Форма и формат в чем разница

ФОРМАТ

Смотреть что такое «ФОРМАТ» в других словарях:

Формат — Формат: размер книги, листа, карточки и т. п.[1] (пример: формат бумаги); определённая структура информационного объекта[2] (пример: формат файла); способ построения и подачи, форма проведения какого либо события, мероприятия (напр.:… … Википедия

формат — а, м. format f., > нем. Format. 1. Размер книги, листа, карточки. БАС 1. Многие думают, что лучше взять самые верные и раскрашенные списки, также меру. формат манускрипта, число листов и прочие подробности. 1805. АМ 3 613. Тут же на деревянном … Исторический словарь галлицизмов русского языка

ФОРМАТ — (фр. format, от лат. forma форма). Размер, величина листа бумаги, книги и т. п. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ФОРМАТ размер, форма, величина. Полный словарь иностранных слов, вошедших в… … Словарь иностранных слов русского языка

Формат — в ГИС способ машинной реализации представления пространственных данных. Различают векторный и растровый форматы представления пространственных данных. См. также: Представления пространственных данных Финансовый словарь Финам. Формат Формат… … Финансовый словарь

формат — См … Словарь синонимов

формат — Определенная организация (или макет) текста в печатном виде или отображенной на экране форме, или записанного на носителе данных. [ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382 23 2004] формат Способ расположения и представления данных на носителе информации [ГОСТ 7.0 99] … Справочник технического переводчика

формат «B» — формат «B» Рекомендованный международной организацией по стандартизации ISO формат листов бумаги. Базируется на формате наибольшего размера B0 (1414х1000 мм). [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN… … Справочник технического переводчика

формат «C» — формат «C» Рекомендованный международной организацией по стандартизации ISO формат конвертов, соответствующий формату A для листов бумаги. [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики информационные технологии в целом EN C seriesC sizes … Справочник технического переводчика

формат Е — Формат, который используется в экспоненциальном представлении чисел. Здесь буква Е обозначает сокращение от слова «Exponent». [Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике Э. Якубайтиса] [http://www.morepc.ru/dict/] Тематики… … Справочник технического переводчика

ФОРМАТ — (от лат. formo придаю форму) в полиграфии линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, книжного блока и т. п., выраженные в метрических или типометрических (см. Типометрия) единицах … Большой Энциклопедический словарь

Источник

Форматы и формы электронных документов. В чем разница?

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.

.XML – единый формат учетных документов

Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.

ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.

Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.

Форма электронного документа – не есть его формат

Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.

Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.

Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Источник

Форматы электронных документов

Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.

Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими

Электронные и бумажные документы

Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.

Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.

При этом стоит разделять:

Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.

Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).

ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):

Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.

Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:

Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.

Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот

Что такое форматы электронных документов

Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.

У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.

В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.

В чем разница между форматами и формами электронных документов

Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.

Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.

Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:

Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:

Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие, штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.

В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.

Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.

Перечень форматов, утвержденных ФНС России

Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:

Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.

Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы

Форматы и формы электронных документов в Диадоке

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.

Формализованные

Полуформализованные

Неформализованные

Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.

Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.

Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.

Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком

Источник

Начнем сначала: где форма, а где формат?

Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а формат — отдельным приказом ФНС.

Разница между формой и форматом

Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.

Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для чего нужны формализованные документы

Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.

Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:

? в учетной системе документ создается;

? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;

? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;

? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;

? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.

Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.

Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.

Почему меняются форматы документов

Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:

? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.

? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.

Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.

Со временем появляются новые задачи, которые не получается решить при помощи существующих форматов. Приходится вносить изменения в текущие или разрабатывать новые. Так в форматах первичных документов перечислен закрытый перечень допустимых ставок НДС. С января 2019 года ставка НДС поднялась с 18% до 20%. Потребовалось внести исправления в действующие форматы. Еще одной заметной задачей в 2019 году стал контроль движения товаров, подлежащих маркировке. Для решения этой задачи был разработан новый формат, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее приказ 820@).

Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов

Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.

В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.

На практике наблюдается сильная задержка в поддержке новых форматов элементами ИТ-окружения, обеспечивающего обмен формализованными документами. Так поддержка формата, утвержденного приказом 820@ некоторыми сервисами задержалась на несколько месяцев после вступления приказа в силу. Хотя ФНС сообщали, что данным форматом можно пользоваться до вступления приказа в силу. Сервисы, которые реализовали поддержку формата, дают возможность бизнесу работать с системой маркировки.

Аналогичная задержка происходит сейчас с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423@. Данный формат уже действующий, однако очень мало сервисов его поддерживают.

Можно ли использовать неактуальные форматы

Единственное ограничение, которое устанавливает ФНС — запрет обмена электронными счетами-фактурами в формате, не установленном ФНС. На данный момент для обмена электронными счетами-фактурами можно использовать только формат, утвержденный приказом 820@.

С 1 января 2020 г. запрещено обмениваться электронными счетами-фактурами, созданными в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.

К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами

В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.

В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.

Что требуется от организации для работы с актуальными форматами

Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.

Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.

Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.

Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.

Источник

В ногу с законодательством: еще легитимнее, еще удобнее

В прошлую пятницу Диадок полностью перешел на формирование всех документов, относящихся к документообороту электронными счетами-фактурами, по новым утвержденным формам или форматам.

Отличие «формы» от «формата»:

Любой электронный документ отличается от бумажного тем, что состоит из двух структурных элементов. Первый элемент — то, с чем работает пользователь, что он видит на экране и в каком виде может распечатать документ — это форма электронного документа. Второй элемент — то, что «видит» система электронного документооборота, с чем она может работать и что может пересылать по каналам связи — это формат электронного документа.

Также, при обмене электронными документами системой формируются различные служебные документы — извещения и подтверждения (как если бы пользователь расписывался за получение срочного письма, только система создает эти документы автоматически, без участия пользователя). Эти документы не имеют формы – пользователь не замечает, как они создаются. Однако они имеют формат, хранятся вместе с созданным пользователем электронным документом, и все вместе образуют нечто, называемое юридически значимым электронным документом.

Нововведения в законодательстве и Диадоке:

Подготовка к запуску юридически значимых электронных счетов-фактур идет полным ходом, и Диадок не отстает от меняющихся реалий электронного документооборота: все документы, относящиеся к обмену электронными счетами-фактурами, с настоящего момента реализованы в нашей системе по утвержденным новым формам и форматам, а именно: все служебные документы создаются в новых утвержденных форматах (см. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/36@ от 30.01.12.), а счет-фактура выводится на просмотр, редактирование и печать по новой форме (см. Постановление Правительства №1137, вступившее в силу 26.12.2011). Окончательный формат электронного счета-фактуры, однако, пока еще не утвержден: поэтому обмен счетами-фактурами в Диадоке до сих пор происходит в тестовом режиме.

Посмотреть образец заполнения новой формы счета-фактуры можно в подробной инструкции. Счет-фактуру можно создать непосредственно в Диадоке либо автоматически выгрузить из учетной системы 1С с помощью модуля «Диадок», разработанного специально для работы в 1С. Легко преобразовать счет-фактуру, созданную в любой учетной системе по старой форме, в новую поможет специально разработанное бесплатное приложение «Диадок-принтер».

Также в ближайшем будущем через Диадок можно будет обмениваться корректировочными и исправленными счетами-фактурами, создавать и редактировать их непосредственно в системе.

Изменения в редакторе счета-фактуры системы «Диадок»:

В связи с изменением печатной формы счета-фактуры в редакторе счета-фактуры системы «Диадок» тоже произошли обновления:

_{* Напомним, в случае, если продавец получает авансы или иные платежи в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), то в строке 5 счета-фактуры он указывает номер платежно-расчетного документа, на основании которого поступила оплата. При совершении операции, по которой поступает предоплата, нужно оформлять счет-фактуру дважды: при получении аванса и при отгрузке товара (работ, услуг), передаче имущественных прав. Номер платежно-расчетного документа указывается как при оформлении «авансового» счета-фактуры, так и «отгрузочного».}

Некоторые поля счета-фактуры в редакторе заполняются автоматически и поэтому не выводятся в момент редактирования. Однако, в момент печати, предварительного просмотра и отправки документа формируется абсолютно легитимная форма счета-фактуры. Таким образом, редактор стал еще проще, понятнее и удобнее.

Подробнее о редакторе счета-фактуры Вы можете прочитать в «Руководстве пользователя системы «Диадок».

Источник