Чем заменить впр в экселе
data_client
Альтернатива ВПР в Excel. Функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ
При работе с формулой ВПР в Excel может сложиться ситуация, когда получить данные нужно не из столбца справа от ключевого столбца, а слева. ВПР так делать не умеет, в таких случаях к нам приходит на помощь сцепка из двух функций СМЕЩ и ПОИСКПОЗ, которые мы сегодня и изучим.
Рассмотрим такой учебный пример. У нас есть база данных с фамилиями, именами, отчествами сотрудников компании, а также годами их рождения. Нам необходимо по части сотрудников сделать сводку, где указать их фамилии и года рождения. Структурно лист с базой данных выглядит вот так:
Как вы видите, мы могли бы по фамилии вытащить год рождения при помощи функции ВПР, но год рождения стоит слева от столбца Фамилия, конечно можно поменять их местами, но в реальной жизни такое решение не всегда возможно, потому будет решать такую задачу. (Кстати, если вы еще не знакомы с функцией ВПР или неуверенно ею пользуетесь, ознакомьтесь со статьей на нашем сайте: «Функция ВПР в Excel»). Для ее решение нам будут нужны функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ. Разберем их синтаксис:
СМЕЩ(ссылка;смещение по строкам;смещение по столбцам)
ПОИСКПОЗ(искомое значение; просматриваемый массив; тип сопоставления)
К примеру для таблицы в скринщоте выше функция ПОИСКПОЗ(«Петров»;B2:B6;0) вернет значение 3. Мы ищем фамилию Петров в перечне фамилий. Она там третья по списку, поэтому формула вернула число 3.
Теперь давайте объединим наши знания и решим задачу по альтернативному ВПР в Экселе.
Итак, для нашего примера формула будет следующая:
Таким образом, используя нехитрую комбинацию из двух функций мы получили универсальный аналог ВПР, который может возвращать значения, как со столбцов справа, так и слева.
Надеюсь, статья была для вас полезной. Спасибо за внимание.
Полгода Microsoft тренировалась на кошках тестировала эту функцию на своих сотрудниках и добровольцах-инсайдерах и, наконец, в январе 2020 года было объявлено, что XLOOKUP готова к использованию и будет в ближайшее время разослана с обновлениями всем подписчикам Office 365.
Давайте разберёмся, в чем её преимущества перед классической ВПР (VLOOKUP), и как она может нам помочь в повседневной работе с данными в Microsoft Excel.
Старый добрый ВПР
Предположим, перед нами стоит задача найти в прайс-листе цену, например, для гречки. При помощи привычно функции ВПР (VLOOKUP) это решалось бы примерно так:
На всякий случай, напомню:
Привычно, знакомо и делается многими на автомате, не приходя в сознание. ОК.
Синтаксис ПРОСМОТРX (XLOOKUP)
Сначала, для порядка, давайте озвучим официальный синтаксис. У нашей новой функции 6 аргументов:
=ПРОСМОТРX( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; возвращаемый_массив ; [если_ничего_не_найдено] ; [режим_сопоставления] ; [режим_поиска] )
Выглядит немного громоздко, но последние три аргумента [в квадратных скобках] не являются обязательными (мы разберёмся с ними чуть позже). Так что, на самом деле, всё проще:
Также приятно, что ПРОСМОТРX отлично работает и в горизонтальном варианте без каких-либо доработок:
Перехват ошибок #Н/Д
Если искомое значение отсутствует в списке, то функция ПРОСМОТРX, как и ВПР, выдаёт знакомую ошибку #Н/Д (#N/A) :
Приблизительный поиск
Если мы ищем числа, то возможен поиск не только точного совпадения, но и ближайшего наименьшего или наибольшего к заданному числу. Например, для поиска ближайшей скидки, соответствующей определенному количеству товара или тарифа для расчета стоимости доставки на определенное расстояние.
Он может работать по четырём различным сценариям:
Если с первыми тремя вариантами тут всё более-менее понятно, то последний стоит прокомментировать дополнительно. Имеется ввиду ситуация, когда мы ищем значение, где помимо букв и цифр использованы подстановочные символы * (звёздочка = любое количество любых символов) и ? (вопросительный знак = один любой символ).
На практике это может использоваться, например, так:
Заметьте, что, например, капуста в прайс-листе и бланке заказа здесь записана по-разному, но ПРОСМОТРX всё равно её находит, т.к. ищем мы уже не просто капусту, а капусту с приклеенными в начале и конце звёздочками и четвёртый аргумент нашей функции равен 2.
Функция ВПР, кстати говоря, всегда умела такое «из коробки», так что особого преимущества у ПРОСМОТРX здесь нет. Но важен другой нюанс: функция ВПР при включенном приблизительном поиске (последний аргумент =1) строго требовала сортировки искомой таблицы по возрастанию. Новая функция прекрасно ищет ближайшее наибольшее или наименьшее и в неотсортированном списке.
Направление поиска
Раньше для поиска последнего совпадения приходилось неслабо шаманить с формулами массива и несколькими вложенными функциями типа ИНДЕКС, НАИБОЛЬШИЙ и т.п.
Резюме
Если вы дочитали до этого места, то выводы, я думаю, уже сделали сами 🙂 На мой взгляд, у Microsoft получилось создать очень достойного наследника легендарной функции ВПР, добавив мощи и красоты и сохранив, при этом, простоту и наглядность использования.
Чем ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ лучше ВПР в Excel
Ранее мы уже объясняли новичкам, как использовать базовые функции ВПР (англ. VLOOKUP, аббревиатура расшифровывается как “функция вертикального просмотра”). А опытным пользователям показали несколько формул посложнее.
А в этой статье мы постараемся дать информацию про другой метод работы с вертикальным поиском.
У Вас может возникнуть вопрос: «Зачем это нужно?». А нужно это для того, чтобы показать все возможные способы поиска. К тому же, многочисленные ограничения ВПР часто мешают получить нужный результат. В этом отношении ИНДЕКС( ) ПОИСКПОЗ( ) гораздо функциональнее и разнообразнее, а также в них меньшее количество ограничений.
Основы ИНДЕКС ПОИСКПОЗ
Так как цель этого руководства — показать, чем хороша эта функция, мы рассмотрим базовую информацию касательно принципов её работы. И покажем примеры, а также рассмотрим почему, она лучше ВПР().
Функция ИНДЕКС: синтаксис и применение
Эта функция помогает в поиске требуемого значения среди указанных областей поиска, основываясь на номере колонки или строки. Синтаксисы:
=ИНДЕКС(массив, номер строки, номер столбца):
Пример простой формулы:
Функция будет производить поиск в диапазоне от А1 до С10. Цифры показывают, из какой строки (2) и колонки (3) показать искомое значение. Результатом будет ячейка С2.
Довольно просто, верно? Но когда вы работаете с настоящими документами, вы вряд ли будете располагать информацией касательно номеров колонок или ячеек. Именно для этого и существует функция ПОИСКПОЗ().
Функция ПОИСКПОЗ: синтаксис и использование
Функция ПОИСКПОЗ() ищет нужное значение и показывает его примерный номер в указанной области поиска.
Синтаксис Поискпоз() выглядит так:
=ПОИСКПОЗ(искомое значение, просматриваемый массив, тип сопоставления)
Например, в диапазоне В1:В3 прописаны Нью-Йорк, Париж, Лондон. Указанная ниже формула покажет номер 3, потому что Лондон является третьим по списку:
Как работать с функцией ИНДЕКС ПОИСКПОЗ
Вы наверняка уже начали понимать, по какому принципу строится совместная работа этих функций. Если вкратце, то ИНДЕКС() проводит поиск нужного значения среди указанных строк и колонок. А ПОИСКПОЗ() показывает номера этих значений:
=ИНДЕКС(колонка из которой возвращается значение, ПОИСКПОЗ(значение для поиска, колонка в которой искать, 0))
Все еще сложно понять, как это работает? Может быть на примере получится объяснить лучше. Предположим, у Вас есть список мировых столиц и численность их населения:
Для того, чтобы выяснить размеры населения какой-то определенной столицы, например, столицы Японии, воспользуемся такой формулой:
=ИНДЕКС(С2:С10, ПОИСКПОЗ(Япония, А2:А10,0))
Таким образом, вышеуказанная формула становится стандартной формулой ИНДЕКС(С2:С10,3). Формула проводит поиск в ячейках от С2 до С10 и выдает данные из третьей ячейки этого диапазона, то есть С4, потому что отсчет начинается со второй строки.
Не хотите прописывать название города в формуле? Тогда напишите его в любой ячейке, скажем, F1, и используйте её как ссылку в формуле ПОИСКПОЗ(). И у вас получится динамическая формула поиска:
=ИНДЕКС(С2:С10, ПОИСКПОЗ( )(F1,A2:A10,0))
Важно! Количество строк в массиве ИНДЕКС() должно быть такое же, как и количество строк в рассматриваемом массиве в ПОИСКПОЗ(), иначе вы получите неправильный результат.
Подождите-ка, почему бы просто не использовать формулу ВПР()?
=ВПР(F1, A2:C10, 3, Ложь)
Какой смысл тратить время в попытках разобраться во всех этих сложностях ИНДЕКС ПОИСКПОЗ?
В этом случае нет разницы, какую функцию использовать. Это просто пример, чтобы был понятен принцип совместной работы функций ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ(). Другие примеры покажут, на что способны эти функции в ситуациях, когда ВПР оказывается бессильным.
ИНДЕКС ПОИСКПОЗ или ВПР
Решая, какую использовать формулу для поиска, многие соглашаются что ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() значительно лучше ВПР. Однако, многие люди все еще пользуются ВПР(). Во-первых, ВПР() проще, во-вторых, пользователи до конца не понимают все плюсы работы с ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ(). Не имея этих знаний, никто не согласится тратить свое время на изучение сложной системы.
Ниже мы приведем ключевые преимущества ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() над ВПР():
А в формуле ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() указывается диапазон колонок, а не отдельные колонки. В результате, можно безопасно добавлять и удалять колонки, без необходимости каждый раз обновлять формулу.
Влияние ВПР() на производительность будет особенно заметным, если ваш рабочий лист содержит большое количество формул вроде ВПР() и СУММ(). Для анализа каждого значения в массиве требуются отдельные проверки функций ВПР(). Так что Excel приходится обрабатывать огромное количество информацию, и это значительно замедляет работу.
Примеры формул
Мы уже выяснили полезность этих функций, так что можно перейти к самой интересной части: к применению знаний на практике.
Формула для поиска справа налево
Как уже было сказано, ВПР не может проводить такую форму поиска. Так что, если нужные значения расположены не в самой левой колонке, ВПР() не выдаст результат. Функции ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() более универсальны, и для их работы расположение значений не играет большой роли.
Для примера, мы добавим колонку ранга в левую часть нашей таблицы и попробуем разобраться, какой ранг по численности населения занимает столица России.
В ячейке G1 прописываем значение, которое нужно найти, а потом используем указанную ниже формулу для поиска в диапазоне С1:С10 и возвращаем соответствующее значение из А2:А10:
ИНДЕКС ПОИСКПОЗ ПОИСКПОЗ для поиска в колонках и строках
В вышеуказанных примерах мы использовали эти функции как замену для ВПР(), чтобы вернуть значения из заранее определенного диапазона строк. Но что, если вам нужно провести матричный или двусторонний поиск?
Звучит сложно, но формула для таких расчетов похожа на стандартную формулу ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ(), но только с одним различием: формулу ПОИСКПОЗ() нужно использовать дважды. Первый раз, чтобы получить номер строки, и второй раз — чтобы получить номер колонки:
=ИНДЕКС(массив, ПОИСКПОЗ(вертикальное искомое значение, искомая колонка, 0), ПОИСКПОЗ(горизонтальное искомое значение, искомая строка,0))
Посмотрим на таблицу внизу и попробуем составить формулу ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ() ПОИСКПОЗ() для того, чтобы отобразить демографию в определенной стране за выбранный год.
Целевая страна указана в ячейке G1 (вертикальное искомое значение), а целевой год — в ячейке G2 (горизонтальное искомое значение). Формула будет выглядеть так:
=ИНДЕКС(B2:D11, ПОИСКПОЗ(G1,A2:A11,0), ПОИСКПОЗ(G2,B1:D1,0))
Как работает эта формула
Как и с любыми другими сложными формулами, в них легче разобраться, разбив их на отдельные уравнения. И тогда вы сможете понять, что делает каждая индивидуальная функция:
Найденные номера строк и колонок отправляются в соответствующее значение в формуле ИНДЕКС():
В результате, имеем значение, которое находится в ячейке на пересечении 2 строки и 3 колонки в диапазоне B2:D11. И формула показывает искомое значение, которое находится в ячейке D3.
Поиск по нескольким условиям с помощью ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Если вы читали наше руководство по ВПР(), вы наверняка пробовали формулу поиска по нескольким условиям. Но этот способ поиска имеет одно значительное ограничение – необходимость добавлять вспомогательную колонку.
Но хорошая новость заключается в том, что с помощью ИНДЕКС() и ПОИСКПОЗ() можно проводить поиск по нескольким условиям без необходимости редактировать или менять вашу рабочую таблицу.
Вот общая формула поиска по нескольким условиям для ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ():
Заметка: эту формулу нужно использовать вместе с сочетанием клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.
Предположим, вам нужно найти искомое значение, основанное на 2 условиях: Покупатель и Продукт.
Для этого нужна следующая формула:
В этой формуле С2:С10 — диапазон в котором будет проходить поиск, F1 – это условие, А2:А10 — это диапазон для сравнения условия, F2 – условие 2, В2:В10 – диапазон для сравнения условия 2.
Не забывайте в конце работы с формулой нажать сочетание CTRL+SHIFT+ENTER – Excel автоматически закроет формулу фигурными скобками, как указано в примере:
Если же вы не хотите использовать формулу массива для вашей работы, то добавьте еще один ИНДЕКС() к формуле и нажмите ENTER, выглядеть это будет как на примере:
Как работают эти формулы
Эта формула работает по тому же принципу, что и стандартная формула ИНДЕКС() ПОИСКПОЗ(). Для того, чтобы искать по нескольким условиям, вы просто создаете несколько Ложных и Истинных условий, которые представляют правильные и неправильные индивидуальные условия. А потом эти условия распространяются на все соответствующие элементы массива. Формула конвертирует Ложные и Истинные аргументы в 0 и 1 соответственно и выводит массив, в котором 1 — это соответствующие условию значения, которые были найдены в строке. ПОИСКПОЗ() найдет первое соответствующее 1 значение и передаст его в формулу ИНДЕКС(). А она, в свою очередь, возвратит уже искомое значение в указанную строку из нужной колонки.
Формула без массива зависит от способности ИНДЕКС() самостоятельно с ними справляться. Второй ИНДЕКС() в формуле соответствует ложному значению (0), так что он передает весь массив с такими значениями в формулу ПОИСКПОЗ().
Это довольно пространное объяснение логики, по которой работает эта формула. Для более детальной информации прочтите статью « ИНДЕКС ПОИСКПОЗ с несколькими условиями ».
СРЗНАЧ, МАКС и МИН в ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
В Excel есть свои специальные функции для поиска средних, максимальных и минимальных значений. Но что, если нужно получить данные из ячейки, связанной с этими значениями? В этом случае СРЗНАЧ, МАКС и МИН нужно использовать вместе с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и МАКС
Чтобы найти наибольшее значение в колонке D и показать его в колонке C, используем формулу:
ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и МИН
Чтобы обнаружить наименьшее значение в колонке D и вывести его в колонке С, используется такая формула:
ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и СРЗНАЧ
Чтобы найти среднее значение в колонке D и вывести это значение в С:
ИНДЕКС ПОИСКПОЗ и ЕСНД/ЕСЛИОШИБКА
=ЕСНД(ИНДЕКС(С2:С10,ПОИСКПОЗ(F1,A2:A10,0)),значение не найдено)
С этой формулой, если ввести данные, которых нет в таблице, форма вам выдаст указанное сообщение.
Если же хотите отловить все ошибки, тогда кроме ЕСНД можно использовать ЕСЛИОШИБКА :
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(С2:С10,ПОИСКПОЗ(F1,A2:A10,0)), «Что-то пошло не так!»)
Но помните, что маскировать ошибки таким образом – не лучшая идея, ведь стандартные ошибки сообщают о нарушениях в формуле.
Надеемся, наше руководство пользования функцией ИНДЕКС ПОИСКПОЗ() оказалось полезным.
Функции MS Excel ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) – более гибкая альтернатива ВПР
Многие пользователи знают и применяют формулу ВПР. Известно также, что ВПР имеет ряд особенностей и ограничений, которые несложно обойти. Однако есть нюанс, который значительно ограничивает возможности функции ВПР.
ВПР требует, чтобы в диапазоне с искомыми данными столбец критериев всегда был первым слева. Это обстоятельство, конечно, является ограничением ВПР. Как же быть, если искомые данные находятся левее столбца с критерием? Можно, конечно, расположить столбцы в нужном порядке, что в целом, является неплохим выходом из ситуации. Но бывает так, что сделать этого нельзя, или трудно. К примеру, вы работаете в чужом документе или регулярно получаете новый отчет. В общем, нужно решение, не зависящее от расположения столбцов. Такое решение существует.
Нужно воспользоваться комбинацией из двух функций: ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Формула работает следующим образом. ИНДЕКС отсчитывает необходимое количество ячеек вниз в диапазоне искомых значений. Количество отсчитываемых ячеек определяется по столбцу критериев функцией ПОИСКПОЗ. Работу комбинации этих функций удобно рассмотреть с середины, где вначале находится номер ячейки с подходящим критерием, а затем этот номер подставляется в ИНДЕКС.
Таким образом, чтобы подтянуть значение цены, соответствующее первому коду (книге), нужно прописать такую формулу.
Следует обратить внимание на корректность ссылок, чтобы при копировании формулы ничего не «съехало». Протягиваем формулу вниз. Если в таблице, откуда подтягиваются данные, нет искомого критерия, то функция выдает ошибку #Н/Д.
Довольно стандартная ситуация, с которой успешно справляется функция ЕСЛИОШИБКА. Она перехватывает ошибки и вместо них выдает что-либо другое, например, нули.
Конструкция формулы будет следующая:
Вот, собственно, и все.
Таким образом, комбинация функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ является полной заменой ВПР и обладает дополнительным преимуществом: умеет находить данные слева от столбца с критерием. Кроме того, сами столбцы можно двигать как угодно, лишь бы ссылка не съехала, чего нельзя проделать с ВПР, т.к. количество столбцов там указывается конкретным числом. Посему комбинация ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ более универсальна, чем ВПР.
Ниже видеоурок по работе функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
Альтернатива ВПР: функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Здравствуйте, друзья. Когда мы собираемся что-то искать в таблице, первая функция, которая приходит в голову – это ВПР. Все её знают, любят и активно пользуются. Но что, если есть другой, не менее удачный способ найти значение в таблице и вернуть что-то ему соответствующее?
Пусть у нас есть таблица ежемесячных продаж. Поиск продаж какого-то менеджера, например, в марте, решается с помощью ВПР:
Как еще можно это сделать? Давайте размышлять.
Предположим, нам понадобились продажи Соколова в марте. Если не использовать ВПР, можем получить эти данные с помощью функции ИНДЕКС:
В функции мы вручную указали, что нужно вернуть значение на пересечении 8-й строки и 4 столбца, что соответствует искомым данным. Но такой «ручной» подход не имеет смысла. Лучше поручить определение номера строки и столбца Экселю. Сделаем это с помощью функции ПОИСКПОЗ.
Найдем порядковый номер строки, в которой расположена фамилия Соколов:
Аналогично, получим номер столбца с нужным месяцем:
Теперь подставим 2 формулы поиска в функцию ИНДЕКС. Получим такую конструкцию:
=ИНДЕКС( B2:G27 ; ПОИСКПОЗ(K2;B2:B27;0) ; ПОИСКПОЗ(K3;B2:G2;0) )
Здесь первый аргумент – ссылка на массив продаж, второй – расчет номера строки в зависимости от выбранной фамилии, третий – получение столбца по заданному месяцу.
Для более удобного выбора фамилии и месяца, я сделал в таблице итогов выбор в выпадающих списках, и теперь мне нужно писать эти данные вручную. Хотите поступить так же? Читайте эту статью.
Обратите внимание, мы получили тот же результат, что и с ВПР. Многие ученики спрашивают меня: «Зачем пользоваться такой длинной и громоздкой комбинацией функций, когда один только ВПР делает то же самое проще, лаконичнее и привычнее?». Вот вам список очевидных преимуществ использования ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ:
Однако, справедливо утверждение, что ВПР проще, понятнее, короче. Ему легче научиться. Что использовать – выбирайте сами. Я по умолчанию использую ВПР, но легко переключаюсь на ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, когда это необходимо.