Как сделать заверенную копию договора
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:
— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;
— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;
— являются ветхими, или у них нарушена целостность.
Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.
Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:
— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;
— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).
Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.
Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.
Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).
Как заверять документы «копия верна»: образец. Правила заверения копий документов
Зачем это нужно?
Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.
Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.
Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.
Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.
Оригинал и заверенная копия: в чем разница?
Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.
При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.
Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.
Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.
На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.
На бумаге
Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.
В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.
По закону
Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.
В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.
В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:
Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.
Основные правила
При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.
Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать:
Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)
Генеральный директор Подпись А. А. Иванов
Кто вправе заверять
В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.
Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.
В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.
Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.
Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.
При этом нотариус свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.
Паспорт, трудовая книжка
Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.
К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.
Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.
Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.
Если страниц много…
Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:
У нотариуса
Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.
Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.
Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.
Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.
Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.
Для суда
Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.
При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.
Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.
Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.
Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.
Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.
Как заверить копию договора
1) Я ИП, заключила договор оказания услуг с ООО. Мой оригинал договора оказался потерян. Переподписать договор невозможно, т.к. руководитель, подписавший его со стороны ООО, уволился. Как мне заверить копию договора, чтобы она стала равнозначна оригиналу? Нужно ли заверять у нотариуса или достаточно подписи другого должностного лица из ООО и пометки копия верна?
1.1. Нотариус Вам такую копию вряд ли заверит, а вот новый руководитель ООО может заверить копию, расписавшись и поставив печать.
2) Я собираю пакет документов в Красногорский суд Московской обл., а пересылать буду почтой России. К примеру: НАДО ЛИ НА КАЖДОЙ СТРАНИЦЕ ДОГОВОРА ДУ писать-копия верна и ставить свою подпись, и на других документах тоже? На суд я не смогу приехать по состоянию здоровья и прикладываю справку от врача.
2.1. Здравствуйте. Для предоставления копии договора в суд его необходимо заверить. Если Вы договор, заключен Вами как физическим лицом, то Вы не можете самостоятельно заверить его, для этого Вам потребуется нотариус согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Имейте в виду, что в соответствии Определение ВАС РФ от 13.04.2012 № ВАС-3602/12 по делу № А 40-55730/10-42-470 копия договора достоверно не подтверждает его подписание и фактическое заключение. Однако, если Вы прибудете в судебное заседание и предъявите на обозрение оригинал договора, то его копии можно будет не заверять.
3) В организацию А представлена доверенность от другой организации В на ее представителя на право заключить договор. Возможно ли копию этой доверенности заверить руководителем организации А. Будет ли она иметь юридическую силу и может ли быть использована доказательством полномочий представителя в суде? Как вообще правильно заверять копии доверенностей? Спасибо.
3.1. Уважаемая Светлана! Копия доверенности заверяется печатью организации ее выдавшей.
4) При подаче искового в суд на работодателя копии документов нотариально или еще как то заверять надо? Копия договора, копия трудовой и ТД?
4.1. При подаче искового заявления в суд вам нужно приложить к иску копи Документов. Потом в судебное заседание представите оригиналы.
4.2. [quote]При подаче искового в суд на работодателя копии документов нотариально или еще как то заверять надо? Копия договора, копия трудовой и ТД?[/quote] Нет, этого делать не нужно. Судье вы предъявите оригинал и судья сама заверит данные копии.
4.3. При подаче дискового заявления физическим лицом копии заверять не нужно, суд потом истребует оригиналы и светит, если нужно будет. Удачи Вам.
4.4. Не обязательно. В разделе «приложения» перечислите прилагаемые копии документов с обязательной пометкой «оригиналы обязуюсь представить в судебное заседание». После чего уже принесете в судебное заседание оригиналы, в начале заседания попросите суд ознакомиться с ними, судья ознакомится, сверит с ранее представленными копиями, сделает соответствующие отметки и возвратит оригиналы.
5) Нотариус отказался заверить копию договора. Оригинал которого более чем на одном листе и не прошит и не скреплен печатью. Объясняю, что 99.9 процентов всех договоров не прошиваются и-не скрепляются печатью. Неужели все они не законны раз нотариусы отказываются их заверять. А суд без заверения нотариуса копии не принимают ДУРДОМ как быть.
Арбитражный суд Республики Бурятия
Процесс
ОТДЕЛЕНИЕ-НБ РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ БАНКА РОССИИ//УФК по Республике Бурятия г. Улан-Удэ
Получатель
УФК по Республике Бурятия (Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №2 по Республике Бурятия)
Казначейский счет
Счет получателя (Единый казначейский счет)
ОКТМО
Порядок заверения копий документов
Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.
Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.
В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
| Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. | Левченко |
В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.
В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.
«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.
К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).
Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.
Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.