способы, как правильно завершить свою презентацию.

Но, прежде чем идти выступать, обсудим еще пару моментов.

Ошибки в завершении презентации

Вы подробно разобрали каждую составляющую, которую нужно применить, чтобы красиво завершить презентацию и запомниться публике. А вот теперь следует обратить внимание на некоторые недочеты, чтобы не подпортить впечатление от вашего выступления и не потратить время и силы напрасно.

Не нужно очень долго заканчивать презентацию. Да, вы все делаете с пониманием того, что мало будет закончить выступление традиционным “спасибо за внимание”. Вы пользуетесь правилами построения концовки и доносите необходимую информацию.

Но! Убедительная просьба! Ни к чему вновь разбирать содержательные моменты и перематывать слайды назад, перепрыгивая от раздела к разделу. Да, в заключении необходимо освежить информацию, но в том и суть, что сделать это нужно тезисно и компактно.

Мы уже выяснили, что правильно заканчивать презентацию нужно, подводя итоги и делая соответствующие выводы. Также важной частью является призыв аудитории к действию..

Этой возможностью тоже нужно грамотно распорядиться. Мало полезного результата будет, если вы закидаете публику большим количеством возможных решений и предложений. Это рассеет их внимание и лишь усложнит ситуацию.

Сформулируйте один сильнейший оффер, от которого будет очень сложно отказаться, и результаты вас удивят!

Нецелесообразно переходить к продаже, когда публика еще не получила нужный объем информации по продукту или услуге и попросту не готова общаться по заданной теме.

В общем, неспроста продажу в виде призыва к действию оставляют на самый конец, когда оглашены абсолютно все моменты и аудитория “разогрета”.

Иногда в процессе презентации спикер так далеко уходит от темы, что может закончить свое выступление совершенно другой мыслью. Это очень плохо, потому что поставленные цели презентации не будут достигнуты.

Получится не очень результативно, если вы полчаса будете рассказывать инвесторам про свой стартап в области здравоохранения, а выступление закончите мыслью о том, какой вы классный маркетолог и как круто вы настраиваете рекламу в Инстаграме. Инвестиции вы так точно не привлечете.

Уверены, с учетом всех рекомендаций, грамотно выстроенный финал вашего выступления даст старт для начала нового сотрудничества!

И, конечно же, мы готовы оказать профессиональную помощь не только в завершении презентации, но и в создании ее “под ключ”:

Источник

Как оформить последний слайд презентации

Сделать презентацию с сильной концовкой — это настоящее искусство. Последний слайд может убедить аудиторию в вашей точке зрения, побудить к целевому действию или помочь запомнить главные выводы из выступления. Как этого добиться? Давайте посмотрим.

01. Что писать на слайде?

Не существует единой типовой концовки, подходящей ко всем презентациям. В зависимости от того, какие задачи решает выступление, на последнем слайде можно разместить разную информацию.

1. Призыв к действию

Если цель вашей презентации — это поиск инвестиций или привлечение новых клиентов, в конце выступления будет целесообразно предложить аудитории продолжить знакомство. Для этого подходят побудительные предложения.

На последнем слайде вы можете пригласить людей на консультацию, предложить приобрести товар или услугу, зарегистрироваться на мероприятие или подписаться на вас в социальных сетях. Главное — покажите, что целевое действие решит проблему слушателя.

Если после выступления есть время на вопросы от слушателей, приглашение к обсуждению тоже стоит подать как призыв к действию. При этом желательно записать на слайде имя спикера, чтобы люди знали, как обращаться к выступающему.

Если вы хотите оставить телефон или email-адрес для обратной связи, можно добавить на слайд QR-код. Слушатели смогут просто навести на него камеру смартфона и сохранить все нужные контакты.

2. Предложение дополнительной выгоды

Все любят скидки, бонусы и подарки. Если у вас есть специальное предложение для слушателей, они с большей охотой совершат целевое действие.

Дополнительная выгода — ваше конкурентное преимущество, стоит выделить эту информацию на слайде. Если зритель заинтересуется, призыв к действию он прочтет даже мелким шрифтом.

Чтобы оценить эффективность специального предложения, подготовьте свой промокод для каждого выступления. Так вы легко сможете отследить, сколько заявок пришло с презентации.

3. Выводы для запоминания

Это подходящий вариант для обучающих презентаций, информационных или обзорных выступлений. В конце можно кратко пересказать содержание рассказа по пунктам или подвести к одному сильному выводу, который впечатлит аудиторию.

Важно, чтобы финальные выводы или факты были всеобъемлющими. Они должны относиться не к одному из тезисов, а ко всей теме выступления — иначе у зрителей будет ощущение, что презентацию прервали на середине.

Вывод можно презентовать не только в виде цифр, слов или графиков. Иногда эффектным завершением может стать видео — например, съемка процесса вашей работы, знакомство с командой или гайд по использованию продукта. Такой финал позволит не только закрепить новые знания, но и вызовет эмоциональный отклик у аудитории.

4. Интерактивы

Людям бывает трудно долго концентрировать внимание на монологе спикера. Но сейчас технологии позволяют вовлечь публику в выступление, даже если для полноценной дискуссии нет времени. Например, с помощью сервисов Mentimeter или Slido можно устраивать опросы, тесты и голосования, получать комментарии и вопросы в формате сообщений.

Слушатели смогут подключиться со своих смартфонов и участвовать в интерактивах в режиме реального времени. Это удобно. Во-первых, потому что даже в большой аудитории все желающие смогут быть вовлечены в выступление. Во-вторых, спикер сможет самостоятельно следить за временем, озвучивать только самые интересные/популярные вопросы и комментарии — это важно, если у выступления жесткий тайминг.

Задайте слушателям интересные вопросы по теме своего рассказа, попросите их поделиться своим опытом или мнением.

Интерактив в середине презентации может сбить слушателей с толку и отвлечь от основной идеи. А финал выступления — самое время для голосований и опросов.

02. Чего не надо писать

Худшая концовка презентации выглядит примерно так:

Раньше каждая презентация заканчивалась благодарностями, но сейчас все понимают, что отдельный слайд для этого не нужен. Если очень хочется сказать «спасибо», это можно сделать и устно. Такая надпись устарела, она не имеет смысла, а, главное, портит впечатление от презентации.

Люди услышали ваши идеи, оценили данные, прониклись результатами, и вдруг выступление резко прерывается благодарностью. Это дезориентирует: человек не понимает, зачем он выслушал вас и что ему делать дальше.

От слов «конец» или «вопросы» тоже лучше отказаться — они точно так же бесполезны, как и благодарности. Призывы к действию, предложения выгоды, выводы или впечатляющие факты работают лучше. Они дают ощущение завершенности, позволяют заострить внимание на самом главном и не прерывать контакт со слушателями после окончания выступления.

03. Какой дизайн подойдет

Законы композиции едины для оформления любых слайдов. Но есть и парочка нюансов, характерных для завершения презентации. Прежде всего, это удачное место для фотографий или иллюстраций: они апеллируют к эмоциям и помогут лучше вас запомнить.

Если вы размещаете в конце призывы к действию, их можно дополнить простыми иллюстрациями. Картинки с подписями рассматривать гораздо увлекательнее, чем читать обычный текст.

Часто последний слайд демонстрирует взгляд на проблему со стороны, заставляет посмотреть на тему под другим углом. Также завершение презентации может служить переходом от формальной части выступления (монолога) к неформальной дискуссии. Дизайн финального слайда часто делают более смелым и ярким, чем вся остальная презентация — ведь это конец, и важно запомниться зрителям.

Выводы:

Хотите создавать профессиональные презентации с эффектной концовкой? Мы делимся дизайнерскими секретами на курсе по визуализации данных в PowerPoint.

Источник

Почему не нужно использовать слайд «Спасибо за внимание»?

Не все. В конце статей, журналисты же, например, не пишут «спасибо», да? Вот и на заключительном слайде не нужно. «Спасибо за внимание» — пережиток прошлого из академической среды, когда после длинных лекций преподаватели благодарили студентов за усидчивость. В современных презентациях эта фраза звучит как «спасибо, что дослушали мою скучную презентацию до конца».

Заключительный слайд — возможность сообщить аудитории что-то полезное, либо вдохновить и закончить выступление на подъёме. Не тратьте время зрителя на фразу, которая воспринимается формальностью, ритуалом. Фразы «Ну, как-то так», «Ну, вот и всё» тоже употреблять не стоит.

Всю презентацию вы убеждали зрителя в важности проблематики, предлагали новую информацию, решение, аргументы. Сформулируйте призыв к действию, чтобы у зрителя не осталось ощущения незавершённости или скомканной концовки, заставьте его задуматься напоследок.

Если цель презентации предполагает, чтобы после выступления с вами связались — оставьте контакты. Ссылки на социальные сети, вебсайт, номер телефона и т. д. Для удобства можно вставить QR-код.

«Проинформировать», «Поделиться экспертизой», «Отчитаться», «Меня заставили» и ещё с десяток подобных целей ориентированы на процесс. После них ничего не меняется, они не приводят к результату. Это удобные цели, которые вы достигнете по умолчанию: рассказали презентацию — круто, проинформировали. Только пользы в этом нет ни для вас, ни для аудитории.

Подумайте, для чего вы затеяли презентацию. Что вы хотите, чтобы зритель сделал после вашего выступления? В чём ваша личная мотивация? И сформулируйте цель в формате результата: хочу, чтобы мне дали повышение, согласовали бюджет, инвестировали N рублей в мой проект и т. д. Главное отличие целей, ориентированных на результат — их можно измерить. Не эфемерным количеством проинформированных людей, а, например, количеством визиток, полученных от клиентов или студентов, ответивших правильно на опрос в конце вашей увлекательной интерактивной лекции.

Источник

Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.

«Хитрости» финала письма.

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

СОВЕТ.

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?».

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации.

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала.

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ).

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

Frоm: Иванова Валентина.

Sеnt: Тhursdау, Аugust 26, 2010 7:13 РМ.

То: Николай Петрович.

Subjесt: Вакансия главного бухгалтера.

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Руководитель службы персонала.

СОВЕТ.

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…».

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание».

• «Спасибо за внимание».

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание».

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!».

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание».

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по ТV о прогнозе погоды.).

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…».

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…».

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…».

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!».

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Хорошего настроения и удачного дня!».

• «С самыми наилучшими пожеланиями…».

• «С искренними пожеланиями…».

Фраза в финале: «Удачи!».

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Источник