Форма и формат в чем разница между словами
ФОРМАТ
Смотреть что такое «ФОРМАТ» в других словарях:
Формат — Формат: размер книги, листа, карточки и т. п.[1] (пример: формат бумаги); определённая структура информационного объекта[2] (пример: формат файла); способ построения и подачи, форма проведения какого либо события, мероприятия (напр.:… … Википедия
формат — а, м. format f., > нем. Format. 1. Размер книги, листа, карточки. БАС 1. Многие думают, что лучше взять самые верные и раскрашенные списки, также меру. формат манускрипта, число листов и прочие подробности. 1805. АМ 3 613. Тут же на деревянном … Исторический словарь галлицизмов русского языка
ФОРМАТ — (фр. format, от лат. forma форма). Размер, величина листа бумаги, книги и т. п. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ФОРМАТ размер, форма, величина. Полный словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка
Формат — в ГИС способ машинной реализации представления пространственных данных. Различают векторный и растровый форматы представления пространственных данных. См. также: Представления пространственных данных Финансовый словарь Финам. Формат Формат… … Финансовый словарь
формат — См … Словарь синонимов
формат — Определенная организация (или макет) текста в печатном виде или отображенной на экране форме, или записанного на носителе данных. [ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382 23 2004] формат Способ расположения и представления данных на носителе информации [ГОСТ 7.0 99] … Справочник технического переводчика
формат «B» — формат «B» Рекомендованный международной организацией по стандартизации ISO формат листов бумаги. Базируется на формате наибольшего размера B0 (1414х1000 мм). [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN… … Справочник технического переводчика
формат «C» — формат «C» Рекомендованный международной организацией по стандартизации ISO формат конвертов, соответствующий формату A для листов бумаги. [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN C seriesC sizes … Справочник технического переводчика
формат Е — Формат, который используется в экспоненциальном представлении чисел. Здесь буква Е обозначает сокращение от слова «Exponent». [Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике Э. Якубайтиса] [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики… … Справочник технического переводчика
ФОРМАТ — (от лат. formo придаю форму) в полиграфии линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, книжного блока и т. п., выраженные в метрических или типометрических (см. Типометрия) единицах … Большой Энциклопедический словарь
Форматы и формы электронных документов. В чем разница?
Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
.XML – единый формат учетных документов
Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.
ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.
Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.
Форма электронного документа – не есть его формат
Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.
Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.
Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs
В ногу с законодательством: еще легитимнее, еще удобнее
В прошлую пятницу Диадок полностью перешел на формирование всех документов, относящихся к документообороту электронными счетами-фактурами, по новым утвержденным формам или форматам.
Отличие «формы» от «формата»:
Любой электронный документ отличается от бумажного тем, что состоит из двух структурных элементов. Первый элемент — то, с чем работает пользователь, что он видит на экране и в каком виде может распечатать документ — это форма электронного документа. Второй элемент — то, что «видит» система электронного документооборота, с чем она может работать и что может пересылать по каналам связи — это формат электронного документа.
Также, при обмене электронными документами системой формируются различные служебные документы — извещения и подтверждения (как если бы пользователь расписывался за получение срочного письма, только система создает эти документы автоматически, без участия пользователя). Эти документы не имеют формы – пользователь не замечает, как они создаются. Однако они имеют формат, хранятся вместе с созданным пользователем электронным документом, и все вместе образуют нечто, называемое юридически значимым электронным документом.
Нововведения в законодательстве и Диадоке:
Подготовка к запуску юридически значимых электронных счетов-фактур идет полным ходом, и Диадок не отстает от меняющихся реалий электронного документооборота: все документы, относящиеся к обмену электронными счетами-фактурами, с настоящего момента реализованы в нашей системе по утвержденным новым формам и форматам, а именно: все служебные документы создаются в новых утвержденных форматах (см. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/36@ от 30.01.12.), а счет-фактура выводится на просмотр, редактирование и печать по новой форме (см. Постановление Правительства №1137, вступившее в силу 26.12.2011). Окончательный формат электронного счета-фактуры, однако, пока еще не утвержден: поэтому обмен счетами-фактурами в Диадоке до сих пор происходит в тестовом режиме.
Посмотреть образец заполнения новой формы счета-фактуры можно в подробной инструкции. Счет-фактуру можно создать непосредственно в Диадоке либо автоматически выгрузить из учетной системы 1С с помощью модуля «Диадок», разработанного специально для работы в 1С. Легко преобразовать счет-фактуру, созданную в любой учетной системе по старой форме, в новую поможет специально разработанное бесплатное приложение «Диадок-принтер».
Также в ближайшем будущем через Диадок можно будет обмениваться корректировочными и исправленными счетами-фактурами, создавать и редактировать их непосредственно в системе.
Изменения в редакторе счета-фактуры системы «Диадок»:
В связи с изменением печатной формы счета-фактуры в редакторе счета-фактуры системы «Диадок» тоже произошли обновления:
* Напомним, в случае, если продавец получает авансы или иные платежи в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), то в строке 5 счета-фактуры он указывает номер платежно-расчетного документа, на основании которого поступила оплата. При совершении операции, по которой поступает предоплата, нужно оформлять счет-фактуру дважды: при получении аванса и при отгрузке товара (работ, услуг), передаче имущественных прав. Номер платежно-расчетного документа указывается как при оформлении «авансового» счета-фактуры, так и «отгрузочного».
Некоторые поля счета-фактуры в редакторе заполняются автоматически и поэтому не выводятся в момент редактирования. Однако, в момент печати, предварительного просмотра и отправки документа формируется абсолютно легитимная форма счета-фактуры. Таким образом, редактор стал еще проще, понятнее и удобнее.
Подробнее о редакторе счета-фактуры Вы можете прочитать в «Руководстве пользователя системы «Диадок».
Битва понятий и смыслов: Жанр vs формат
Как соотносятся жанр и формат
Чаще всего понятие «жанр» любят теоретики, а словом «формат» жонглируют практики. Бывает и наоборот, но неизменно одно: если попросить уточнить значение термина или содержание понятия, то начинается путаница. В диалоге с придирчивым «Гражданином-редактором» разбираемся, что и как
Тест: гражданин, пройдемте!
В отношении современных медиа мы часто слышим выражения в духе «это неформат», «это в его формате», «нужно следовать современным форматам». Но уточняющий вопрос про определение и понимание термина «формат» может поставить в тупик даже опытного теоретика, не говоря уже о практике. Впрочем, когда пытаются определить жанры современных медиатекстов, путаницы не меньше. Но как соотносятся жанр и формат?
• Пародийный «Острый репортаж» с Аллой Михеевой для «Вечернего Урганта» — это жанр или формат?
• Программа «Познер», где происходит беседа-интервью лицом к лицу, — это жанр или формат?
• Ролики с Максом «+100500», где он фривольно комментирует смешные видео из интернета, — это жанр или формат?
Вопрос с подвохом: на него нельзя ответить безошибочно. На самом деле противопоставлять жанр и формат в принципе некорректно.
Гражданин-редактор: Вы меня запутали! Ведь есть же нормальные иерархии! Например, в биологии.
Да, в биологии они есть. Но даже там в последние годы нет спокойствия и порядка. Как и в химии. С открытиями в квантовой физике проблемы затронули даже гениальную таблицу Менделеева.
Что уж говорить про систему иерархий и классификаций в мире выдуманных сущностей, живущих только в головах людей. Тех самых жанров, видов, типов и форматов контента.
Гражданин-редактор: Так, давайте сначала. Что первичнее — жанр или формат?
Жанр все-таки является опорным понятием для контента. Он неразрывно связан с понятием «журналистика», а также «литература» и другими видами творчества (музыка, живопись, театр, кино). У жанров есть ряд устойчивых характеристик и свойств.
В базовой классификации Александра Тертычного есть три большие группы жанров: информационные, аналитические и художественно-публицистические. Внутри каждой категории есть около десятка или больше отдельных жанров, которые описаны подробно, но в чистом виде в «живой природе» встречаются редко.
Гражданин-редактор: А что, по Тертычному и в Америке жанрам учат?
В англоязычной традиции есть вариант деления жанров на NEWS (новости) и VIEWS (мнения).
С российской традицией это примиряется через сжатие неновостных жанров в понятие «публицистика»: аналитические — рациональная публицистика, художественно-публицистические — эмоциональная публицистика.
Гражданин-редактор: Хорошо. Жанров — десятки. Но какие самые ходовые?
Основными опорными жанрами с точки зрения профессиональной журналистики можно назвать: новостную заметку, репортаж, интервью, статью.
Также сейчас крайне популярны подборки, рецензии/обзоры/разборы, списки, карточки, дайджесты.
Зачастую жанры даже внутри этих популярных форм перемешаны и содержат признаки других жанров. Именно поэтому при смешении жанров часто проще обозначить это все многозначным словом «формат».
Гражданин-редактор: А можно подробнее про жанры и что об этом думают ученые?
Тот же исследователь из МГУ Александр Тертычный предложил свою классификацию на рубеже XXI века, и она вполне уверенно описывала и помогала формировать существовавшие тогда реалии. Ближе к середине 2010-х годов представления исследователей о жанрах расширились. Туда добавились специфические интернет-жанры типа авторский блог, мультимедийная статья, лонгрид, слайдшоу, игры, викторины и так далее.
Важным также становится понимание отличий между текстом (статичная авторская единица контента) и гипертекстом (организованная группа текстов). Причем гипертекст может быть статичным: например, печатный журнал, где тексты организованы оглавлением. Или динамическим: меняться во времени с добавлением новых ссылок и перелинковок.
Гражданин-редактор: Как сейчас выглядит система жанров?
В исследовании 2013 года Александр Тертычный пытается формировать систему жанров с опорой на классификацию текстов по модальностям моно/мультимедиа и статичных/гипертекстов.
Здесь же автор модифицирует и свою трехчастную структуру жанровых форм:
• информационно-новостные: здесь жанры с оперативной фиксацией и передачей событий в максимально объективной манере;
• аналитические: жанры для углубленного и детального изучения и описания событий;
• художественно-документальные: для экспрессивного, образного, ценностного отображения действительности.
Гражданин-редактор: Разве эта система все объясняет?
Нет, конечно. Помимо жанров есть же еще и тематическая направленность (спорт, наука, искусство, автомобили) или аудиторная специфика (женские, детские, юридические, автомобильные).
Можно называть это типами, профилями, видами — не важно. Главное, что все эти параметры неизбежно пересекаются и объединяют разные сущности. Такое многообразие существовало и до интернета и также смешивало карты теоретически стройным классификациям.
Гражданин-редактор: Так, что-то с этими «жанрами» пошло не так. Как будто само понятие «жанр» расплывается. В чем проблема?
Это все вездесущая и всесильная конвергенция. Которую, в свою очередь, активизировал интернет. А он живет и развивается по своим законам.
И если сначала цифровизация покусилась на слияние разных форм/форматов/видов контента, объединив их все и легализовав понятие «мультимедиа», то с приходом сетевизации к профессиональному контенту добавились формы комментария (также складирования, коллекционирования, подборок контента).
Гражданин-редактор: То есть жанры размыли сами авторы-пользователи?
По сути, да. На поляну создания контента пришли менее профессионально подготовленные и институционально организованные пользователи. Они не спрашивали разрешения у прежних авторитетных институций и профессионалов контента, а просто начали создавать свой контент, который нередко «заходил» у таких же малоподготовленных потребителей.
Вновь пришедшие авторы не учились теории и создавали контент интуитивно или в соответствии с направлениями, которые им предлагали сами технологические платформы и площадки. Но и создатели техрешений зачастую также были программистами-дизайнерами-маркетологами, которые в сортах контента не особенно разбирались.
Гражданин-редактор: Но сейчас ведь много качественного контента (не только мемы с котом Шлепой)?
Да, сейчас ситуация несколько выравнивается: на площадки пришли люди из более традиционных медиа (например, Дудь и Пивоваров на YouTube). Опять же платформы, сообщества и авторы-самоучки также выросли или даже получили профессиональные навыки.
Таким образом, перемешались разные миры, люди, профессии: программисты, дизайнеры, маркетологи, журналисты, редакторы, литераторы, блогеры, сетевые тролли и пранкеры, стендаперы, шоумены, музыканты, клипмейкеры и многие другие.
Гражданин-редактор: То есть профессионалы смогли вернуть прежнее величие жанрам?
Не совсем. Теперь путь в авторы не обязательно лежит через изучение теории, и многие про жанры толком ничего не знают.
Потому вся эта пестрая аудитория пользуется не стройными классификациями, а словами и понятиями, которые им привычны. В быту и практике во всем многообразии атомизированного мира выработать одно общее, конвенциональное, подходящее всем определение и понимание уже не представляется возможным.
Гражданин-редактор: Может, ученые уже как-то решили эту проблему смешения жанров/форматов?
Основательно разобраться с проблемой смешения понятий (в первую очередь жанров и форматов) теоретики пытаются с 2009 года. Тогда на факультете журналистики МГУ состоялись горячие споры по поводу понятия «формат».
Ключевыми стали вопросы объема и содержания понятия «формат», состав его признаков как инфопродукта. Также формат рассматривали как концепцию СМИ и «совокупность журналистских технологий, редакционных стандартов и жанровых форм». И что есть много значений и поводов употребления понятия «формат» для разных ситуаций.
Гражданин-редактор: Сложновато… Так к чему же пришли?
Да, по сути, признали, что формат — более адекватная нынешним временам, объемная и динамичная форма, содержащая много различных факторов и характеристик медиапродукта.
Иными словами, формат — это современная гибкая характеристика, которая учитывает множество факторов, которые определяют его востребованность у той или иной целевой аудитории.
Та дискуссия, которая продолжается и по сей день, выявила, что формат «выступает в качестве меры соответствия какого-либо информационного продукта ключевым признакам, определяющим успех на информационном рынке той совокупности продуктов, с которой он соотносится» (Г. В. Лазутина).
Также интересно отметить, что формат зачастую тесно связан с коммерческими характеристиками и мерой успешности материала, проекта или издания.
Гражданин-редактор: Итак, кратко: в чем разница между форматом и жанром? Какие у кого характеристики?
Очевидно, что формат — более широкое понятие, чем жанр.
Если жанр говорит про формы представления контента, то формат может определяться и концепцией издания, и аудиторией, каналами дистрибуции и обратной связи.
Жанр говорит нам только о форме представления контента, некотором методе подачи информации: например, репортаж.
Формат же может вмещать в себе информацию о:
• медийном представлении (печатный, видео, фото),
• длительности/размере (5-минутный формат, трехполосный формат),
• концепции издания/проекта (благотворительный, партнерский, просветительский),
• каналах дистрибуции (YouTube, телеканал «Пятница», журнал «Мурзилка») и девайсах (для десктопа, мобильного, VR-шлема),
• ожиданиях и реакциях аудитории (развлекательный, пугающий, трогательный),
• обратной связи (запуск марафона, сбора историй, конкурса на лучший комментарий).
Гражданин-редактор: А теперь как не забыть, что нужно учесть при планировании формата?
Нужно опираться на удобные и понятные чек-листы.
Одна из моделей — держать в голове (или на бумаге) чек-лист из пяти элементов, которыми можно охарактеризовать любую коммуникацию (от разговора в лифте до большого медиапроекта).
Эти элементы еще в первой половине XX века сформулировал Гарольд Ласуэлл: кто говорит, кому говорит, что и по какому каналу и с каким эффектом.
1. Кто говорит? (коммуникатор). Надо учесть все установки на коммуникацию: ценности, цели, позиционирование, особенности бренда и так далее. Это формат самой коммуникации.
2. Кому говорит? (аудитория). Учитываем интересы и чаяния аудиторий — предугадать, проинформировать, удивить, восхитить и вообще вызывать гамму эмоциональных и рациональных реакций. Это формат высказываний для аудитории.
3. Что говорит? (контент). В каком виде и с какими параметрами будет создан медиатекст, который сможет без потерь донести ваши месседжи (см. пункт 1) до аудитории (см. пункт 2). Сюда как раз и может быть вложен жанр. Это формат контента.
4. По какому каналу? (дистрибуция). Если контент — это вагонетка со смыслами, то дистрибуция — это рельсы для вагонетки, которая должна, не растеряв смысл, добраться до аудитории. Чтобы из точки А в точку Б сигнал пришел без искажений — нужен понятный и привычный аудитории, надежный канал доставки контента. Это формат дистрибуции контента.
5. С каким эффектом? (обратная связь). Здесь можно понять, дошел ли посыл (месседж) до вашей аудитории в том виде, как запланировано. Или возник какой-то другой эффект. Или сообщение не дошло вовсе из-за сбоя в одном из четырех предыдущих элементов. Этот элемент позволяет вернуться на исходную точку и сравнить свои ожидания с реакцией аудитории. Это формат обратной связи.
А все пять элементов в целом составляют формат вашего проекта.
Гражданин-редактор: Действительно, кажется, что понятие «формат» лучше всего описывает происходящее в медиа. Но все равно остается путаница: кто, что и как называет.
В сухом остатке, формат — это неформализованное, разнообразное, гибкое описание медиапроекта/медиапродукта. И качество формата зависит от профессионализма того, кто его описывает. Это очень предметная и практическая форма для коммуникации между участниками процессов медиапроизводства.
И по большому счету — это форма, не требующая детализированного терминологического уточнения, поскольку реальность и словарь в разных сегментах медиасферы меняются быстрее, чем мы успеваем это фиксировать.
Поэтому для понимания форматов важнее обладать скорее софт-скиллами (гибкими компетенциями): уметь наладить коммуникацию, креативно и критично мыслить. Почитайте об этом в нашей статье «Какие мягкие и жесткие навыки нужно развивать журналисту».
Начнем сначала: где форма, а где формат?
Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а формат — отдельным приказом ФНС.
Разница между формой и форматом
Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.
Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для чего нужны формализованные документы
Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.
Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:
? в учетной системе документ создается;
? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;
? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;
? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;
? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.
Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.
Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.
Почему меняются форматы документов
Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:
? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.
? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.
Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.
Со временем появляются новые задачи, которые не получается решить при помощи существующих форматов. Приходится вносить изменения в текущие или разрабатывать новые. Так в форматах первичных документов перечислен закрытый перечень допустимых ставок НДС. С января 2019 года ставка НДС поднялась с 18% до 20%. Потребовалось внести исправления в действующие форматы. Еще одной заметной задачей в 2019 году стал контроль движения товаров, подлежащих маркировке. Для решения этой задачи был разработан новый формат, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее приказ 820@).
Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов
Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.
В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.
На практике наблюдается сильная задержка в поддержке новых форматов элементами ИТ-окружения, обеспечивающего обмен формализованными документами. Так поддержка формата, утвержденного приказом 820@ некоторыми сервисами задержалась на несколько месяцев после вступления приказа в силу. Хотя ФНС сообщали, что данным форматом можно пользоваться до вступления приказа в силу. Сервисы, которые реализовали поддержку формата, дают возможность бизнесу работать с системой маркировки.
Аналогичная задержка происходит сейчас с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423@. Данный формат уже действующий, однако очень мало сервисов его поддерживают.
Можно ли использовать неактуальные форматы
Единственное ограничение, которое устанавливает ФНС — запрет обмена электронными счетами-фактурами в формате, не установленном ФНС. На данный момент для обмена электронными счетами-фактурами можно использовать только формат, утвержденный приказом 820@.
С 1 января 2020 г. запрещено обмениваться электронными счетами-фактурами, созданными в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.
По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.
К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами
В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.
В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.
Что требуется от организации для работы с актуальными форматами
Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.
Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.
Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.
Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.