Как сделать дубликат договора поставки
Потеряли договор. Как восстановить?
Есть несколько способов восстановить пропавший договор. Как действовать, зависит от отношений с партнером и типа договора. Управляющий партнер Виолетта Молостова рассказывает, как быть, если вы работали по договору, а он исчез. Ей слово.
Подписать еще один экземпляр
Первый способ вернуть договор — подписать еще один. Подойдет, если у второй стороны сохранился экземпляр или есть текст документа.
Новый экземпляр должен быть в точности таким же, как тот, что потеряли. Понадобится сделать копию договора или распечатать текст и заверить у нотариуса. Нотариус заверяет копию за 10-15 минут.
План такой: берем оригинал договора у партнера, делаем копию и приносим ее вместе с оригиналом нотариусу. Нотариус сравнивает оригинал и копию, ставит подпись и печать: «Копия верна». Готово.
Если партнер не против, можно напечатать такой же договор и еще раз подписать. И это будет не копия, а новый оригинал. Тогда нотариус не нужен.
Бывает, что договор понадобился через несколько лет, а компания-партнер уже закрылась или обанкротилась. Тогда можно позвонить последнему директору или поискать копию в архивах.
Найти договор в архиве суда или города
Если дело было давно и компания-партнер закрылась, договор всё равно можно восстановить. Есть три способа:
Позвонить директору. Если компания закрылась, понадобится найти контакты ее последнего директора и попросить его переподписать договор. Контакты могут быть у главного бухгалтера, юриста или менеджера, который занимался этим договором.
У одного моего клиента, владельца пекарни, была такая история. Он заключил договор с заводом на поставку муки. Через год завод ликвидировали, а в пекарню пришла налоговая проверка. Договор не нашли, а менеджер завода не отвечал на звонки и письма.
Тогда владелец пекарни нашел в реестре юрлиц бывшего руководителя завода. Позвонил ему и попросил подписать пропавший договор. Директор помнил пекарню, поэтому согласился, и документ восстановили.
Найти в судебном архиве. Если компания обанкротилась по решению суда, есть шанс найти договор в судебном архиве.
В архивах суда сохраняются большинство документов обанкротившихся компаний. У арбитражных судов есть картотека судебных дел, а в ней — все документы по компаниям-банкротам.
В открытом доступе есть постановления суда. Чтобы получить доступ к договорам, надо быть участником дела и написать ходатайство в суд об ознакомлении с материалами дела, тогда судья даст такую возможность. Дело можно копировать и фотографировать, но уносить из архива нельзя.
Найти договор в местном архиве. Когда компания закрывается по своему желанию, все документы она может передать в местный архив. Это необязательно, но шанс есть, поэтому стоит поискать в архиве.
Но компания может и не передавать документы в архив, штрафов за это нет.
Поискать в переписках по электронной почте
Для договоров поставок или услуг налоговой и банку достаточно показать переписку по электронной почте.
В такой переписке должно быть видно, что стороны договорились о работе. Например, в письме директор компании «Хлеб» пишет: договорились, 50 тонн пшеницы доставляю к 5 февраля, с вас 100 000 рублей. Договор подписал и отправил почтой.
В моей практике была такая история. Налоговая решила проверить документы компании «Бумага» (название изменено) и запросила договоры поставки. В компании не смогли найти договор, но зато в переписке директора остались письма, где была договоренность о поставках.
В письме заказчик спрашивал у директора «Бумаги», сколько стоит тонна картона. Цена устроила покупателя, и в следующем письме он попросил выставить счет. Эту переписку налоговая приняла как доказательство подписанного договора.
Переписка не подойдет, если потерялся договор на недвижимость или интеллектуальную собственность: там другие правила. О них дальше.
Запросить копию у Росреестра или Роспатента
Есть два особенных договора: на недвижимость и интеллектуальную собственность. Когда стороны подписывают такой договор, его копию сдают в Росреестр или Роспатент. Если не сдать договор, сделка не считается.
Копии договоров аренды и продажи недвижимости хранятся в Росреестре недвижимости, а на интеллектуальную собственность, например на отчуждение прав и лицензионные договоры, — в Роспатенте.
Как зарегистрировать договор аренды в Росреестре
Пошлина за копию договора:
Получить копию договора в Росреестре и Роспатенте может только участник сделки. Там знают, кто подписывал договор, и, если копию попросит кто-то другой, откажут. Поэтому обращаться за копией придется тому, чья подпись стоит на документах.
Чтобы получить копию договора, нужно лично прийти в Росреестр или Роспатент. За копию есть пошлина, ее размер зависит от типа: бумажная дороже электронной.
Как подстраховаться
Хранить все документы в порядке и никогда ничего не терять — это хорошо, но умеют только роботы. Вот что можно сделать заранее, чтобы быстрее восстановить договор.
Заверять все договоры у нотариуса. Копия у нотариуса будет храниться десять лет, а потом отправится в архив. Если договор теряется, компания запрашивает копию у нотариуса.
Указывать в актах и счетах номер договора. Когда на актах и счетах есть номера договоров, их проще найти и восстановить. По дате — найти переписку, а по номеру договора — запросить копию у партнера.
Обмениваться сканами. Если делать для каждого договора скан с подписями и печатями, такой скан можно будет быстро найти и отправить банку в чате или по электронной почте. Главное — хранить их не на компьютере бухгалтера, а в Дропбоксе, Гугл-диске или любом другом облачном хранилище.
Сохранять акты о потопах и пожарах. При пожарах в офисе или архиве компания получает акт: документы утеряны из-за несчастного случая. Акт составляет управляющая компания или пожарная инспекция. Если налоговая просит договор, а он сгорел достаточно показать акт.
Риски, если не найти договор
Если ничего не помогло и компания не смогла восстановить договор, ее ждут штрафы и неустойка:
Вычет по НДС без проверки и суда
Кроме доначисления налогов и разбирательств с инспекторами есть риск с банком. Банк вправе не переводить деньги от партнера на счет компании, пока она не пришлет подтверждение.
Короче
Как восстановить договор:
подписать еще один и заверить у нотариуса;
найти договоренности в переписке с партнером;
запросить копию в Росреестре или Роспатенте;
найти договор в судебном или городском архиве.
Как подстраховаться:
заверять все договоры у нотариуса;
указывать в актах и счетах номер договора;
обмениваться сканами и хранить их в облаке;
Как восстановить утерянный договор и акт выполненных работ?
Добрый день! Отдали контрагенту на подпись два экземпляра договора на оказание услуг и 2 акта выполненных работ, они их потеряли. В связи с утерей печати у нас печать нового образца. Как теперь восстановить документы, если даже ксерокопии нет, а печать новая? Сделать задним числом не получится, т.к. печать новая.
Как теперь восстановить документы, если даже ксерокопии нет, а печать новая?
В настоящее время печать не является обязательной к применению, поэтому можете подписать договор и акты заново, без проставления печати.
Данный вывод следует из положений ФЗ от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
Кроме того, в силу п. 1 ст. 160 ГК РФ
Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.
Таким образом, главное — это подпись на договоре.
Другой способ — это подписание дубликата договора, тоже без печати с вашей стороны. Считаю, что лучше воспользоваться дубликатом договора. При этом в договоре сделайте отметку «дубликат» и укажите, дубликат какого именно договора.
А дату в договоре и в акте какую ставить, прежнюю или сегодняшнюю?
Ирина, я дополнил свой прежний ответ другим ответом, в котором указал про подписание дубликата договора как самый правильный вариант.
Если будете подписывать дубликат, то все равно укажите прежнюю дату.
А дату в договоре и в акте какую ставить, прежнюю или сегодняшнюю?
Дату, как в договоре, так и в акте, можно поставить прежнюю. Повторюсь, нарушения не будет (если обе стороны согласны на это и подписали эти документы прежней датой). При этом не будет иметь значения, что печать новая.
Если контрагент не против, то Вы вполне можете сделать дубликат договора. К примеру, повторяете полностью весь текст договора, той датой, когда фактически его заключили. Направляете его письмом, в котором указываете, что направляете для подписания дубликат договора в связи с утратой первых экземпляров.
Что касается актов выполненных работ, то их можно сделать и новой (текущей) датой.
Вообще в силу статьи 425 Гражданского кодекса РФ:
2. Стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.
Иначе говоря, если обе стороны договора согласны, что они сейчас подписывают договор или акт выполненных работ пусть даже «задним числом», то нарушения закона в этом случае не будет, поскольку обе стороны на это согласны.
Как правильно сделать дубликаты документов?
Суд требует оригиналы документов. Они утеряны. (Договора купли-продажи, приходно-кассовые ордера, накладные, квитанции) с двумя контрагентами (физ. лицо и юр. лицо).
Контрагенты не против подписать все заново.
Как правильно оформить дубликаты документов? Где ставить штампики, кто должен заверять и все необходимые мелочи.
Чтобы у суда не было лишних вопросов.
Здравствуйте, чтобы у суда не возникало вопросов, просто переподпишите все заново, никаких штампов и копий не ставьте, просто представляйте суду документы и ссылайтесь, что контрагент признал долг и в добровольном порядке представляет все доказательства договорных отношений. Копии и штампы опять приведут к проблеме — суд начнет говорить, что это копии
там есть третья сторона, которая оспаривает сделки. Они с высокой вероятностью могут подать на экспертизу давности создания документа.
там есть третья сторона, которая оспаривает сделки. Они с высокой вероятностью могут подать на экспертизу давности создания документа.
Да, и поэтому на дубликатах всегда указывают дату их изготовления.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Распечатайте документы снова, поставьте печати и подписи.
В свободном месте документа (вверху правой страницы или на обороте) сделайте надпись о том, что это дубликат взамен утраченного. Под этой надписью также поставьте подписи и печати.
Дубликат. Изготовлен сторонами «__» _______.2019 взамен экземпляра договора, утраченного ООО «_________».
Генеральный директор ООО ___________ подпись печать
Генеральный директор ООО ___________ подпись печать
либо вместо гендира физлицо указывайте.
Суд требует оригиналы документов
Суд требует именно оригиналы, или суд не против предоставления именно дубликатов оригиналов? Это ведь разные понятия, и.е. если суд требует предоставить оригинал документа который был изначально оформлен, именно его и требуется предоставить.
А в ситуации когда это уже не представляется возможным, нужно в таком случае доказывать в судебном порядке уже сам юридический факт того события которое подтверждалось бы оригиналом документа на основании которого данное событие было оформлено.
К примеру если это оригинал договора, то при его утрате подтверждать подтвердить факт заключения договора на основании других имеющихся письменных доказательств.
Договора купли-продажи Контрагенты не против подписать все заново.
А разве самим договором купли — продажи такое условие и такие права сторон по оформлению дубликата предусматривались?
ГК РФ Статья 431. Толкование договора
При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.
Если нет, то вообще на каком основании стороны оформляют и подписывают его дубликат в таком случае? Ведь они вправе совершать ровно те действия в рамках данных правоотношений, которые прямо и буквально закреплены условиями самого ранее заключенного договора.
А если оформить заново договор в оригинале, по факту это ведь будет являться фальсификацией доказательств, т.е. нарушением
Дубликат договора как оформить
1) Возможно ли оформление дарственной без оригинала свидетельства о собственности? Бабушкина квартира после ее смерти досталась моей маме и моему дяде (по 1/2). Оба свидетельства о собственности хранились и сейчас хранятся у меня дома. Сейчас я узнаю, что дядя еще в 2011 году оформил дарственную на свою дочь. В выписке из Росреестра она уже указана как один из собственников. Как это возможно?
1.1. Если дядя собственник 1/2 доли, то он мог оформить договор дарения. Также он мог как собственник получить дубликат свидетельства.
1.2. Собственник доли 1/2 квартиры вправе подарить свою 1/2 долю любому лицу без согласия второго сособственника (по выписке из ЕГРП, без предъявления свидетельства или предъявив повторное свидетельство). Ваша мама вправе предложить дочери дяди выкупить у нее долю либо предложить продать свою долю дочери дяди либо подарить свою 1/2 доли Вам или продать третьим лицам или распорядиться ею по своему усмотрению.
2) Как оформить дубликат трудового договора? Какая будет дата заключения, дата подписания и номер ТД? Надо ли писать сегодняшнюю дату? И что это дубликат?
2.1. Здравствуйте! Дубликат = это ТОЧНАЯ копия ОСНОВНОГО договора. ВСЕ как в нем УДАЧИ ВАМ.
2.2. Такого документа как дубликат трудового договора не существует в природе. Незачем.
3) Как оформить авто и сделать дубликат ПТС без собственника. Есть договор купли продажи.
3.1. Для проведения данных действий вам необходима оформить у нотариуса генеральную доверенность на право совершения данных процедур и ее заверенная копия (заверяет также нотариус). Копия остается у сотрудника МРЭО для подтверждения законности выдачи ПТС.
4) Данный договор заключен в 1984 г. Отец подарил мне 1/2 часть дома. Имеет ли силу данный Договор на сегодняшний день? И что делать, если на руках только ксерокопия Договора (оригинал хранит у себя родной брат и не отдаёт)?Живу в Санкт-Петербурге. Дом-в Оренбурге.
4.1. Добрый день Елена! Договор дарения на недвижимость подлежит государственной регистрации ст.574 ГК РФ. Вы данный договор как то подтвердили хотя бы нотариально? Если да, то в вашем случае сделать запрос нотариусу о дубликате договора дарения и оформить на основании данного договора в юстиции, если нет то через суд истребовать оригинал договора.
5) Второй вопрос: Помогите после того как Папа по дубликату оформит на меня договор дарения. Я как могу без оригинала оформить на себя в росреестре собственность. Если его сестра не как не отдает его сертификат.
5.1. По данному факту, следует обратиться в полицию.
5.2. Пусть отец закажет в росреестре дубликат свидетельства, либо расширенную выписку о правоустанавливающих документах, по ней составьте договор дарения и регистрируйте переход права от отца к дочери. Согласие остальных собственников не требуется, так же не нужна и домовая книга.
Как правильно оформить дубликат договора
В чем разница между дубликатом и копией документа
В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие — наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие — на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального штампа с надписью: «Дубликат». Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия — нет.
Копия — это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.
Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.
Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).
Оформление дубликата договора поставки
электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника;
1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными. Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения.
Изготовление и оформление дубликатов вручную должно проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.
4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п.4.2.
4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.
На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Вопрос 4
8. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССП 29.07.1983г.
№ 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин гибели документов.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.
Изготовление и оформление дубликатов вручную должно производиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.
В каком порядке производится заверение копий документов. Как следует из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, заверенная копия документа выдаётся заявителю не сразу.
Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата. Помните, что вы несете ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.
Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.
При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник документа, для оформления копии документа, непосредственно касающегося прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в данной организации.
Современные средства «оперативной полиграфии», которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий.
Дубликат должен полностью соответствовать подлинному документу по всем параметрам и содержанию – это является обязательным условием. Исключение представляют неверно занесенные в оригинал записи, которые не подлежат восстановлению по причине того, что нет документального подтверждения.
Повторный экземпляр трудовой книжки заполняется соответственно нормам и требованиям, которые предусматриваются постановлениями Правительства и соответствующей инструкцией Минтруда.
Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения.
Внимание: клиентам филиала ПАО «Квадра» — «Липецкая генерация» доступна новая услуга. Для Вашего удобства организована возможность получения дубликата платежного документа филиала по электронной почте. Оформить заявку можно, обратившись лично в один из центров обслуживания клиентов по указанным ниже адресам.
Типовой договор
ООО «Агропромышленная корпорация ДОН» (сокращенное фирменное наименование — ООО «АПК ДОН»), именуемое в дальнейшем «Поставщик».
Поставщик обязуется поставлять в обусловленные настоящим договором сроки, а Покупатель обязуется принимать и оплачивать продукцию в виде живых свиней на убой (далее — «товар»). Поставщик обязан передавать товар Покупателю свободным от любых прав третьих лиц.
Договор поставки газа для обеспечения коммунально-бытовых нужд граждан заключается с целью урегулирования отношений сторон по поставке газа, определение прав и обязанностей Поставщика газа и Абонента, порядка учета расхода газа и расчетов за поставленный газ.
Согласно ст. 540 п. 1 Гражданского кодекса РФ договор газоснабжения с гражданином, использующим газ для бытового потребления, считается заключенным с момента первого фактического подключения абонента в установленном порядке к присоединенной сети.
Правила поставки газа для обеспечения коммунально-бытовых нужд граждан в части прав и обязанностей сторон, порядка и условий исполнения договора, правил определения объема потребленного газа и расчета размера платы за газ, порядка и условий приостановления подачи газа и проведения проверок газового оборудования распространяются на всех абонентов. После вступления в силу Постановления Правительства РФ от 21.07.2008 г.
Для заключения договора заинтересованное физическое или юридическое лицо (далее — заявитель) направляет оферту в письменной форме газоснабжающей организации, осуществляющей деятельность по поставке газа на территории муниципального образования, где расположено помещение, газоснабжение которого необходимо обеспечить.
б) документы, подтверждающие право собственности заявителя в отношении помещений, газоснабжение которых необходимо обеспечить, или иные основания пользования этими помещениями (копия свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, копия договора купли – продажи, договора социального найма, договора аренды, договора безвозмездного пользования и т.п.);
в) документы, подтверждающие размеры общей площади жилых помещений в многоквартирном доме, площади нежилых отапливаемых помещений, относящихся к общему имуществу многоквартирного дома, — для многоквартирных домов (копия свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество либо копия технического паспорта БТИ и экспликация к нему);
г) документы, подтверждающие размеры общей площади жилых и отапливаемых вспомогательных помещений жилого дома, а также размер (объем) отапливаемых помещений надворных построек, — для индивидуальных домовладений (копия свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество либо копия технического паспорта БТИ и экспликация к нему);
д) документы, подтверждающие количество лиц, проживающих в жилых помещениях многоквартирных домов и жилых домов (копии паспортов всех проживающих в домовладении граждан с отметкой о регистрации, копия финансового – лицевого счета, справка жилищно – эксплуатационного управления, ТСЖ, ЖСК, управляющей организации);
е) документы, подтверждающие вид и количество сельскохозяйственных животных и домашней птицы, содержащихся в личном подсобном хозяйстве — для индивидуального домовладения (справка администрации местного самоуправления); ж) документы, подтверждающие состав и тип газоиспользующего оборудования, входящего в состав внутридомового газового оборудования, и соответствие этого оборудования установленным для него техническим требованиям (копии технических паспортов на газоиспользующее оборудование);
з) документы, подтверждающие тип установленного прибора (узла) учета газа, место его присоединения к газопроводу, дату опломбирования прибора учета газа заводом-изготовителем или организацией, осуществлявшей его последнюю поверку, а также установленный срок проведения очередной поверки (копия технического паспорта на прибор учета);
к) документы, подтверждающие предоставление гражданам, проживающим в помещении, газоснабжение которого необходимо обеспечить, мер социальной поддержки по оплате газа (копия документа, подтверждающего право на получение мер социальной поддержки); Оферта оформляется в 2 экземплярах и регистрируется газоснабжающей организацией в день поступления.
Общество с ограниченной ответственностью ООО«ПРОМИНВЕСТ-УГОЛЬ». именуемое в дальнейшем «Поставщик».
в лице Генерального директора Волкова Ивана Владимировича, действующего на основании Устава Общества, с одной стороны, и________________________________. именуемое в дальнейшем «Покупатель».
в лице директора ______________________________. действующего на основании устава. с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем: 1.1. Поставщик обязан поставить, а Покупатель принять и оплатить угольную продукцию.
именуемую в дальнейшем«Уголь» или «Товар». в количестве согласованном в Приложениях к настоящему договору. 1.2. Качество, количество, срок поставки и цена товара, поставляемого по настоящему договору, согласовываются и оформляются Приложениями к настоящему договору.
Порядок работы с дубликатами
Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт, в котором излагаются причины утраты.
Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе «Примечания» должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.
Создание комиссии и составление акта — это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.
Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.
Оформление дублирующего документа осуществляется на том же бланке, что и оригинал. С помощью оттиска специального штампа или от руки в правом верхнем углу дублирующей бумаги делается специальная отметка. В дальнейшем именно она будет отличать ее от копии.
В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки
Проиллюстрируем вышеизложенное примером оформления дубликата трудовой книжки.
Согласно п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 документ, дублирующий трудовую книжку, подтверждает факт трудовой деятельности работника и дает информацию о его трудовом стаже аналогично оригиналу и имеет такую же юридическую силу. В этом заключается главное отличие дублирующего документа от копии. Даже заверенная надлежащим образом копия не может служить подтверждениям трудового стажа, если в наличии не имеется оригинал.
В дублирующий документ включают только те сведения, которые содержались в оригинале. Если какая-либо информация не имеет документального подтверждения, то работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не имеет права ее вносить.
Случаи, в которых возможно или необходимо оформление дубликата трудовой книжки, регламентированы п. 33, 34 упомянутых выше Правил:
Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по последнему месту работы сотрудника. Это может быть как действующий, так и бывший сотрудник. Он обращается к руководству с письменным заявлением о выдаче дубликата. Согласно закону работодатель должен оказать помощь в восстановлении утраченных документов. Закон не дает конкретных указаний, в каком виде эта помощь должна быть предоставлена.
с данными, которые подтверждают его стаж до регистрации в Пенсионном фонде;
с данными, которые подтверждают его стаж после регистрации в Пенсионном фонде;