Как сделать документационное обеспечение управления
Открытый урок по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Информационно-справочные документы
Разделы: Технология
Тип урока: комбинированный – повторение пройденного материала, усвоение нового и применение полученных знаний в практической работе.
Цель урока: проверка знаний студентов, умение работать в команде, приобретение теоретических и практических навыков составления служебных писем, обобщение знаний по оформлению справочно-информационных документов.
1. Организационный момент
Предполагает приветствие, сообщение темы предстоящего урока, предварительная, лаконичная и ясная формулировка целей и задач урока, которые должны быть достигнуты путем их сотрудничества в конце урока.
В начале занятия группа делится на две подгруппы, создавая соревновательный момент на протяжении всего урока. Группы с фамилиями студентов занесены в программу MS Excel для более быстрого подсчета набираемых баллов в течение всего занятия.
2. Актуализация опорных знаний.
Для проверки теоретического материала осуществляется в виде тестового задания, разработанного в программе MS PowerPoint, отображенный на экране проектора. Вопросы отображаются на экране и зачитываются вслух. Группы дают ответы по задаваемому материалу. В программе MS Excel проставляются баллы за правильные ответы. Правильный ответ на вопрос = 1 баллу.
Тест
1. Наиболее точное определение документа
а) материальный объект с подписью
б) носитель информации
в) удостоверение личности
г) нет правильного ответа
2. Документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа
3. Дубликат документа – это
а) повторный экземпляр документа, обладающий юридической силой подлинника
б) копия части документа, необходимая для официального представления в государственные органы
в) копия официального документа, воспроизводящая его какую-либо часть
г) копия исходящего документа
4. Сокращенное наименование организации на документах приводят в тех случаях, когда
а) его можно сократить по смыслу
б) документ является исходящим
в) оно закреплено в учредительных документах организации
г) имеется соответствующий документ
5. Какой номер документа является верным?
6. Реквизит “ссылка на регистрационный номер и дату документа” проставляется на:
7. Какая часть текста в распорядительных документах обязательна?
г) нет правильного ответа
8. Кокай вариант реквизита “Подпись” оформлен на фирменном бланке правильно?
а) Директор ЗАО “Мария” Б.Ю. Рогов
б) ООО “Квадрат” директор С.П. Орлов
в) Директор Носов А.Н.
г) Финансовый директор Д.Б. Горин
9. Можно ли в расшифровке подписи реквизита “Подпись” указать только фамилию?
а) можно в исходящих документах
в) можно, но только в распорядительных документах
г) можно во всех документах
10. Граница правого поля бланка документа составляет
3. Изложение нового материала
На парты раздается раздаточный материал с правильным оформлением реквизитов служебного письма. На экране проектора воспроизводится служебное письмо, оформленное с учетом требования ГОСТа (Приложение 1).
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются по почте, по факсу или другим способом).
Письмо – самый распространенный вид служебных документов. Именно письма являются средством связи организаций с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между юридическими и физическими лицами, излагаются просьбы, претензии и т.п. Поэтому так важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки.
Требования к тексту письма. В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);
— от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);
— от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает”, “ВНИИДАД считает возможным”).
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Письма по несложным вопросам, не нуждающимся в пояснении, могут содержать одну заключительную часть.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как работа с документом, содержащим несколько вопросов, вызывает трудности (регистрация, контроль исполнения, определение дела по номенклатуре и т.д.).
Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы. При необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5.
Письмо должно быть полным. Несмотря на краткость, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.
Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное токование.
Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.
По характеру информации письма подразделяется на следующие разновидности.
Информационные письма сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем рекламируют деятельность какой-либо организации, выпускаемую продукцию.
Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Ключевые обороты:
Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указывается:
— наименование предлагаемого товара или услуги;
— его количество и качество;
— условия платежа и другие условия поставки в зависимости от характера сделки.
Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается заключением контракта.
Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, надежность эксплуатации и т.п.)
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них используется повторяемый набор обращений и заключительных выражений.
Уважаемый Михаил Георгиевич!
Господин Орлов!
Уважаемый г-н Тенин!
Иван Тихонович!
Уважаемые господа! (употребляется в тех случаях, когда неизвестны имена получателей письма).
Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.
Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.
4. Практическая часть
Конкурсы “Собери документ” и “Первооткрыватель”. Группы делятся на подгруппы.
Игра “Собери документ”. Подгруппа должна занять рабочие места за персональными компьютерами открыть программу IGP Puzzle и в течение 5 минут собрать документ (Приложение 1).
А в это время для другой подгруппы проводится конкурс “Первооткрыватель”. Студентам предстоит за 5 минут написать название как можно больше реквизитов по информационному письму, отображенному на экране (Приложение 2, 3).
Правильность используемых реквизитов в письме проверяем по слайдам. Верно зафиксированный реквизит приносит команде – 1 балл, за вовремя собранный документ, каждый участник команды получает 1 балл.
Составление документации.
Группы делятся на подгруппы. Каждому участнику подгруппы дается задание набрать на компьютере информационное письмо со следующими данными (Приложение 4):
“Составить информационное письмо ООО “Эверест Пласт” в адрес компании ЗАО “Юнитком” 102354, г. Санкт-Петербург, ул. Победы, д.61 на имя генерального директора Скворцова Виктора Николаевича.
Справочные данные ООО “Эверест Пласт”:
ИНН 6167071948, КПП 616701001
р/с 4070281090049694866 в Ростовский ф-л ЗАО “Банк Москвы”, г. Москва
к/сч. 30101810800000000227 БИК 046027227
Адрес: 114758, г. Москва, 40 лет Октября, д. 85/5,
В сообщении необходимо проинформировать что
— будет произведено изменение цен на полисульфиды для производства стеклопакетов с 01.04.2012,
— появились в продаже дистанционная рамка ALBO,
— снижены цены на дверную группу,
— снижены цены на фурнитуру Fornar для комплексных клиентов,
— изменилась наклейка на профиле Krauss.
Директор ООО “Эверест Пласт” Никитин Сергей Викторович.
Самостоятельно ввести реквизит отметка об исполнителе.”
Каждый участник за быстроту и точность выполнения задания приносит команде до пяти баллов.
А в это время для другой подгруппе выдается раздаточный материал для проверки знаний (Приложение 5.1, Приложение 5.2). Материал содержит неверное расположение реквизитов документов. Задача студентов выявить все имеющиеся ошибки. За каждую найденную ошибку команде выставляется по одному баллу.
5. Подведение итогов
Проводится подведение итогов урока по результатом набранных баллов, выставляются оценки.
6. Выдача домашнего задания.
Повторить пройденный сегодня материал.
Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Делопроизводство
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Три источника и три составные части ДОУ
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).